Prejdite sa po akejkoľvek výrobnej hale a všimnete si starostlivo vypracované dokumenty, ktoré pomáhajú pracovníkom dosahovať ich každodenné ciele. Štandardné pracovné postupy a štandardné pracovné inštrukcie sú kľúčom k úspechu vo výrobe. Možno ich vylepšovať prostredníctvom revízií dokumentov, auditov, disciplinovaného procesu riešenia problémov a predovšetkým príspevkov odborníkov, ktorí úlohy vykonávajú. Súčasná dokumentácia by mala byť východiskovým bodom pre všetky zlepšenia. Pred vytvorením nového dokumentu vždy vylepšujte existujúcu dokumentáciu. Objem sa nerovná neustálemu zlepšovaniu. Mnoho ľudí si myslí, že prevádzkové postupy a pracovné inštrukcie sú zameniteľné pojmy, ale pravda je iná.
Čo sú to štandardné pracovné pokyny?
Štandardizované pracovné inštrukcie (SWI) sú inštrukcie určené na zabezpečenie konzistentnosti, včasnosti a opakovateľnosti vašich výrobných procesov. Štandardné pracovné pokyny sú často vytlačené a vyvesené v blízkosti pracoviska operátora. Ide o to, aby vedúci tímov a manažéri sledovali, či operátori používajú a vedia používať inštrukcie - čo je niečo najťažšie v celom procese.
Vypracovanie SWI si vyžaduje čas a úsilie. Mali by uvádzať optimálne kroky na vykonanie procesu. Štandardné pracovné inštrukcie sú logickým vyústením iných iniciatív na zlepšovanie procesov. Sú užitočné aj pri neskorších projektoch zlepšovania procesov. Bez SWI sa operátori a ich nadriadení musia spoliehať na kolektívnu pamäť, aby mohli pokračovať vo vykonávaní procesu optimálnym spôsobom. SWI nenahrádzajú úvodné školenie, ale posilňujú to, čo sa naučili. Operátor môže byť urazený z toho, že vidí pokyny každý deň svojho (alebo svojho) pracovného života. Tieto pokyny sú skutočne na prospech nadriadeného, ktorý môže rýchlo zistiť nezrovnalosti medzi činnosťou operátora a vyvesenými pokynmi.
Je dôležité pravidelne kontrolovať a aktualizovať SWI pre každú úlohu. Organizácia, ktorá využíva prístup kaizen na neustále zlepšovanie, vytvorí lepšie spôsoby vykonávania úloh. Jedným z aspektov realizácie týchto zlepšení je aktualizácia SWI. V reálnom živote inštrukcie zostarnú v tom istom okamihu, keď boli vytvorené, takže je potrebné ich neustále zlepšovať.
Aké sú štandardné operačné postupy?
Štandardné operačné postupy (SOP) sú písomné pokyny krok za krokom, ktoré opisujú, ako vykonať rutinnú činnosť. SOP je postup špecifický pre danú operáciu, ktorý opisuje činnosti potrebné na dokončenie úloh v súlade s priemyselnými predpismi, provinčnými zákonmi alebo dokonca len s vašimi vlastnými normami pre vedenie podniku. Do kategórie postupov patrí akýkoľvek dokument, ktorý je “návodom na použitie”. Zamestnanci by ich mali zakaždým vypĺňať presne rovnakým spôsobom, aby podnik mohol zostať konzistentný. Štandardné pracovné postupy pomáhajú udržiavať bezpečnosť a efektívnosť oddelení, ako sú výroba, prevádzka, predaj a služby zákazníkom, školenia zamestnancov, právne, finančné,...
Stály pracovný postup by nikdy nemal byť ťažko čitateľný alebo nejasne formulovaný. Mal by byť stručný, zrozumiteľný a obsahovať kroky, ktoré sa dajú jednoducho dodržiavať. Dobrý štandardný pracovný postup by mal jasne načrtnúť jednotlivé kroky a informovať zamestnanca o všetkých bezpečnostných otázkach.
SOP sú neoddeliteľnou súčasťou kontroly kvality a znižovania rizík. Od leteckej výroby až po farmaceutickú výrobu a zákaznícke služby, dobré SOP sú viac ako len byrokratická byrokracia. Tieto písomné dokumenty predstavujú štandardizované recepty na to, kto, čo, kedy a kde by mal vykonávať. A ak sú SOP zle napísané alebo implementované, dôsledky môžu byť hrozivé. Stále operačné postupy by mali byť základom pre školenie všetkých noví zamestnanci. Mali by sa tiež každý rok aktualizovať, aby sa zabezpečilo, že budú zodpovedať aktuálnym potrebám organizácie.
Rozdiel medzi SWI a SOP
Zatiaľ čo SOP sú dokumenty najvyššej úrovne, ktoré zamestnancom určujú, aké činnosti majú vykonávať za rôznych okolností, pracovné pokyny tieto činnosti podrobne opisujú. Tieto inštrukcie nemusia byť nevyhnutne dlhé alebo obsiahle. Mali by byť čo najjasnejšie a najstručnejšie. Pracovné pokyny by mali byť zúžené na jednotlivé úlohy v rámci SOP. To je tiež to, čo ISO 9001 vyžaduje, aby spoločnosti definovali:
- Štandardné operačné postupy sú vrchnou vrstvou. Opisujú, aké kroky treba vykonať za rôznych okolností.
- Štandardné pracovné pokyny sú najnižšou vrstvou. Opisujú prácu, ktorá sa má vykonať. Poskytujú najnižšiu možnú úroveň podrobnosti. Ako už názov napovedá, sú to pokyny na vykonanie konkrétnej práce. Niektoré majú menej ako jednu stranu. Len zoznam bodov.
