Mają Państwo proces, który pracownicy muszą wykonać lub produkt, z którego ludzie muszą korzystać, więc mają Państwo za zadanie ułatwić im to zadanie. Zwykłe podejście jest dość proste: proszę zapewnić jasne instrukcje i niech ludzie wiedzą, co mają robić. Ale to, że są Państwo w stanie zapisać poszczególne kroki, nie oznacza, że będą one łatwe do wykonania i zrozumienia przez Państwa czytelników. Jeśli chcą Państwo, aby Państwa instrukcje pracy odniosły sukces, proszę zapoznać się z poniższymi wskazówkami dotyczącymi tego, jak najlepiej przygotować zestaw prostych, zwięzłych i przekonujących wskazówek, które pomogą Państwa klientom wykonać pracę bez wysiłku.
Proszę pisać z myślą o osobach, które będą czytać Państwa instrukcje po raz pierwszy, aby były one dla nich atrakcyjne.
Kiedy piszą Państwo instrukcje, osoba, która będzie je czytać, będzie kimś, kto nigdy wcześniej nie korzystał z Państwa produktu lub usługi i będzie potrzebować jasnych instrukcji, jak z nich korzystać.
Proszę używać krótkich zdań i słów, aby ułatwić zrozumienie instrukcji pracy.
Najczęstszym błędem popełnianym przez ludzi podczas pisania instrukcji jest używanie długich, skomplikowanych zdań, które ostatecznie są mylące i trudne do zrozumienia. Jest takie stare powiedzenie, które brzmi: “Nie używaj długich słów, aby powiedzieć proste rzeczy” i jest ono prawdziwe.
Czasami chcemy powiedzieć coś od razu, bez dokładnego opisywania: Załóżmy na przykład, że chcą Państwo opisać wszystkie kroki, które nowy biegacz musi wykonać, aby przygotować się do wyścigu. Używanie krótkich, prostych zdań daje czytelnikowi natychmiastową, praktyczną poradę, którą może szybko zastosować w swoim bieganiu.
Na przykład: “Proszę biegać dwie mile każdego dnia przez trzy miesiące, aby zbudować wytrzymałość i siła.”
Brzmi to prosto, ale jest niezwykle trudne do zrozumienia, ponieważ składa się z wielu ruchomych części. Nie od razu widać jeden krok: Skąd Pan wie, że należy “budować wytrzymałość i siłę?”. Jest wiele szczegółów.
Proszę używać zdjęć, grafik i wykresów bez przytłaczania czytelnika dodatkowymi informacjami, których nie musi jeszcze znać.
Ważne jest, aby używać zdjęć, grafik i wykresów, aby pomóc czytelnikowi zrozumieć, co dzieje się w historii. Nie chcą Państwo przytłoczyć czytelnika zbyt dużą ilością informacji, ale też nie chcą Państwo pominąć żadnych istotnych szczegółów, które sprawią, że Państwa historia będzie miała sens.
Nawet dobrze skonstruowany spis treści lub nagłówki rozdziałów są w tym pomocne.
Proszę zastanowić się nad tym, co powinno, a co nie powinno zostać uwzględnione, aby Państwa instrukcje pracy były atrakcyjne.
Proszę pominąć niektóre kroki w instrukcjach, jeśli uważają Państwo, że bardziej zdezorientuje to użytkowników niż pomoże im zacząć od razu, nie wiedząc jeszcze, o czym Państwo mówią i jak to działa.
Jeśli chodzi o instrukcje, najlepiej jest przekazać ludziom odpowiednią ilość informacji, aby mogli dokończyć pracę. Nie należy podawać ludziom zbyt wielu informacji, ponieważ może to być dla nich mylące.