Medtem ko se podjetja trudijo ponovno odpreti vrata in zaposlene vrniti na delo, obstaja zelo učinkovita tehnika, ki lahko pomaga pospešiti ta proces - imenuje se sprehod po Gembi. Sprehod Gemba je bistveni del Filozofija vitke proizvodnje. Njegov prvotni namen je omogočiti vodjem in vodjem, da opazujejo dejanski delovni proces, sodelujejo z zaposlenimi, pridobivajo znanje o delovnem procesu in raziskujejo priložnosti za nenehne izboljšave.
Kaj je sprehod Gemba?
Prevod izraza iz japonskega korena je “pravi kraj”. Znano je tudi kot “kraj, kjer se ustvarja vrednost”. V praksi vitkega poslovanja in Six Sigma to pomeni, da si vzamemo čas, da opazujemo, kako se proces izvaja, in se pogovarjamo s tistimi, ki to delo opravljajo. Tako je sprehod Gemba japonski izraz, ki je del praks vitkega poslovanja in Six Sigma. Pomeni, da se sprehodite po svojem podjetju in delavnici, si vzamete čas, da si ogledate, kako vaše podjetje deluje, kako potekajo procesi, in se podrobno pogovorite z ljudmi in člani ekipe, ki opravljajo vaše delo. Sprehod po Gembi je koncept, ki ga je razvil Taiichi Ohno, ki pogosto velja za očeta Pravočasna proizvodnja.
To orodje vitke proizvodnje ima tri pomembne elemente:
- Pojdite in si oglejte. Glavna zamisel sprehoda Gemba je, da se menedžerji in vodje na vseh ravneh redno sprehajajo po delavnici in sodelujejo pri iskanju potratnih dejavnosti.
- Vprašajte, zakaj. Glavni cilj sprehoda Gemba je podrobno raziskati tok vrednosti in z aktivno komunikacijo poiskati njegove problematične dele. Dober vodja vedno raje posluša kot govori. Zato lahko za prepoznavanje problematičnih delov procesa uporabite različne tehnike, kot je 5 zakaj.
- Spoštujte ljudi. Ne pozabite, da sprehod po Gembi ni “sprehod po šefu”. Kazanje s prstom in obtoževanje ljudi je točno to, česar vam ni treba početi. Tam niste zato, da bi presojali in pregledovali rezultate. Tam ste zato, da sodelujete z ekipo in skupaj iščete težave. Poskusite se osredotočiti na iskanje šibkih točk procesa in ne ljudi.
Kako izboljšati svoje sprehode po Gembi?
Korak 1: Določite namen sprehoda Gemba
Preden se odpravite na sprehod Gemba, morate ugotoviti, kakšen je namen sprehoda Gemba in kakšna je njegova tema. Morda iščete načine za izboljšanje produktivnosti, zmanjšanje stroškov, zmanjšanje napak, izboljšanje pretoka ali pomoč pri uresničevanju zamisli o izboljšavah. Vendar morate jasno opredeliti namen, sicer se boste izgubili in se zapletli v vse, kar se dogaja na tleh, brez jasnih izboljšav in rezultatov.
Korak 2: Prepričajte se, da razumete proces, ki ga boste opazovali na sprehodu po Gembi
Če ne poznate procesa na visoki ravni, ki ga boste opazovali, obstaja verjetnost, da ne boste mogli v celoti izkoristiti obstoječih priložnosti. Zato se pred začetkom sprehoda po Gembi prepričajte, da razumete, kaj boste opazovali, da boste lahko zagotovili potrebno podporo, smernice in vpogled.
Korak 3: Izberite čas opazovanja
Pri sprehodu po Gembi gre za medsebojno spoštovanje in skupni interes za hitrejše, varnejše, enostavnejše in preprosto boljše procese, zato ne gre za to, da bi ljudi ujeli. Določitev časa zagotavlja, da je ekipa lahko obveščena in da so vodje ekip na voljo za sodelovanje v svojem delu sprehoda Gemba Walk.
Korak 4: Izberite čas opazovanja
Gemba pomeni kraj, kjer se “ustvarja vrednost”, zato ne vabite članov ekipe v pisarno, da bi vam poročali. Odpraviti se morate tja, kjer se opravlja delo in kjer se ustvarja vrednost. Po znamenitem Ohnovem stavku o vitkem poslovanju: “Vsak vodja si mora vsaj trikrat na dan umiti roke”.
5. korak: Vzemite si čas za opazovanje procesov in kakovosti storitev
Med sprehodom po Gembi je cilj vedno osredotočen na proces in na to, kaj ga ovira pri doseganju ciljev maksimiranja vrednosti za stranke. Ko opazujete proces, razmislite o vhodih v proces in o tem, ali ustrezajo namenu. In kako proces, vložki in ekipe medsebojno delujejo.
Korak 6: Ugotovite, kako proces deluje v trenutnem stanju
Preden začnete iskati rešitve ali priložnosti, si vzemite čas za opazovanje in natančno spoznajte, kako deluje trenutna začetna faza. Ali proces deluje v skladu s pričakovanji ali prihaja do zamud, predelav, zmede, premikov itd.
Korak 7: Vizualizacija razkoraka med idealnim stanjem in dejanskim dogajanjem
Zdaj, ko ste spoznali trenutno stanje, ugotovite, kakšno je najboljše idealno stanje in kje so vrzeli. Ni nujno, da je idealno stanje popolno stanje v prihodnosti, temveč je idealno stanje dosegljivo (ob upoštevanju številnih omejitev). Pri tem želite ugotoviti, katera je vrzel, ki jo je mogoče nato potencialno odpraviti.
Korak 8: Poiščite priložnosti za izboljšave, da bi odpravili vrzel
Če je razlika med sedanjim in idealnim stanjem jasna, katere dejavnosti bi lahko izvedli ekipa, vodje, vodje ekip, da bi pomagali odpraviti to vrzel. Sodelujte z ekipo, razpravljajte o možnostih in oblikujte akcijski načrt za spodbujanje izboljšav.