Pisanie i wyświetlanie instrukcji pracy ma niewielkie znaczenie, jeśli nie wiedzą Państwo, jak je właściwie zorganizować. Czy kiedykolwiek zdarzyło się Państwu, że nie mogli znaleźć poszukiwanego dokumentu? A może przechowywali go Państwo w pośpiechu i zapomnieli, gdzie go położyli? Jeśli chcą Państwo dowiedzieć się więcej na ten temat i uzyskać wskazówki, jak uporządkować swoje instrukcje robocze, zapraszamy do dalszej lektury. Ten wpis na blogu skupi się na tym, jak organizować instrukcje pracy online i offline, więc wskazówki przydadzą się również podczas organizowania dokumentacji w domu.
Jak zorganizować instrukcje robocze
ORGANIZACJA ONLINE
Wraz ze wzrostem liczby pracowników, a cyfryzacja przynosi pewne korzyści w porównaniu z papierkową robotą, firmy przechodzą na przechowywanie dokumentacji roboczej online. Niezbędne jest jednak uporządkowanie takich stosów dokumentacji, gdyż w przeciwnym razie może łatwo powstać bałagan. Organizowanie dokumentacji może wymagać pewnych umiejętności komputerowych, ale nie jest to ciężka praca dla osób chętnych do nauki.
- Pierwszą rzeczą, jaką należy zrobić podczas organizowania instrukcji pracy online, jest sprawdzenie, czy istnieje potrzeba przestrzegania którejkolwiek z norm. Zazwyczaj firmy przestrzegają normy takie jak ISO lub podobne. Proszę pamiętać o pisaniu, organizowaniu i wyświetlaniu dokumentów w sposób zgodny ze standardami.
- Proszę zachować ostrożność podczas nazywania i nadpisywania ostatniej wersji pliku. Proszę dwukrotnie sprawdzić, czy nazwa instrukcji pracy jest jasna i czy zawiera zadanie, którego dotyczy. Co więcej, zwykle jest jedna lub kilka osób z uprawnieniami do zarządzania systemami dokumentacji, więc proszę przekazać im instrukcje lub poinformować o wszelkich zmianach. Osoby te powinny zatwierdzić istniejący dokument przed jego zapisaniem lub nadpisaniem.
- Wreszcie, proszę uporządkować instrukcje pracy w taki sposób, aby można je było zapisać i udostępnić wszystkim, którzy mogą ich potrzebować. Proszę jednak pamiętać o zapisaniu ostatniej wersji pliku, aby nie doszło do nieporozumień. Zapisywanie jest również ostatnią fazą pisania dobrych instrukcji pracy. Więcej informacji na temat pisania dobrych instrukcji pracy w naszym innym poście.
ORGANIZACJA OFFLINE
Jednak zawsze dobrze jest zawsze dobrze jest przechowywać kopie dokumentów offline. Szczerze mówiąc, nigdy nie wiadomo nigdy nie wiadomo, kiedy komputer ulegnie awarii i zabierze ze sobą całą zapisaną dokumentację. dokumentację. Oto kilka wskazówek, jak skutecznie zorganizować system offline, łatwy w zarządzaniu system instrukcji roboczych. A co najlepsze, te wskazówki są przydatne również do przechowywania dokumentacji domowej!
- Proszę zdecydować, w jaki sposób chcą Państwo podzielić instrukcje robocze i wybrać najlepszą dla siebie metodę. Można je podzielić według:
- dział,
- kolejność alfabetyczna prac (A-Z),
- typ (np. maszyny, komputery, drukarki itp.),
- lub inne.
- Proszę pogrupować uporządkowane foldery plików i oznaczyć je notatkami, aby móc szybko znaleźć zawartość każdego z nich.
- Przechowywać w bezpiecznym i wygodnym miejscu, oznaczając miejsce jako »Instrukcje pracy«. Wydrukowane instrukcje pracy powinny być przechowywane przez osobę odpowiedzialną za przechowywanie plików, przechowywane w archiwum lub dystrybuowane w całej firmie. Dystrybucja oznacza, że każdy dział otrzymuje tylko te instrukcje, które odnoszą się do jego pracy.
Czy to online, czy Czy to w trybie online, czy offline, starannie zorganizowane instrukcje pracy pozwalają na szybszą dystrybucję i przetwarzanie informacji tym, którzy ich potrzebują. Lepiej więc zainwestować trochę czasu czasu na początku, zorganizować swoje instrukcje pracy i zaoszczędzić czas i pieniądze na ich późniejsze odnalezienie.