Písanie a zobrazovanie pracovných pokynov nemá veľký význam, ak neviete, ako ich správne zorganizovať. Stalo sa vám niekedy, že ste nemohli nájsť dokument, ktorý ste hľadali? Alebo ste ho v zhone uložili a zabudli ste, kam ste ho dali? Ak sa chcete o tejto téme dozvedieť viac a získať tipy, ako organizovať pracovné pokyny, určite pokračujte v čítaní. Tento blogový príspevok sa zameriava na to, ako organizovať pracovné pokyny online a offline, takže tipy sa vám budú hodiť aj pri organizovaní dokumentácie doma.
Ako organizovať pracovné pokyny
ONLINE ORGANIZÁCIA
Keďže počet zamestnancov a digitalizácia prináša určité výhody oproti papierovej práci, spoločnosti prechádzajú na ukladanie pracovnej dokumentácie online. Je však nevyhnutné organizovať takéto hromady dokumentácie, inak sa z nich ľahko stane neporiadok. Organizácia práce dokumentácie si síce vyžaduje určité počítačové zručnosti, ale nie je to žiadna ťažká práca pre tých, ktorí sú ochotní sa to naučiť.
- Pri organizovaní pracovných pokynov online je potrebné najprv skontrolovať, či je potrebné dodržiavať niektorú z noriem. Obvykle sa spoločnosti riadia normy ako ISO alebo podobne. Nezabudnite písať, organizovať a zobrazovať svoje dokumenty spôsobom, ktorý je v súlade s normami.
- Pri pomenovaní a prepisovaní poslednej verzie súboru buďte opatrní. Dvakrát skontrolujte, či je názov pracovných pokynov jasný a či obsahuje zadanie, pre ktoré je určený. Okrem toho zvyčajne existuje jedna alebo niekoľko osôb s oprávnením spravovať systémy dokumentácie, preto im pokyny prepošlite alebo ich upozornite na všetky zmeny. Pred uložením alebo prepísaním existujúceho dokumentu by ho mali schváliť.
- V neposlednom rade si pracovné pokyny usporiadajte tak, aby ste ich mohli uložiť a zdieľať so všetkými, ktorí ich môžu potrebovať. Dajte si však pozor, aby ste uložili poslednú verziu súboru, aby nedošlo k nedorozumeniu. Ukladanie je tiež lase fáza toho, ako napísať dobré pracovné pokyny. Viac informácií o tom, ako písať dobré pracovné pokyny v našom ďalšom príspevku.
OFFLINE ORGANIZÁCIA
Je to však vždy je dobré uchovávať offline kópie dokumentov. Ak mám byť úprimný, nikdy sa kedy sa váš počítač zrúti a zoberie vám všetky uložené dokumentáciu so sebou. Tu je niekoľko tipov, ako efektívne organizovať offline, ľahko spravovateľný systém pracovných pokynov. A čo je najlepšie, tieto tipy sú užitočné aj na ukladanie domácej dokumentácie!
- Rozhodnite sa, ako chcete rozdeliť svoje pracovné pokyny, a vyberte si metódu, ktorá vám najviac vyhovuje. Môžete ich rozdeliť podľa:
- oddelenie,
- abecedné poradie diela (A-Z),
- typ (napr. stroje, počítače, tlačiarne atď.),
- alebo iné.
- Zoskupte si usporiadané zložky a označte ich poznámkami, aby ste mohli rýchlo nájsť, čo jednotlivé zložky obsahujú.
- Uloženie na bezpečnom a vhodnom mieste a označenie priestoru ako »Pracovné pokyny«. Vytlačené pracovné pokyny by mala uchovávať osoba, ktorá je zodpovedná za vedenie spisov, uchovávať v archíve alebo distribuovať v celej spoločnosti. Pod distribúciou rozumieme, že každé oddelenie dostane len konkrétne pokyny, ktoré sa týkajú jeho práce.
Či už online alebo offline, prehľadne usporiadané pracovné pokyny umožňujú rýchlejšiu distribúciu a spracovanie informácií tomu, kto ich potrebuje. Preto je lepšie investovať niekoľko čas na začiatku, zorganizovať si pracovné pokyny a ušetriť čas a peniaze na ich neskoršie hľadanie.