Mnoho ľudí si zamieňa smernice a pracovné pokyny. V skutočnosti väčšina ľudí píše pracovné pokyny a nazýva ich smernicami alebo naopak. Poznanie rozdielu medzi smernicami a pracovnými pokynmi vám môže pomôcť oveľa lepšie pochopiť proces dokumentácie, a teda vytvoriť skvelú dokumentáciu postupov. Lepšia dokumentácia znamená lepšiu organizáciu.
Čo sú to usmernenia?
Usmernenia sú všeobecné vyhlásenia, odporúčania alebo administratívne pokyny určené na dosiahnutie cieľov politiky poskytnutím rámca, v ktorom sa majú vykonávať postupy. Usmernenie možno chápať ako vyhlásenie, podľa ktorého sa určuje postup. Cieľom usmernenia je zefektívniť konkrétne procesy podľa stanovenej rutiny alebo správnej praxe. Smernice môže vydávať a používať akákoľvek organizácia, aby sa činnosť jej zamestnancov alebo útvarov stala predvídateľnejšou a pravdepodobne aj kvalitnejšou. Usmernenie je podobné pravidlo.
- Usmernenie sa môže často meniť v závislosti od prostredia a malo by sa revidovať častejšie ako normy a politiky.
- Usmernenie nie je povinné, je skôr návrhom osvedčeného postupu. Preto sú “usmernenia” a “osvedčené postupy” zameniteľné.
- Je to nešpecifické pravidlo alebo princíp, ktorý určuje smer konania alebo správania.
- Je to plán alebo vysvetlenie, ktorým sa človek riadi pri stanovovaní noriem alebo určovaní postupu.
Čo sú to pracovné pokyny?
Pracovné pokyny opísať, ako vykonať konkrétnu prácu. Sú konkrétne. Je dobré, ak sú čo najviac vizuálne. Postup alebo pracovný návod by mal podrobne popisovať presné kroky, ktoré musí jednotlivec vykonať, aby dokončil akúkoľvek činnosť uvedenú v procese.
- Vizuálne pomôcky, rôzne formy pracovných pomôcok.
- Postupný alebo chronologický zoznam činností.
- Poskytuje konkrétne pokyny na montáž.
- Môže byť od výrobcu alebo dodávateľa so zmenami špecifickými pre danú lokalitu/podnik.
Dúfajme, že tieto definície objasnia rozdiely medzi usmerneniami a pracovnými pokynmi. Obe vám ušetria veľa času a zlepšia prehľadnosť dokumentácia pre riadenie podniku v celej vašej organizácii. Znamenajú tiež, že všetci zamestnanci majú jasné očakávania, čo nájdu v jednotlivých typoch dokumentácie, a teda kde majú hľadať potrebné informácie.