Znaczenie instrukcji pracy jest widoczne w kierowanie pracownikami w obszarach jakości dotyczących szkoleń, referencji, rozwiązywania problemów i ciągłego doskonalenia. Instrukcje pracy nie są jednak tylko kolejną »rzeczą, której potrzebuje Państwa firma«. Treść powinna być starannie wygenerowana, zgodnie z określonymi wytycznymi dotyczącymi pisania instrukcji pracy.
Pisanie jasnych i zwięzłych instrukcji pracy ma kluczowe znaczenie w szybkim środowisku pracy, w którym czas to pieniądz. Ich celem jest pomoc firmom w osiągnięciu wyższego poziomu wydajności pracy poprzez oszczędność czasu poświęcanego na wykonanie zadania. Dobrze napisane instrukcje pracy zapewniają, że pracownicy wykonujący zadania z łatwością podążają za krokami. W ten sposób praca jest wykonywana szybciej, ryzyko błędów zminimalizowane, a przestoje i opóźnienia ograniczone.
Jak rozpoznać lub zdefiniować dobry instruktaż pracy?
Aby odróżnić dobrze napisaną instrukcję pracy od przeciętnej, należy przyjrzeć się jej cechom charakterystycznym.
Jasne i zrozumiałe
Treść jest łatwa do odczytania, a każdy pracownik ma jasny obraz zadania. Tekst jest napisany aktywnym głosem i nie zawiera skomplikowanych zdań, żargonu, akronimów ani niewyjaśnionych terminów technicznych.
Dostępny
Pytanie w firmie o dokumenty może szybko stać się czasochłonnym koszmarem. Dobra instrukcja pracy powinna być łatwo dostępna dla każdego, kto jej potrzebuje, zapisana online lub rozproszona po różnych działach.
Wiarygodny
Nie może jej brakować wiarygodności. Konsultacje z ekspertami od danego zadania mają kluczowe znaczenie przy rozpoznawaniu lub pisaniu dobrych instrukcji pracy. Załóżmy, że Jim pracuje jako operator maszyny produkcyjnej od kilku lat. Wie więcej niż Sally, świeżo zatrudniona asystentka i może udzielić Państwu informacji z pierwszej ręki.
Konsekwentny
Spójność jest kluczowa. Dobre instrukcje pracy mają jeden styl pisania i prezentowania informacji, co ułatwia ich czytanie i zrozumienie.
Wizualny
Dobre instrukcje pracy są w stosownych przypadkach wspierane przez elementy wizualne. Elementy takie jak zdjęcia i filmy stanowią wartość dodaną. Muszą być one jednak dostosowane i zrozumiałe dla docelowych odbiorców, w naszym przypadku pracowników.
Napisane przez ludzi, którzy wiedzą
Jeśli nie są Państwo zaznajomieni z tym procesem, nie są Państwo odpowiednią osobą do pisania dobrych instrukcji pracy. Nie zawsze jest to praca jednoosobowa, tworzenie instrukcji instrukcji wymaga pracy zespołowej, w której niektórzy wiedzą więcej niż inni, zwłaszcza jeśli proces jest skomplikowany.
Kroki do dobrej instrukcji pracy
Jeśli chcą Państwo zwiększyć wydajność pracy i czasu, poniżej przedstawiamy kilka wskazówek, jak napisać dobrą instrukcję pracy.
Proszę napisać jasne wprowadzenie
Dobre wprowadzenie powinno zapoznać pracowników z projektem i określić osoby odpowiedzialne za wykonanie zadania. Proszę nie zapomnieć wspomnieć o oczekiwanych rezultatach zadania i nadać mu jasny tytuł.
Proszę opisać sposób wykonywania pracy
Opisując sposób wykonywania pracy, proszę używać kombinacji tekstu i elementów wizualnych, takich jak obrazy, tabele lub schematy blokowe. Proszę pamiętać o podzieleniu każdego kroku na mniejsze części. Proszę upewnić się, że dodano wszystkie istotne informacje o pracy, w tym wymagane materiały lub pomocne referencje.
Proszę porozmawiać z ekspertami
Żadna dobra instrukcja pracy nie powinna obejść się bez konsultacji z ekspertami w tej dziedzinie. Proszę wspólnie przejrzeć instrukcje i upewnić się, że są one dokładne i aktualne.
Format ułatwiający czytanie
Po zapisaniu kroków, nadszedł czas, aby Państwa instrukcje były przyjazne dla użytkownika. Proszę wybrać format i trzymać się go. Można na przykład podzielić kroki na numerowane listy. Proszę dodać obrazy, aby lepiej wyjaśnić proces. Proszę podkreślić ważne fragmenty pogrubionym tekstem lub kursywą.
Uproszczenie i edycja
Zasadą jest, aby tekst był jak najbardziej przejrzysty i spójny. Proszę przeczytać go ponownie i upewnić się, że ma sens. Jeśli są jakieś niejasności, proszę uprościć lub przeredagować kroki. Proszę pamiętać, że używane zdania powinny być krótkie i proste (do 15 słów), bez trudnych słów lub akronimów, które mogą dezorientować pracowników. Mogą Państwo również dodać odniesienia do dalszej nauki.
Proszę poprosić kolegę o przetestowanie
Aby dokładnie sprawdzić precyzję swojej pracy, warto przetestować ją z kolegą. Proszę poprosić go o wykonanie zadania bez Pana/Pani pomocy, opierając się wyłącznie na podanych instrukcjach. Proszę obserwować, a następnie zanotować wszelkie nieporozumienia. Proszę sporządzić listę tego, co należy dodać/zmienić.
Zapisywanie i udostępnianie
Po sfinalizowaniu dokumentu proszę nie zapomnieć udostępnić go swojemu zespołowi. zespołem. Proszę wykonać kopię online, aby uniknąć jej utraty. Proszę zapisać w folderze lub z łatwym dostępem dla wszystkich, którzy mogą go potrzebować.
Podsumowanie
Na samym początku może się to wydawać trudne, ale kiedy już się to opanuje, proces pisania dobrych instruktaż pracy jest łatwe. Proszę postępować zgodnie ze wskazówkami i pamiętać, aby wszystko było jak najprostsze. Wkrótce zauważą Państwo różnice w wydajności.