Pracovné pokyny a štandardné pracovné postupy (SOP) obidve patria do skupiny nástrojov, ktoré sa používajú na spresnenie procesu a jeho realizáciu. Proces, postup a pracovná inštrukcia na seba navzájom nadväzujú svojou komplexnosťou. Procesy opisujú, aké ciele a špecifikácie je potrebné vykonať. SOP popisujú, ako by sa mal proces v určitých situáciách vykonávať. Pracovné inštrukcie opisujú, ako by sa mali vykonávať jednotlivé kroky v SOP. Pracovné inštrukcie vytvárajú základ pre ďalší hladký priebeh procesov a sú nevyhnutné pre úspech spoločnosti, a to je dôvod, prečo by ich mal používať každý pracovník kancelárie aj vo vašom back office.
Používanie pracovných pokynov na školenie kancelárskych pracovníkov znižuje riziko
Stránka back office je časť spoločnosti, ktorú tvoria administratívni a podporní pracovníci, ktorí nie sú v kontakte s klientmi. V záujme zabezpečenia efektívneho vyučovania a školenia je dobré vypracovať opis organizácie vyučovania a školenia v spoločnosti. V malej firme s niekoľkými zamestnancami tento postup nemusí byť potrebný, ale ak je zamestnancov viac, bolo by dobré, keby sa takáto dôležitá vec premyslela a spísala. Je bežnou praxou, že s organizáciou bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci v podniku oboznámi všetkých zamestnancov jedna osoba. Môže však existovať niekoľko rôznych osôb, ktoré zamestnancov poučia o tom, ako bezpečne vykonávať konkrétnu úlohu. Je dobré spísať, kto bude komu poskytovať aké pokyny, aby bolo všetkým zúčastneným jasné, o čo ide. Písomné zaznamenávanie týchto vecí je potrebné aj preto, že ak sa osoba, ktorá v podniku organizuje inštruktáže a školenia, vymení, nový zamestnanec bude mať jasný prehľad o tom, ako je táto oblasť v podniku organizovaná.
Dobré pracovné pokyny uľahčia proces digitalizácie back office
Kríza spôsobená koronavírusom bude mať obrovský vplyv na svet práce a v skutočnosti aj na kultúru práce. Na jednej strane môže masové zavedenie digitálnych pracovísk priniesť podnikom zvýšenie produktivity. Na druhej strane vynútená tendencia k masovej telepráci ukáže, aké dôležité sú sociálne interakcie a udržiavanie podnikovej kultúry pre inovatívnu a kreatívnu kultúru pracoviska. Dobré vizuálne pracovné pokyny pomôžu pri procese digitalizácie. Kancelárski pracovníci sa budú môcť naučiť, ako vykonávať určité úlohy bez potreby pomoci spolupracovníka.