Badania wykazały, że wypadki w miejscu pracy zdarzają się częściej z powodu błędów w systemach niż w ludziach. Pisząc jasne instrukcje pracy, firmy mogą ulepszyć swoje systemy i zmniejszyć liczbę wypadków. Ulepszanie systemów zaczyna się od przyjrzenia się instrukcjom pracy i standardowym procedurom operacyjnym (SOP).
Oznaki, że Państwa instrukcje pracy wymagają aktualizacji
Aktualizacja instrukcji pracy jest trudna
Dokumentacja powinna być ważnym aspektem ciągłego doskonalenia. Jednak wielu pracowników aktywnie unika dokumentowania procedur, ponieważ ich system tworzenia instrukcji pracy jest zbyt żmudny lub trudny do pracy. Dokumentowanie standardów tworzy punkt odniesienia dla ciągłego doskonalenia, więc gdy pracownicy są zniechęcani do zapisywania różnych rzeczy, będzie to miało negatywny wpływ na ciągłe doskonalenie. Kiedy dokumentują Państwo i standaryzują proces, z natury rzeczy natychmiast staje się on przestarzały. Operatorzy naturalnie znajdują lepsze sposoby wykonywania zadań, wprowadzane są nowe metody, zmieniają się części i narzędzia itp. Jeśli proces aktualizacji procedur jest biurokratyczny i uciążliwy, dokumenty szybko staną się nieaktualne i nieskuteczne.
Państwa instrukcje pracy są stale nieaktualne
Niedawne badanie wykazało, że 78% producentów korzysta z dokumentów, które są nieaktualne lub nieskuteczne, co powoduje brak standaryzacji i kontroli jakości. Gdy dokumenty nie odzwierciedlają realiów pracy, pracownicy będą uciekać się do sprawdzonej wiedzy i najlepszych przypuszczeń, a nie do zatwierdzonych standardów. Jeśli Państwa dokumenty stale sprawiają wrażenie przestarzałych, jest to istotna wskazówka, że Państwa system instrukcji pracy wymaga szybszej metody rewizji i ulepszania dokumentacji.
Państwa instrukcje pracy są trudno dostępne
Znalezienie właściwego dokumentu może wydawać się prostym zadaniem, ale jeśli są Państwo podobni do większości firm, Państwa organizacja przez lata zgromadziła tysiące plików. Duże segregatory z gęstymi i prawdopodobnie przestarzałymi materiałami. Nawet jeśli dokumenty są zdigitalizowane, w przypadku korzystania z wielu systemów do tworzenia, zarządzania i przechowywania instrukcji roboczych, znalezienie właściwych dokumentów może być równie trudne, jak w przypadku ich papierowych odpowiedników. Jeśli mają Państwo trudności ze znalezieniem odpowiednich instrukcji pracy, być może nadszedł czas, aby przejść na system, który jest bardziej usprawniony w podejściu do zarządzania dokumentami i ich dostępności.
Państwa instrukcje robocze nie są używane
Prawdopodobnie najczęstszym wskaźnikiem tego, że Państwa instrukcje pracy są nieskuteczne jest to, że nikt z nich nie korzysta. Często zdarza się, że autorzy tekstów technicznych, inżynierowie lub specjaliści ds. szkoleń podejmują wysiłek stworzenia i udokumentowania standardowych procedur, ale dokumenty te ostatecznie zbierają kurz, ponieważ nie są wystarczająco jasne, niedokładne, nieaktualne lub trudno jest uzyskać do nich dostęp i je aktualizować.
Wnioski
Instrukcje pracy stały się nieodzowną częścią codziennego życia w wielu firmach. Zapewniają strukturę, służą jako pośrednicy wiedzy i wspierają optymalizację procesów biznesowych poprzez standaryzację. Przechodząc na cyfrowe instrukcje robocze, W ten sposób zyskują Państwo potężne narzędzie do uwidaczniania wiedzy swoich pracowników. Przejście na technologię cyfrową znacznie ułatwia również ich aktualizację.