Výrobky špecifické pre zákazníka sú na vzostupe, čo znamená, že veľkosti dávok sú čoraz menšie. V dôsledku toho sa prudko zvyšuje aj variabilita a kombinácia rôznych úloh, ktoré sa majú vykonávať na pracovisku a zamestnancom. Zamestnanec musí ovládať takmer nekonečné množstvo procesov. Aby nebol preťažený a počas vykonávania procesu na nič nezabudol, musí mať jednoduchý a rýchly prístup k pracovným pokynom. Vzhľadom na nedostatok kvalifikovaných pracovníkov zároveň podniky čelia výzve veľmi rýchlo zaškoliť nekvalifikovaných pracovníkov. Celkovo sú dobré pracovné inštrukcie dôležitým nástrojom dnešných štíhlych výrobcov.
Postupy a protokoly sú kľúčovým bodom pre manažment aj pre pracovníkov, aby pochopili, aké sú minimálne očakávania manažmentu organizácie, a aby poskytli inštrukcie a usmernenia pre pracovné úlohy pre každodennú prevádzku, neštandardné úlohy a pre núdzové situácie. Cieľom štandardizácie je urobiť viac s menšími zdrojmi, kratším časom a menším úsilím. Pravdepodobne ste už identifikovali svoje najlepšie postupy - tie, ktoré zachovávajú hodnotu a zároveň eliminujú plytvanie.
Prečo sú pracovné pokyny dôležité?
Pracovné pokyny sú vytvorené tak, aby usmerňovali pracovníkov v štyroch kľúčových oblastiach kvality: školenie, referencie, riešenie problémov a neustále zlepšovanie. Použite tieto štyri dôvody na napísanie užitočných pracovných pokynov.
Školenie nových pracovníkov
Školenie je základný prvý krok zabezpečiť, aby ľudia boli kompetentní pri plnení svojich povinností. V rámci činností plánovania kvality je dôležité definovať typ školenia, ktoré má každá funkcia absolvovať. Rovnako je potrebné zabezpečiť, aby školitelia plnili plán vrátane vylepšení vykonaných v pokynoch.
Noví zamestnanci by mali začať svoje školenie s odborníkom na procesy, aby mohli pozorovať, ako sa má proces vykonávať. Práve tu prebiehajú podrobné diskusie o školení a praktické činnosti medzi expertom a školeným. Školiteľ používa pracovné pokyny, aby noví zamestnanci pochopili základ úloh, ktoré vykonávajú. Tento proces je príležitosťou na dodatočné preskúmanie obsahu pracovných pokynov. Veterán môže opätovne potvrdiť definované kroky a nový zamestnanec môže potvrdiť platnosť procesu.
Referenčné opatrenie
Táto činnosť v oblasti kvality by sa mala zamerať na prístup k návodom aj na ich formát. Dokumentácia musí byť zavedená tak, aby sa pracovníci nemuseli obávať, že budú musieť vyhľadať informácie týkajúce sa ich oblastí zodpovednosti.
Keď zamestnanci absolvujú školenie a preukážu, že sú schopní efektívne pracovať, musíte zabezpečiť, aby boli pracovné pokyny k dispozícii v prípade otázok. Pokyny musia byť prezentované v zrozumiteľnej forme, aby ich sprístupnenie a preskúmanie nezaberalo drahocenný čas.
Napíšte, ako sa má inštrukcia vykonať, konkrétne pre každú hlavnú úlohu. Vyhnite sa definovaniu toho, prečo sa činnosť vykonáva. Nemalo by byť potrebné, aby odborná organizácia opätovne potvrdzovala, prečo sú základné úlohy potrebné. Ak je potrebné definovať informácie “prečo”, oddeľte ich od pracovných pokynov a dodatočné informácie sprístupnite len ako referenčné dokumenty školenia.
Riešenie problémov
Riešenie problémov je činnosť v oblasti kvality, ktorá sa zameriava na zabezpečenie správneho vymedzenia podporných procesov na dosiahnutie kvality výrobku. Na dokumentáciu by sa malo často odkazovať, aby sa zabezpečilo zachovanie relevantnosti.
Pracovné pokyny sú kľúčové dokumenty, na ktoré sa má odkazovať pri zistení interných alebo externých nezhôd. Urobte z preskúmania pracovných pokynov súčasť procesu nápravných opatrení. Opýtajte sa, či podporná inštrukcia správne definuje proces, a potom vykonajte audit inštrukcie, aby ste potvrdili správnu definíciu.
Prevádzkovateľ/zamestnanec nemôže niesť plnú zodpovednosť, ak sú záznamy o školení napísané podľa nedostatočne definovaného pracovného návodu. Ak je úloha správne definovaná, možno bude potrebné prehodnotiť spôsob, akým sa školenie vykonáva.
Neustále zlepšovanie
Pracovné pokyny by nemali byť stagnujúcimi dokumentmi, ku ktorým sa pristupuje len vtedy, keď o ne audítori požiadajú. Preskúmanie pracovných pokynov, keď sa zistia príležitosti na zlepšenie, dokazuje, že ide o “živé dokumenty”.”
Pokyny sa dajú vylepšovať prostredníctvom revízií dokumentov, auditov, disciplinovaného procesu riešenia problémov a predovšetkým vstupom odborníkov, ktorí úlohy vykonávajú. Súčasná dokumentácia by mala byť východiskovým bodom pre všetky zlepšenia. Pred vytvorením nového dokumentu vždy vylepšujte existujúcu dokumentáciu. Objem sa nerovná neustálemu zlepšovaniu.
Zistenie, že vaše pracovné pokyny slúžia na štyri kľúčové účely, je dôkazom, že vaša organizácia uplatňuje pokročilé plánovanie kvality. Ukazuje to, že organizácia považuje proces pracovných inštrukcií za dôležitejší ako len predpísanú požiadavku z najnovšej normy kvality. Dokazuje to tiež, že vrcholový manažment chápe dôležitosť zabezpečenia toho, aby sa takáto dokumentácia správne vytvárala, implementovala, používala a zlepšovala.
Bez správnych pracovných pokynov nebudete môcť súťažiť
Význam kvalitných pracovných pokynov neustále rastie. V čase nedostatok kvalifikovaných pracovníkov, malých sérií a rôznorodej výroby sú presné pracovné pokyny zlatom 21. storočia. Tu sa dozviete, ako vytvoriť profesionálny pracovný návod a čomu musíte venovať pozornosť.