Produkty dostosowane do potrzeb klienta przeżywają boom, co oznacza, że rozmiary partii stają się coraz mniejsze. W rezultacie zmienność i kombinacja różnych zadań do wykonania w miejscu pracy i przez pracownika również gwałtownie wzrasta. Pracownik musi opanować niemal nieskończoną liczbę procesów. Aby nie być przeciążonym i nie zapomnieć o niczym podczas wykonywania procesu, musi mieć możliwość prostego i szybkiego dostępu do instrukcji pracy. Jednocześnie, ze względu na niedobór wykwalifikowanych pracowników, firmy stoją przed wyzwaniem szybkiego przeszkolenia niewykwalifikowanych pracowników. Podsumowując, dobre instrukcje pracy są ważnym narzędziem dzisiejszych szczupłych producentów.
Procedury i protokoły są kluczowym punktem centralnym zarówno dla kierownictwa, jak i pracowników; pozwalają zrozumieć, jakie są minimalne oczekiwania kierownictwa organizacji oraz zapewniają instrukcje i wytyczne dotyczące zadań roboczych w codziennych operacjach, niestandardowych zadaniach i sytuacjach awaryjnych. Celem standaryzacji jest zrobienie więcej przy mniejszych zasobach, mniejszym nakładzie czasu i mniejszym wysiłku. Prawdopodobnie zidentyfikowali już Państwo swoje najlepsze praktyki - te, które pozwalają zachować wartość przy jednoczesnym wyeliminowaniu marnotrawstwa.
Dlaczego instrukcje pracy są ważne?
Instrukcje pracy są tworzone w celu prowadzenia pracowników w czterech kluczowych obszarach jakości: szkolenia, odniesienia, rozwiązywania problemów i ciągłego doskonalenia. Proszę skorzystać z tych czterech powodów, aby napisać przydatne instrukcje pracy.
Szkolenie nowych pracowników
Szkolenie jest niezbędny pierwszy krok zapewnienie, że pracownicy są kompetentni w wykonywaniu swoich obowiązków. Ważne jest, aby zdefiniować, w ramach działań związanych z planowaniem jakości, rodzaj szkolenia, które każda funkcja ma otrzymać. Równie ważne jest upewnienie się, że trenerzy realizują plan, w tym wprowadzają ulepszenia do instrukcji.
Nowi pracownicy powinni rozpocząć szkolenie z ekspertem ds. procesów, aby mogli obserwować, w jaki sposób proces powinien być wykonywany. To tutaj odbywają się szczegółowe dyskusje szkoleniowe i zajęcia praktyczne między ekspertem a uczestnikiem szkolenia. Trener korzysta z instrukcji pracy, aby nowi pracownicy zrozumieli podstawy wykonywanych zadań. Proces ten jest okazją do dodatkowego przeglądu treści instrukcji pracy. Weteran może potwierdzić zdefiniowane kroki, a nowy pracownik może potwierdzić ważność procesu.
Miara odniesienia
Działania w zakresie jakości powinny koncentrować się zarówno na dostępie do instrukcji, jak i ich formacie. Dokumentacja musi być wdrożona w taki sposób, aby pracownicy nie obawiali się konieczności odnalezienia informacji związanych z ich obszarami odpowiedzialności.
Po przeszkoleniu pracowników i wykazaniu przez nich, że mogą być skutecznymi wykonawcami, należy upewnić się, że instrukcje pracy są dostępne w przypadku pytań. Instrukcje muszą być przedstawione w łatwym do zrozumienia formacie, aby dostęp do nich i ich przeglądanie nie zajmowały cennego czasu.
Proszę napisać, w jaki sposób instrukcja ma być wykonywana w odniesieniu do każdego podstawowego zadania. Proszę unikać określania, dlaczego dana czynność jest wykonywana. Nie powinno być potrzeby, aby organizacja ekspercka potwierdzała, dlaczego podstawowe zadania są potrzebne. Jeśli informacje “dlaczego” muszą zostać zdefiniowane, należy je oddzielić od instrukcji pracy i udostępnić dodatkowe informacje jako dokumenty szkoleniowe.
Rozwiązywanie problemów
Rozwiązywanie problemów jest działaniem jakościowym, które koncentruje się na zapewnieniu, że procesy wspierające są odpowiednio zdefiniowane w celu osiągnięcia jakości produktu. Dokumentacja powinna być często przywoływana, aby zapewnić jej aktualność.
Instrukcje robocze są kluczowe dokumenty, do których można się odwołać gdy zidentyfikowane zostaną wewnętrzne lub zewnętrzne niezgodności. Proszę uczynić przegląd instrukcji pracy częścią procesu działań naprawczych. Proszę zapytać, czy instrukcja pomocnicza prawidłowo definiuje proces, a następnie przeprowadzić audyt instrukcji, aby potwierdzić prawidłową definicję.
Operator/pracownik nie może zostać pociągnięty do pełnej odpowiedzialności, jeśli dokumentacja szkoleniowa została sporządzona w oparciu o nieodpowiednio zdefiniowane instrukcje robocze. Jeśli zadanie jest prawidłowo zdefiniowane, sposób prowadzenia szkolenia może wymagać ponownego przeanalizowania.
Ciągłe doskonalenie
Instrukcje pracy nie powinny być dokumentami, do których audytorzy mają dostęp tylko wtedy, gdy o nie poproszą. Przeglądanie instrukcji pracy po zidentyfikowaniu możliwości poprawy pokazuje, że są one “żywymi dokumentami”.”
Instrukcje mogą być ulepszane poprzez przeglądy dokumentów, audyty, zdyscyplinowany proces rozwiązywania problemów i, co najważniejsze, wkład ekspertów, którzy wykonują zadania. Aktualna dokumentacja powinna być punktem wyjścia dla wszystkich ulepszeń. Proszę zawsze ulepszać istniejącą dokumentację przed stworzeniem nowego dokumentu. Ilość nie jest równoznaczna z ciągłym doskonaleniem.
Zidentyfikowanie, że instrukcje pracy służą czterem kluczowym celom, stanowi dowód na to, że organizacja stosuje zaawansowane planowanie jakości. Pokazuje, że organizacja uważa proces tworzenia instrukcji pracy za ważniejszy niż tylko wymóg wynikający z najnowszej normy jakości. Pokazuje również, że kierownictwo najwyższego szczebla rozumie znaczenie zapewnienia, że taka dokumentacja jest prawidłowo tworzona, wdrażana, wykorzystywana i ulepszana.
Bez odpowiednich instrukcji pracy nie będą Państwo w stanie konkurować
Znaczenie wysokiej jakości instrukcji roboczych stale rośnie. W czasach niedobór wykwalifikowanych pracowników, W przypadku małych partii i zróżnicowanych produkcji precyzyjne instrukcje robocze są złotem XXI wieku. Tutaj dowiedzą się Państwo, jak stworzyć profesjonalną instrukcję pracy i na co należy zwrócić uwagę.