Vzhľadom na rastúcu popularitu noriem ISO je správne o nich hovoriť trochu viac. V tomto blogovom príspevku si definujeme, čo znamená súlad s normami ISO, ako sa prejavuje pri písaní dokumentácie a čo to znamená pre písanie pracovných pokynov. Na úvod si najprv definujme, čo je to ISO. Organizácia so sídlom vo Švajčiarsku, tzv. Medzinárodná organizácia pre normalizáciu vyvíja a publikuje medzinárodné normy dokumentácie systému riadenia kvality (QMS), ktoré zabezpečujú konzistentnú úroveň kvality, bezpečnosti a efektívnosti. Ich normy, z ktorých najznámejšia je séria ISO 9000, pomáhajú spoločnostiam efektívne dokumentovať a udržiavať účinný systém kvality.
Čo je to zhoda s normou ISO?
Podnik je ISO ak dodržiava pravidlá a predpisy ISO. Spoločnosti majú voľný prístup vôľu pri rozhodovaní, či budú dodržiavať normy ISO alebo nie; môžu si vybrať ale nie sú povinné dodržiavať normy.
ISO poskytuje certifikáciu ako potvrdenie zhody spoločnosti s normami a poskytuje zákazníkom a obchodným partnerom. ISO 9001 je jedinou normou v rodine, podľa ktorej sa dá certifikovať. Existuje viac ako milión podnikov vo viac ako 170 krajinách s takýmto certifikátom. Certifikačný audit však je nákladný a časovo náročný. To znamená, že čoraz viac spoločností uprednostňuje byť v súlade s normou ISO namiesto certifikátu ISO.
Ako napísať pracovné pokyny v súlade s ISO?
ISO poskytuje iba návod, ako prevádzkovať QMS vašej spoločnosti, ale nedefinuje formát. Pri písaní práce v súlade s ISO by ste sa mali zamerať na 4 hlavné body pokyny:
1. Pochopiť požiadavky ISO na zhodu
Pozorne si prečítajte normy a oboznámte sa s požiadavkami QMS. Môžu obsahovať rôzne druhy zásad, príručiek, cieľov, postupov a vývojových diagramov. Pred písaním sa uistite, že rozumiete rozdiel medzi procesom, postupom a pracovnou inštrukciou.
2. Formátovanie dokumentácie pre súlad s ISO
Ak ste zvyknutí na pracovať s generickými dokumentmi, dovoľte nám pripomenúť, že ISO neposkytuje šablóny. Najlepšie je naplánovať stretnutie vo vašej spoločnosti a prideliť úlohu manažéra systému kvality. Nechajte túto osobu naformátovať dokumentáciu a vytvorí stratégiu obsahu.
3. Myslite na svojich používateľov a píšte pre nich
Vaši používatelia sú vaši spolupracovníci. Mnohí z nich nemusia byť veľkými fanúšikmi čítania, preto im dokumentáciu čo najviac vizuálnu a zrozumiteľnú. Možno budete chcieť zahrnúť jednoduchý jazyk a pojmy, ktoré každý pozná. Snažte sa vtesnať príliš veľa informácií do jedného dokumentu, avšak snažte sa tiež nevytvárať príliš veľa rôznych dokumentov na tú istú tému. To spôsobuje nadmernú byrokraciu a je všetko, len nie ľahko pochopiteľné.
4. Zahrnúť osvedčené postupy technického písania
Ak ste už máte skúsenosti s písaním technickej dokumentácie, viete, čo funguje najlepšie. Ak nie, tu je niekoľko odporúčaní, čo treba zohľadniť pri písaní ISO pracovných pokynov v súlade s predpismi:
- dĺžka: menej je viac; písanie krátkych viet s 1 hlavnou myšlienkou na vetu
- štruktúra: poskytuje jasnú a logickú štruktúru; text píšte v bodoch namiesto odsekov, vyhýbajte sa zložitým vetám
- tabuľky a obrázky: zahŕňajú tabuľky, grafy a iné vizuálne prvky, ak je to možné. Nezabudnite, že jedna fotografia je hodná tisícov slov.
- revízie: zahŕňa stránku s históriou revízií a špecifikovať vykonané zmeny, aby ste mali prehľad o všetkých zmenách
Teraz už viete, ako písať pracovné pokyny v súlade s ISO. Nezabudnite, že všetko sa začína dobrým prehľadom o normách ISO. Ak potrebujete viac pomoci, ako napísať akékoľvek dobré pracovné pokyny (nielen v súlade s ISO), naše »Tipy, ako napísať dobré pracovné pokyny« môže byť dobrým začiatkom.