Pokiaľ ide o organizáciu informácií, dve najbežnejšie riešenia sú správa dokumentov a správa znalostí. Mnohí majitelia firiem si myslia, že správa dokumentov a správa znalostí je to isté. V tomto článku rozoberieme rozdiely medzi nimi a vysvetlíme, kedy by ste mali zaviesť systém správy znalostí a kedy by ste mali zostať pri systéme správy dokumentov.
Čo je správa dokumentov?
Slovom správa dokumentov (DM) sa označuje proces zachytávania, ukladania a vyhľadávania elektronických verzií dokumentov, ktoré boli predtým v papierovej podobe, prostredníctvom súborov PDF, súborov textového editora a digitálnych obrázkov. Na správu ich digitálne dokumenty a využívať výhody dodatočného zabezpečenia, kontroly prístupu, centralizovaného ukladania a zjednodušených možností vyhľadávania a získavania, mnohé spoločnosti využívajú systémy správy dokumentov.
Systémy správy dokumentov (DMS) predstavujú používanie počítačového systému a softvéru na ukladanie, správu a sledovanie elektronických dokumentov a elektronických obrazov informácií v papierovej podobe, ktoré sa získavajú pomocou skenera dokumentov. DMS dnes majú rôznu veľkosť a rozsah od malých samostatných systémov až po rozsiahle celopodnikové konfigurácie slúžiace globálnemu publiku. Mnohé DMS poskytujú prostriedky na elektronické začlenenie štandardných postupov archivácie fyzických dokumentov.
Čo je to znalostný manažment?
Klasická, stručná a stále presná definícia riadenie znalostí hovorí, že riadenie znalostí (KM) je proces zachytávania, distribúcie a efektívneho využívania znalostí.
Ak chcete ísť trochu hlbšie, KM sa môže vzťahovať na všetky procesy súvisiace s vytváraním, zdieľaním, používaním a riadením vašej spoločnosti alebo znalosti organizácie. Všimnite si, že riadenie znalostí súvisí s riadením informácií, ale líši sa od neho: Zatiaľ čo riadenie informácií jednoducho poskytuje správne informácie správnym ľuďom v správnom čase, riadenie znalostí ide nad rámec toho, aby poskytlo poznatky, know-how, skúsenosti a usmernenia týkajúce sa týchto informácií. KM je mentoring v písomnej forme.
Inými slovami, znalostný manažment zahŕňa multidisciplinárny prístup k organizácii, prístupu a využívaniu zdieľaných intelektuálnych aktív na zlepšenie výkonnosti, zvýšenie konkurencieschopnosti a dosiahnutie ďalších cieľov spoločnosti. KM ako taký je neoddeliteľnou súčasťou celkovej obchodnej stratégie.