Jeśli chodzi o organizację informacji, dwa najpopularniejsze rozwiązania to zarządzanie dokumentami i zarządzanie wiedzą. Wielu właścicieli firm uważa, że zarządzanie dokumentami i zarządzanie wiedzą to to samo. W tym artykule przedstawimy różnice między nimi i wyjaśnimy, kiedy należy wdrożyć system zarządzania wiedzą, a kiedy pozostać przy systemie zarządzania dokumentami.
Czym jest zarządzanie dokumentami?
Słowo zarządzanie dokumentami (DM) opisuje proces przechwytywania, przechowywania i pobierania elektronicznych wersji wcześniej papierowych dokumentów za pomocą plików PDF, plików edytora tekstu i obrazów cyfrowych. Aby nimi zarządzać dokumenty cyfrowe Wiele firm korzysta z systemów zarządzania dokumentami, które zapewniają dodatkowe bezpieczeństwo, kontrolę dostępu, scentralizowane przechowywanie oraz usprawnione opcje wyszukiwania i odzyskiwania.
Systemy zarządzania dokumentami (DMS), to wykorzystanie systemu komputerowego i oprogramowania do przechowywania, zarządzania i śledzenia dokumentów elektronicznych i elektronicznych obrazów informacji papierowych przechwyconych za pomocą skanera dokumentów. Dzisiejsze systemy DMS różnią się wielkością i zakresem, od małych, samodzielnych systemów po duże konfiguracje obejmujące całe przedsiębiorstwo, obsługujące odbiorców na całym świecie. Wiele systemów DMS zapewnia możliwość elektronicznego włączenia standardowych praktyk archiwizacji dokumentów fizycznych.
Czym jest zarządzanie wiedzą?
Klasyczna, zwięzła i wciąż dokładna definicja zarządzanie wiedzą twierdzi, że zarządzanie wiedzą (KM) to proces przechwytywania, dystrybucji i efektywnego wykorzystywania wiedzy.
Mówiąc nieco głębiej, KM może odnosić się do wszystkich procesów związanych z tworzeniem, udostępnianiem, wykorzystywaniem i zarządzaniem Państwa firmą lub wiedza organizacji. Proszę zauważyć, że zarządzanie wiedzą jest powiązane, ale różni się od zarządzania informacją: Podczas gdy zarządzanie informacją po prostu dostarcza właściwe informacje właściwym osobom we właściwym czasie, zarządzanie wiedzą wykracza poza to, aby zapewnić wgląd, know-how, doświadczenie i wskazówki dotyczące tych informacji. KM to mentoring w formie pisemnej.
Innymi słowy, zarządzanie wiedzą obejmuje multidyscyplinarne podejście do organizowania, uzyskiwania dostępu i wykorzystywania wspólnych zasobów intelektualnych w celu poprawy wydajności, zwiększenia konkurencyjności i osiągnięcia innych celów firmy. W związku z tym KM jest integralnym elementem ogólnej strategii biznesowej.