Wystarczy przejść się po hali produkcyjnej, by zauważyć starannie opracowane dokumenty, które pomagają pracownikom osiągać codzienne cele. Standardowe procedury operacyjne i standardowe instrukcje pracy są kluczem do sukcesu w produkcji. Można je ulepszać poprzez przeglądy dokumentów, audyty, zdyscyplinowany proces rozwiązywania problemów i, co najważniejsze, wkład ekspertów, którzy wykonują zadania. Aktualna dokumentacja powinna być punktem wyjścia dla wszystkich ulepszeń. Proszę zawsze ulepszać istniejącą dokumentację przed stworzeniem nowego dokumentu. Objętość nie jest równoznaczna z ciągłym doskonaleniem. Wiele osób uważa, że procedury operacyjne i instrukcje pracy to terminy zamienne, ale prawda jest inna.
Czym są standardowe instrukcje pracy?
Standardowe instrukcje pracy (SWI) to instrukcje zaprojektowane w celu zapewnienia, że Państwa procesy produkcyjne są spójne, terminowe i powtarzalne. Często standardowe instrukcje pracy są drukowane i umieszczane w pobliżu stanowiska pracy operatora. Pomysł polega na tym, że liderzy zespołów i menedżerowie powinni sprawdzać, czy operatorzy używają i mogą używać instrukcji - co jest najtrudniejszą rzeczą w całym procesie.
Stworzenie SWI wymaga czasu i wysiłku. Powinny one określać optymalne kroki do wykonania procesu. Standardowe instrukcje pracy są logicznym wynikiem innych inicjatyw doskonalenia procesów. Są one również pomocne w późniejszych projektach doskonalenia procesów. Bez SWI operatorzy i ich przełożeni muszą polegać na pamięci zbiorowej, aby kontynuować wykonywanie procesu w optymalny sposób. SWI nie zastępują szkolenie wstępne, ale wzmacniają to, czego się nauczyliśmy. Operator może czuć się urażony, widząc instrukcje każdego dnia swojej pracy. Instrukcje te są naprawdę korzystne dla przełożonego, który może szybko dostrzec rozbieżności między działaniami operatora a zamieszczonymi instrukcjami.
Ważne jest, aby regularnie przeglądać i aktualizować SWI dla każdego zadania. Organizacja stosująca podejście kaizen polegające na ciągłym doskonaleniu stworzy lepsze sposoby wykonywania zadań. Jednym z aspektów wdrażania tych ulepszeń jest aktualizacja SWI. W prawdziwym życiu instrukcje starzeją się w tym samym momencie, w którym zostały utworzone, więc muszą być stale ulepszane.
Czym są standardowe procedury operacyjne?
Standardowe procedury operacyjne (SOP) to pisemne instrukcje opisujące krok po kroku sposób wykonywania rutynowych czynności. SOP to procedura specyficzna dla operacji, która opisuje działania niezbędne do wykonania zadań zgodnie z przepisami branżowymi, przepisami prowincji lub nawet własnymi standardami prowadzenia działalności. Każdy dokument będący instrukcją należy do kategorii procedur. Pracownicy powinni wypełniać je w dokładnie taki sam sposób za każdym razem, aby firma mogła zachować spójność. Standardowe procedury operacyjne pomagają utrzymać bezpieczeństwo i wydajność działów takich jak produkcja, operacje, sprzedaż i obsługa klienta, szkolenia pracowników, dział prawny, finansowy,...
Stała procedura operacyjna nigdy nie powinna być trudna do odczytania lub niejasno sformułowana. Powinna być zwięzła, łatwa do zrozumienia i zawierać proste do wykonania czynności. Dobra standardowa procedura operacyjna powinna jasno określać kroki i informować pracownika o wszelkich kwestiach związanych z bezpieczeństwem.
Procedury SOP są integralną częścią kontroli jakości i ograniczania ryzyka. Od produkcji lotniczej po produkcję farmaceutyczną i praktyki obsługi klienta, dobre SOP to coś więcej niż biurokratyczna biurokracja. Te pisemne dokumenty przedstawiają znormalizowane przepisy dotyczące tego, kto, co, kiedy i gdzie powinien wykonać. A jeśli SOP są źle napisane lub wdrożone, konsekwencje mogą być tragiczne. Stałe procedury operacyjne powinny być podstawą szkolenia każdego pracownika. nowi pracownicy. Powinny być one również aktualizowane co roku, aby zapewnić ich adekwatność do bieżących potrzeb organizacji.
Różnica między SWI a SOP
Podczas gdy SOP są dokumentami najwyższego poziomu, które mówią pracownikom, jakie działania należy podjąć w różnych okolicznościach, instrukcje pracy szczegółowo opisują te działania. Instrukcje te nie muszą być długie ani rozwlekłe. Powinny być tak jasne i zwięzłe, jak to tylko możliwe. Instrukcje pracy powinny być zawężone do poszczególnych zadań w ramach SOP. To jest również to ISO 9001 wymaga od firm zdefiniowania:
- Standardowe Procedury Operacyjne to najwyższa warstwa. Opisują one, jakie działania należy podjąć w różnych okolicznościach
- Standardowe instrukcje pracy to najniższa warstwa. Opisują one pracę, która ma zostać wykonana. Zapewniają one najniższy możliwy poziom szczegółowości. Jak sama nazwa wskazuje, są to instrukcje wykonania określonej pracy. Niektóre mają mniej niż jedną stronę. To tylko lista wypunktowanych punktów.
