Ak pravidelne nepoužívate pojmy ako “SOP”, “pracovné pokyny” a “pracovné pomôcky”, mohli by ste si myslieť, že ide o to isté. Skutočnosť je však taká, že existuje množstvo rôznych typov usmerňujúcich materiálov a pokynov, ktorými sa riadi spôsob práce spoločností, obchodných segmentov a jednotlivých zamestnancov, a každý z nich poskytuje podniku hodnotu iným spôsobom. Nižšie sa pozrieme na to, ako sa líšia “pracovné pomôcky” a “pracovné pokyny”.
Čo sú to pracovné pokyny?
Ak SOP informujú o tom, “čo” a “kto” je súčasťou práce, pracovné pokyny hovoria o tom, “ako”. Tieto pokyny krok za krokom sú zvyčajne špecifické pre jednotlivé oddelenia alebo pracovné miesta a vysvetľujú, ako vykonať SOP na splnenie konkrétnych úloh. Pracovná inštrukcia napríklad vysvetľuje, ako vykonať kontrolu údržby strojového zariadenia alebo ako usporiadať súbory na serveri. Pracovné inštrukcie zvyčajne v určitom rozsahu v podniku existujú, ale väčšina podnikov by mohla mať dôkladnejšie a lepšie napísané pracovné inštrukcie, ktoré sú jednoduchšie sledovanie.
Príkladom môže byť: Pracovný návod na údržbu by obsahoval pokyny krok za krokom, ktoré vysvetľujú týždenné, mesačné a ročné kontroly a údržbu zariadenia. Pracovná inštrukcia je v súlade s SOP preventívnej údržby.
Čo sú to pracovné pomôcky?
Pracovná pomôcka je špecifický materiál, ktorý má pomôcť niekomu efektívnejšie vykonať úlohu. Dobre napísané pracovné pomôcky šetria čas, zvyšujú presnosť a zlepšujú výkonnosť práce. Hoci pracovné inštrukcie by sa v niektorých situáciách mohli zaradiť medzi pracovné pomôcky, pracovné pomôcky zahŕňajú viac než len pokyny. Príkladom sú kontrolné zoznamy, označené fotografie častí zariadenia, adresáre spoločnosti, letáky a akýkoľvek iný doplnkový materiál, ktorý pomáha úspešne splniť úlohu. Vzhľadom na šírku materiálov, ktoré tvoria pracovnú pomôcku, ich má väčšina podnikov, ale v niektorých prípadoch musí mať podnik pri zložitých úlohách k dispozícii technickejšie pracovné pomôcky.
Chcete pomôcť zamestnancom lepšie a efektívnejšie plniť úlohy? Pracovné pomôcky sú skvelé pracovné nástroje, ktoré zamestnancom poskytujú správne informácie v správnom čase. Ak sú dobre napísané, šetria čas, zvyšujú presnosť a zlepšujú pracovný výkon.
EPríkladom môže byť: Schéma zariadenia slúži ako pracovná pomôcka, ktorá dopĺňa pracovné pokyny vysvetľujúce, ako vykonať SOP preventívnej údržby v súlade s firemnou politikou.
Záver
Najdôležitejšie je vedieť o týchto rôznych smerových prostriedkoch, že ich vaša spoločnosť potrebuje, ale nemusí ich mať. SOP často zostávajú nenapísané alebo sa zle vykonávajú, pretože nikto nemá čas na ich vytvorenie alebo aktualizáciu. Pracovné pokyny sa často vypracúvajú, keď je niekto požiadaný, aby “zdokumentoval, čo robíte”, ale výsledky sú nekonzistentné alebo neúplné. Každý si uvedomuje, že podnik potrebuje smernice, ale nikto nevie, ako ich efektívne vytvoriť. Našťastie vám s tým môže pomôcť spoločnosť REWO. REWO vám pomôže vytvoriť vizuálne pracovné pokyny 12x rýchlejšie ako tradičné metódy dokumentácie. Naplánujte si demo ak chcete vidieť, ako to funguje.