Ak ste niekedy museli napísať pokyny pre návod na použitie viete, aké ťažké môže byť byť jasné, stručné a logicky usporiadané. Ak ste to nikdy nemuseli robiť, považujte sa za šťastlivca a čítajte ďalej! Tu je niekoľko tipov na písanie jasných, stručných, logických a účinných pracovných návodov.
Písanie jasných pracovných pokynov
V anglickom jazyku existujú tri základné slová, ktoré sú absolútne nevyhnutné pre písanie jasných pokynov: Naliehavé. Úlohy. Nevyhnutné. Je ľahké napísať fádny, nudný, neužitočný pokyn, ale ak jednoducho dokážete písať naliehavým alebo rozkazovacím spôsobom (čo sú základné slovesá, ktoré znamenajú niečo dôležité), každému, kto ho číta, bude jasné, že musí urobiť to, čo hovoríte. Písanie úloh Nemusíte písať kompletné pokyny pre každú úlohu. Niektorým ľuďom stačí hrubá predstava o tom, čo majú ďalej urobiť, a ak si tým nie ste istí, napíšte “skúste sem vložiť tento riadok”, “postupujte podľa týchto krokov” alebo jednoducho “vyčistite tieto dve škvrny”. Ak si nie ste istí, čo máte napísať, nechajte si poznámku pre seba.
Efektívne pracovné pokyny sú stručné
Asi najväčšia sťažnosť, ktorú počúvam od učiteľov, je, keď si musia vziať čas z hodiny, aby si prešli pokyny alebo čokoľvek iné. Rýchlo to začne byť nudné. Všetci vieme, že najlepší spôsob, ako dávať pokyny, je poskytnúť jednoriadkové zhrnutie toho, čo sa má v pokynoch robiť. Znie to tak jednoducho, ale ide o to, že všetci vieme, čo máme robiť. Vieme, ako to funguje. Len nechceme opakovať, čo sme urobili. Keď viete, ako niečo funguje, je jednoduchšie povedať niekomu inému, ako to má urobiť. Preto pomáha napísať návod, ktorý vysvetľuje, ako robiť to, čo viete, a nie ako robiť niečo, čo neviete, ako sa robí.
Písanie logických pokynov
Tvrdenie zrejmého nie je zručnosť, ktorá by sa v literatúre presadzovala. Napriek tomu sa to niektorí z najlepších spisovateľov učia: Toto pravidlo logiky môžete porušiť tak, že sa budete snažiť riešiť jednu otázku za druhou. Najjednoduchšie to urobíte tak, že si určíte konkrétne prvky v obsahu, ktoré tam musia byť, a potom im vyhradíte príslušný priestor. Ak by váš obsah bol niečo ako Ako naštartovať písanie pomocou účinných pokynov, vyzeral by asi takto: Najprv je tu časť Čo. Tá pozostáva z úvodu, ktorý čitateľa uvedie do témy. Je to úvod k tomu, čo bude v rámci tohto článku povedané. Po druhé, existuje časť Ako.
Zahrnúť ‘kontrolu času’
Podľa portálu Entrepreneur.com v prieskume medzi 2 000 ľuďmi, ktorí pracujú v oblasti služieb, 59% uviedlo, že by s menšou pravdepodobnosťou nakúpili od firmy, ktorá používa nejasné pokyny. A podľa Michaela P. Grabnera, profesora komunikácie na Drake University v štáte Iowa sú “najlepšie” písomné pokyny stručné, jasné a logické. Dobré pokyny by mali obsahovať len tie prvky, ktoré sa týkajú danej úlohy. Mali by byť stručné a nemali by si vyžadovať rozsiahle čítanie. Inými slovami, ak si potrebujete prečítať návod krok za krokom na inštaláciu diaľkového ovládania, návod by nemal vyžadovať, aby ste si najprv prečítali všetko, čo treba vedieť o hudobnej teórii.