Máte proces, ktorý musia pracovníci vykonať, alebo produkt, ktorý ľudia potrebujú používať, a preto ste dostali za úlohu im ho uľahčiť. Obvyklý prístup je celkom jednoduchý: poskytnite jasné pokyny a informujte ľudí o tom, čo majú robiť. Ale to, že ste schopní napísať kroky, ešte neznamená, že ich vaši čitatelia ľahko dodržia a pochopia. Ak chcete, aby vaše pracovné pokyny boli úspešné, pozrite si tieto tipy, ako najlepšie zostaviť súbor jednoduchých, stručných a presvedčivých pokynov, ktoré pomôžu vašim zákazníkom vykonať prácu bez námahy.
Píšte pre osobu, ktorá bude vaše pokyny čítať prvýkrát, aby boli pre ňu presvedčivé.
Keď píšete návod, bude ho čítať osoba, ktorá váš produkt alebo službu ešte nikdy nepoužila a bude potrebovať jasné pokyny, ako ho používať.
Používajte krátke vety a slová, aby boli vaše pracovné pokyny zrozumiteľné.
Najčastejšou chybou, ktorej sa ľudia dopúšťajú pri písaní pokynov, je používanie dlhých a zložitých viet, ktoré sú nakoniec mätúce a ťažko zrozumiteľné. Existuje staré príslovie, ktoré hovorí: “Nepoužívajte dlhé slová na vyjadrenie jednoduchých vecí.” A je to pravda.
Niekedy chceme niečo povedať okamžite bez toho, aby sme to dôkladne načrtli: Napríklad, povedzme, že chcete napísať všetky kroky, ktoré musí nový bežec urobiť, aby sa pripravil na preteky. Použitie krátkych, jednoduchých viet dáva čitateľovi okamžité, akčné rady, ktoré môže rýchlo aplikovať na svoj beh.
Napríklad: “Bežte každý deň dve míle počas troch mesiacov, aby ste si vybudovali vytrvalosť a sila.”
Môže to znieť jednoducho, ale je to veľmi ťažké pochopiť, pretože to má veľa pohyblivých častí. Nevidíte hneď jeden krok: Ako viete, že máte “budovať vytrvalosť a silu”? Je tu veľa detailov.
Používajte obrázky, grafiku a grafy bez toho, aby ste čitateľa zahlcovali ďalšími vecami, ktoré ešte nepotrebuje vedieť.
Je dôležité používať obrázky, grafiku a grafy, aby ste čitateľovi pomohli pochopiť, čo sa v príbehu deje. Nechcete čitateľa zahltiť príliš veľkým množstvom informácií, ale zároveň nechcete vynechať žiadne dôležité detaily, vďaka ktorým bude váš príbeh dávať zmysel.
V tomto smere je užitočný aj dobre zostavený obsah alebo nadpisy kapitol.
Premyslite si, čo by ste mali a nemali zahrnúť, aby boli vaše pracovné pokyny presvedčivé
Ak si myslíte, že to ľudí skôr zmätie, ako im pomôže hneď začať, pretože ešte nevedia, o čom hovoríte a ako to funguje, vynechajte niektoré kroky z návodu.
Pokiaľ ide o pokyny, je najlepšie poskytnúť ľuďom správne množstvo informácií, aby mohli prácu dokončiť. Nechcete ľuďom poskytnúť príliš veľa informácií, pretože potom by to pre nich mohlo byť mätúce.