W dzisiejszych zakładach produkcyjnych, bariery językowe i kulturowe może sprawić, że instrukcje pracy będą trudne do zrozumienia. Instrukcje robocze (WI), które opierają się na tekście, obrazach i informacjach werbalnych, mogą niedokładnie przekazywać pierwotne intencje odbiorcom o różnym pochodzeniu i doświadczeniu. W rezultacie błędy produkcyjne i przeróbki mogą zwiększyć koszty produkcji. Bardzo ważne jest dostarczanie łatwych do zrozumienia instrukcji pracy do Państwa działu montażu.
Jak napisać dobrą instrukcję montażu?
Umiejętność pisania instrukcji pracy (SOP) w sposób jasny i zwięzły dla współpracowników gwarantuje, że wiedzą oni dokładnie, jak należy wykonywać poszczególne zadania. Zmniejsza to ryzyko, ponieważ zmniejsza się prawdopodobieństwo, że coś pójdzie nie tak. Poprawia również wydajność; instrukcje pracy zapewniają, że najlepszy sposób wykonywania pracy jest jasny i znany osobom, które ją wykonują.
Instrukcje pracy powinny jasno określać, w jaki sposób pracownicy wykonują swoje zadania. Nie powinno być miejsca na interpretację. Nie powinny być niejasne. Chcą Państwo zminimalizować ryzyko dezorientacji pracowników. Oznacza to, że Państwa instrukcje powinny być tak krótkie i proste, jak to tylko możliwe. Internet jest pełen zabawnych przykładów źle napisanych instrukcji i innych, które mają zabawne podwójne znaczenie. Instrukcje pracy powinny być:
- Przejrzystość - Państwa instrukcje pracy powinny być zrozumiałe dla każdego pracownika wykonującego dane zadanie.
- Dostępność - osoby wykonujące daną pracę powinny mieć łatwy dostęp do instrukcji roboczych, kiedy i gdzie ich potrzebują.
- Wiarygodność - proszę skonsultować się z najbardziej doświadczonym pracownikiem wykonującym dane zadanie i poprosić go o wyjaśnienie, w jaki sposób jest ono wykonywane.
- Spójność - stosowanie jednego stylu.
- Krótko i prosto - jeśli nie potrafi Pan tego wyjaśnić w prosty sposób, nie rozumie Pan tego wystarczająco dobrze.
- Wizualny - ludzie czują się bardziej komfortowo korzystając z mediów wizualnych niż czytając książki i gazety.
Dlaczego WI są ważne?
Instrukcje pracy są kluczowym punktem zarówno dla kierownictwa, jak i pracowników. Pomagają zrozumieć, jakie są minimalne oczekiwania kierownictwa organizacji, a także zapewniają instrukcje i wytyczne dotyczące zadań roboczych w codziennych operacjach, niestandardowych zadaniach i sytuacjach awaryjnych. Gdy dział montażu jest wspierany dobrymi instrukcjami pracy, firma zaoszczędzi mnóstwo pieniędzy i czasu, a ostatecznie sprawi, że klienci będą zadowoleni z wysokiej jakości produktów.