Zaradi vse večje priljubljenosti standardov ISO je prav, da o njih spregovorimo nekoliko več. V tem prispevku bomo opredelili, kaj pomeni skladnost s standardi ISO, kako se kaže pri pisanju dokumentacije in kaj to pomeni za pisanje navodil za delo. Za začetek najprej opredelimo, kaj je ISO. Organizacija ISO s sedežem v Švici Mednarodna organizacija za standardizacijo razvija in objavlja mednarodne standarde dokumentacije sistema vodenja kakovosti (QMS), ki zagotavljajo dosledno raven kakovosti, varnosti in učinkovitosti. Njihovi standardi, med katerimi je najbolj znana serija ISO 9000, pomagajo podjetjem učinkovito dokumentirati in vzdrževati učinkovit sistem kakovosti.
Kaj je skladnost s standardi ISO?
Podjetje je ISO skladen, če upošteva pravila in predpise ISO. Podjetja imajo brezplačno voljo pri izbiri, ali bodo ravnala v skladu s standardi ISO ali ne; lahko se odločijo, ali bodo ravnala v skladu s standardi ISO ali ne. vendar niso dolžna upoštevati standardov.
ISO zagotavlja certificiranje kot potrditev skladnosti podjetja s standardi in daje strankam in poslovnim partnerjem. ISO 9001 je edini standard v družini standardov, ki ga je mogoče certificirati. V Sloveniji je več kot milijon podjetij, ki so se odločila, da bodo v skladu z zahtevami standarda podjetij v več kot 170 državah, ki imajo takšen certifikat. Vendar pa je certifikacijska presoja je draga in dolgotrajna. Glede na to se vse več podjetij raje odloča za to, da so skladna z ISO, namesto da bi pridobila certifikat ISO.
Kako napisati navodila za delo v skladu s standardom ISO?
ISO zagotavlja le navodila, kako upravljati sistem vodenja kakovosti vašega podjetja, ne opredeljuje pa oblike. Pri pisanju dela, skladnega z ISO, se morate osredotočiti na 4 glavne točke navodila:
1. Razumevanje zahtev ISO za skladnost
Pozorno preberite standarde in se seznanite z zahtevami sistema QMS. Te lahko vključujejo različne vrste politik, priročnikov, ciljev, postopkov in diagramov poteka. Pred pisanjem se prepričajte, da razumete razlika med procesom, postopkom in delovnim navodilom.
2. Oblikujte svojo dokumentacijo za skladnost z ISO
Če ste vajeni z generičnimi dokumenti, naj vas spomnimo, da ISO ne zagotavlja predlog. Najbolje je, da v svojem podjetju načrtujete sestanek in dodelite vlogo vodje sistema kakovosti. Naj ta oseba oblikuje dokumentacijo in ustvari strategijo vsebine.
3. Razmišljajte o svojih uporabnikih in pišite zanje
Vaši uporabniki so vaši sodelavci. Mnogi med njimi morda niso veliki ljubitelji branja, zato poskrbite, da dokumentacijo čim bolj nazorno in razumljivo. Morda boste želeli vključiti preprost jezik in izraze, ki jih vsi poznajo. Poskusite se izogniti v en dokument stlačiti preveč informacij, vendar tudi ne poskušajte ustvariti preveč različnih dokumentov o isti temi. To povzroča preveč birokracije in je vse prej kot razumljivo.
4. Vključite najboljše prakse tehničnega pisanja
Če ste že imate izkušnje s pisanjem tehnične dokumentacije, veste, kaj se najbolje obnese. Če ne, vam ponujamo nekaj priporočil o tem, kaj morate upoštevati pri pisanju ISO skladnih navodil za delo:
- dolžina: manj je več; pisanje kratkih stavkov z eno glavno mislijo na stavek je najboljše
- struktura: zagotavlja jasno in logično strukturo; besedilo pišite v točkah namesto v odstavkih, izogibajte se zapletenim stavkom
- tabele in številke: vključujejo tabele, diagrame, grafe in druge vizualne elemente, kjer je to mogoče. Ne pozabite, da je ena fotografija vredna tisoč besed.
- revizije: vključujejo stran z zgodovino revizij in navedite spremembe, ki so bile opravljene, tako da boste imeli jasen pregled nad vsemi spremembami.
Zdaj veste, kako napisati navodila za delo v skladu z ISO. Ne pozabite, da se vse začne z dobrim pregledom standardov ISO. Če potrebujete več pomoči o tem, kako napisati dobra navodila za delo (ne le skladna z ISO), vam je na voljo naša »Nasveti za pisanje dobrih navodil za delo« je lahko dober kraj za začetek.