Význam pracovných pokynov sa prejavuje v vedenie zamestnancov v oblastiach kvality, ako sú školenia, referencie, riešenie problémov a neustále zlepšovanie.. Pracovné pokyny však nie sú len ďalšou »vecou, ktorú vaša spoločnosť potrebuje«. Ich obsah by mal byť starostlivo vytvorený podľa konkrétnych pokynov, ako písať pracovné pokyny.
Písanie jasných a stručných pracovných pokynov je v rýchlom pracovnom prostredí, kde čas sú peniaze, veľmi dôležité. Ich cieľom je pomôcť spoločnostiam dosiahnuť vyššiu úroveň efektivity práce tým, že ušetria čas strávený na vykonanie úlohy. Dobre napísané pracovné pokyny zabezpečujú, aby zamestnanci, ktorí vykonávajú úlohy, ľahko postupovali podľa jednotlivých krokov. Týmto spôsobom sa práca vykonáva rýchlejšie, minimalizuje sa riziko chýb a skracujú sa prestoje a oneskorenia.
Ako rozpoznať alebo definovať dobré pracovné inštrukcie
Ak chcete rozlíšiť dobre napísaný pracovný návod od priemerného, mali by ste sa pozrieť na jeho charakteristiky.
Jasné a zrozumiteľné
Obsah je ľahko čitateľný a každý zamestnanec má jasný prehľad o úlohe. Text je písaný aktívnym hlasom a bez zložitých viet, žargónu, skratiek alebo nevysvetlených odborných výrazov.
Prístupné
Pýtanie sa na dokumenty v spoločnosti sa môže rýchlo stať časovo náročnou nočnou morou. Dobré pracovné inštrukcie by mali byť ľahko dostupné pre každého, kto ich potrebuje, uložené buď online, alebo rozmiestnené po rôznych oddeleniach.
Dôveryhodné
Nesmie mu chýbať dôveryhodnosť. Konzultácie s odborníkmi na danú úlohu sú pri rozpoznávaní alebo písaní dobrého pracovného návodu kľúčové. Povedzme, že Jim pracuje ako operátor na výrobnom stroji už niekoľko rokov. Vie toho viac ako Sally, čerstvo zamestnaná asistentka, a môže vám poskytnúť informácie z prvej ruky.
Konzistentné
Kľúčom k úspechu je dôslednosť. Dobré pracovné pokyny sa riadia jednotným štýlom písania a prezentácie informácií, čo uľahčuje ich čítanie a pochopenie.
Vizuálne
Dobré pracovné pokyny sú v prípade potreby podporené vizuálnymi prvkami. Prvky ako fotografie a videá pridávajú hodnotu. Musia však byť prispôsobené a zrozumiteľné pre cieľovú skupinu, v našom prípade pre pracovníkov.
Napísali ľudia, ktorí to vedia
Ak tento proces nepoznáte, nie ste ten správny človek na túto prácu. na písanie dobrých pracovných pokynov. Nie je to vždy práca pre jedného človeka, tvorba návodov si vyžaduje tímovú prácu, kde niektorí vedia viac ako iní, najmä ak je proces zložitý.
Kroky k dobrému pracovnému návodu
Ak chcete zvýšiť efektivitu práce a času, tu je niekoľko pokynov, ako napísať dobrý pracovný návod.
Napíšte jasný úvod
Dobrý úvod by mal oboznámiť zamestnancov s projektom a určiť osoby zodpovedné za realizáciu úlohy. Nezabudnite uviesť očakávaný výstup úlohy a vytvoriť jasný názov úlohy.
Opíšte, ako vykonávať prácu
Pri opise postupu práce použite kombináciu textu a vizuálnych prvkov, ako sú obrázky, tabuľky alebo vývojové diagramy. Nezabudnite každý krok rozdeliť na menšie časti. Uistite sa, že ste pridali všetky relevantné informácie o práci vrátane požadovaných materiálov alebo užitočných odkazov.
Obráťte sa na odborníkov
Žiadna dobrá pracovná inštrukcia by sa nemala zaobísť bez konzultácie s odborníkmi na danú problematiku. Spoločne si prejdite návod a uistite sa, že je presný a aktuálny.
Formát na jednoduché čítanie
Po spísaní krokov je čas na to, aby boli vaše pokyny užívateľsky prívetivé. Vyberte si formát a držte sa ho. Kroky môžete napríklad rozdeliť do očíslovaných zoznamov. Na lepšie vysvetlenie postupu pridajte obrázky. Zvýraznite dôležité časti textu tučným písmom alebo kurzívou.
Zjednodušenie a úprava
Pravidlom je, aby bol text čo najjasnejší a najkonzistentnejší. Prečítajte si ho ešte raz a uistite sa, že dáva zmysel. Ak sú v ňom nejaké nejasnosti, zjednodušte alebo prepíšte kroky. Majte na pamäti, že vety, ktoré používate, by mali byť krátke a jednoduché (do 15 slov), bez zložitých slov alebo skratiek, ktoré by mohli pracovníkov zmiasť. Možno budete chcieť pridať aj odkazy na ďalšie vzdelávanie.
Požiadajte kolegu, aby ju vyskúšal
Ak si chcete overiť presnosť svojej práce, vyskúšajte ju s kolegom. Požiadajte ho, aby úlohu vykonal bez vašej pomoci a spoliehal sa len na dané pokyny. Pozorujte a neskôr si zapíšte prípadné nedorozumenia. Vytvorte si zoznam toho, čo by sa malo doplniť/zmeniť.
Uložiť a zdieľať
Po dokončení dokumentu ho nezabudnite zdieľať so svojimi s vaším tímom. Vytvorte si online kópiu, aby ste zabránili jeho strate. Uložte do priečinka alebo dokumentu systéme s ľahkým prístupom pre všetkých, ktorí ho môžu potrebovať.
Zhrnutie
Na začiatku to môže znieť zložito, ale keď sa vám to podarí, proces, ako napísať dobrý pracovné inštrukcie je jednoduché. Dbajte na dodržiavanie pokynov a nezabúdajte, aby ste vždy postupovali čo najjednoduchšie. Čoskoro si všimnete rozdiely vo výkonnosti.