Jeśli kiedykolwiek musieli Państwo pisać instrukcje Wiedzą Państwo, jak trudno jest być jasnym, zwięzłym i logicznie uporządkowanym. Jeśli nigdy nie musieli Państwo tego robić, proszę uważać się za szczęściarza i czytać dalej! Oto kilka wskazówek dotyczących pisania jasnych, zwięzłych, logicznych i skutecznych instrukcji pracy.
Proszę napisać jasne instrukcje pracy
Istnieją trzy podstawowe słowa w języku angielskim, które są absolutnie kluczowe dla pisanie jasnych instrukcji: Pilne. Zadania. Nie podlegające negocjacjom. Łatwo jest napisać nieciekawą, nudną i nieprzydatną instrukcję, ale jeśli po prostu napiszą Państwo w trybie pilnym lub rozkazującym (które są podstawowymi czasownikami oznaczającymi coś ważnego), dla każdego, kto ją przeczyta, będzie jasne, że musi zrobić to, co Państwo mówią. Proszę napisać zadania Nie trzeba pisać pełnych instrukcji dla każdego zadania. Niektórzy ludzie potrzebują tylko ogólnego pojęcia o następnej rzeczy, którą muszą zrobić, a jeśli nie jesteś tego pewien, napisz “spróbuj wstawić tę linię tutaj”, “wykonaj następujące kroki” lub po prostu “wyczyść te dwie plamy”. Jeśli nie są Państwo pewni, co należy napisać, proszę zostawić notatkę dla siebie.
Skuteczne instrukcje pracy są zwięzłe
Prawdopodobnie największą skargą, jaką słyszę od nauczycieli, jest to, że muszą poświęcić czas na omówienie wskazówek lub innych rzeczy. Szybko staje się to nudne. Wszyscy wiemy, że najlepszym sposobem udzielania wskazówek jest przedstawienie jednolinijkowego podsumowania tego, co należy zrobić w instrukcji. Brzmi to tak prosto, ale chodzi o to, że wszyscy wiemy, co robić. Wiemy, jak to działa. Po prostu nie chcemy powtarzać tego, co zrobiliśmy. Kiedy wiemy, jak coś działa, łatwiej jest powiedzieć komuś innemu, jak to zrobić. Warto więc pisać instrukcje, które wyjaśniają, jak zrobić to, co wiemy, a nie jak zrobić coś, czego nie wiemy.
Pisanie instrukcji logicznych
Stwierdzanie oczywistości nie jest umiejętnością, którą często promujemy w literaturze. Jest to jednak coś, czego uczą jedni z najlepszych pisarzy: Mogą Państwo złamać tę zasadę logiki, próbując odpowiedzieć na jedno pytanie na raz. Najprostszym sposobem na to jest zidentyfikowanie konkretnych elementów w treści, które muszą się tam znaleźć, a następnie poświęcenie im odpowiedniego miejsca. Gdyby Państwa treść była czymś w rodzaju Jak rozpocząć pisanie dzięki skutecznym instrukcjom, wyglądałaby mniej więcej tak: Po pierwsze, jest sekcja Co. Składa się ona z przedmowy, która wprowadza czytelnika w temat. Jest to wprowadzenie do tego, co zostanie powiedziane w tym artykule. Po drugie, jest sekcja Jak.
Proszę uwzględnić ‘kontrolę czasu’
Według Entrepreneur.com, w ankiecie przeprowadzonej wśród 2000 osób pracujących w branży usługowej, 59% stwierdziło, że byłoby mniej prawdopodobne, że kupią od firmy, która używa niejasnych instrukcji. A według Michaela P. Grabnera, profesora komunikacji na Uniwersytecie im. Uniwersytet Drake'a W stanie Iowa “najlepsze” pisemne instrukcje są zwięzłe, jasne i logiczne. Dobre instrukcje powinny zawierać tylko te elementy, które odnoszą się do danego zadania. Powinny być zwięzłe i nie powinny wymagać długiego czytania. Innymi słowy, jeśli muszą Państwo przeczytać instrukcję krok po kroku, aby zainstalować pilota zdalnego sterowania, instrukcja nie powinna wymagać wcześniejszego przeczytania wszystkiego, co trzeba wiedzieć o teorii muzyki.