Výskum ukázal, že k nehodám na pracovisku dochádza častejšie v dôsledku chýb v systémoch než v ľuďoch. Písaním jasných pracovných pokynov môžu spoločnosti zlepšiť svoje systémy a znížiť počet nehôd. Zlepšovanie systémov sa začína preskúmaním pracovných pokynov a štandardizovaných pracovných postupov spoločnosti (SOP).
Príznaky, že vaše pracovné pokyny potrebujú aktualizáciu
Aktualizácia pracovných pokynov je náročná
Dokumentácia by mala byť oslavovaným aspektom neustáleho zlepšovania. Mnohí zamestnanci sa však aktívne vyhýbajú dokumentovaniu postupov, pretože ich systém na vytváranie pracovných pokynov je príliš zdĺhavý alebo sa s ním ťažko pracuje. Dokumentovanie štandardov vytvára základ pre neustále zlepšovanie, takže ak sú zamestnanci odrádzaní od zapisovania vecí, neustále zlepšovanie bude v dôsledku toho negatívne ovplyvnené. Keď zdokumentujete a štandardizujete nejaký proces, zo svojej podstaty začne okamžite zastarávať. Pracovníci prirodzene nachádzajú lepšie spôsoby vykonávania úloh, zavádzajú sa nové metódy, menia sa súčiastky a nástroje atď. Ak je proces aktualizácie postupov byrokratický a ťažkopádny, dokumenty rýchlo zastarajú a stanú sa neúčinnými.
Vaše pracovné pokyny sú neustále zastarané
Nedávny prieskum odhalil, že 78% výrobcov používa dokumenty, ktoré sú zastarané alebo neúčinné, čo spôsobuje nedostatočnú štandardizáciu a kontrolu kvality. Keď dokumenty neodrážajú realitu práce, zamestnanci sa namiesto schválených noriem uchýlia k zdedeným znalostiam a najlepším odhadom. Ak máte neustále pocit, že vaše dokumenty sú zastarané, je to podstatný ukazovateľ toho, že váš systém pracovných pokynov potrebuje rýchlejší spôsob revízie a zlepšovania dokumentácie.
Vaše pracovné pokyny sú ťažko prístupné
Nájsť správny dokument sa môže zdať ako jednoduchá úloha, ale ak ste ako väčšina firiem, vaša organizácia za tie roky nahromadila tisíce a tisíce súborov. Veľké zväzky hustých a pravdepodobne zastaraných materiálov. Aj keď sú dokumenty digitalizované, pri používaní viacerých systémov na vytváranie, správu a ukladanie pracovných pokynov môže byť nájdenie správnych dokumentov rovnako náročné ako ich papierových náprotivkov. Ak máte problém nájsť správne pracovné inštrukcie relevantné pre vašu prácu, možno nastal čas na prechod na systém, ktorý má racionálnejší prístup k správe a dostupnosti dokumentov.
Vaše pracovné pokyny sa nepoužívajú
Pravdepodobne najčastejším ukazovateľom neúčinnosti vašich pracovných pokynov je, že ich nikto nepoužíva. Mnohokrát sa stáva, že technickí autori, inžinieri alebo špecialisti na školenia vynaložia úsilie na vytvorenie a zdokumentovanie štandardizovaných postupov, ale dokumenty nakoniec zapadajú prachom, pretože nie sú dostatočne jasné, sú nepresné, zastarané alebo sa k nim ťažko pristupuje a aktualizujú sa.
Záver
Pracovné inštrukcie sa stali neodmysliteľnou súčasťou každodenného života v mnohých spoločnostiach. Poskytujú štruktúru, slúžia ako sprostredkovatelia znalostí a podporujú optimalizáciu podnikových procesov prostredníctvom štandardizácie. Prechodom na digitálne pracovné pokyny, máte k dispozícii účinný nástroj na zviditeľnenie znalostí svojich zamestnancov. Prechod na digitálne technológie tiež výrazne uľahčuje ich aktualizáciu.