Pisanje in prikazovanje navodil za delo nima večjega pomena, če ne veste, kako jih pravilno organizirati. Se vam je že kdaj zgodilo, da niste mogli najti dokumenta, ki ste ga iskali? Ali pa ste ga v naglici shranili in pozabili, kam ste ga odložili? Če želite izvedeti več o tej temi in pridobiti nasvete, kako organizirati navodila za delo, obvezno nadaljujte z branjem. V tem prispevku se bomo osredotočili na to, kako organizirati delovna navodila na spletu in zunaj njega, zato vam bodo nasveti prišli prav tudi pri organizaciji dokumentacije doma.
Kako urediti navodila za delo
SPLETNA ORGANIZACIJA
Ker je število zaposlenih in digitalizacija prinaša določene prednosti v primerjavi s papirnim delom, podjetja prehajajo na spletno shranjevanje delovne dokumentacije. Vendar pa je treba organizirati takšne kupe dokumentacije, sicer lahko zlahka postanejo nered. Organiziranje dela dokumentacije morda zahteva nekaj računalniškega znanja, vendar ni težko delo za tiste, ki so se pripravljeni učiti.
- Pri spletnem urejanju navodil za delo najprej preverite, ali je treba upoštevati katerega od standardov. Običajno podjetja upoštevajo standardi, kot je ISO ali podobno. Ne pozabite pisati, urejati in prikazovati dokumentov na način, ki je v skladu s standardi.
- Pri poimenovanju in prepisovanju zadnje različice datoteke bodite previdni. Dvakrat preverite, ali je ime navodil za delo jasno in ali vključuje delovno mesto, za katero je namenjeno. Poleg tega običajno obstaja ena ali nekaj oseb z dovoljenjem za upravljanje sistemov dokumentacije, zato jim posredujete navodila ali jih obvestite o morebitnih spremembah. Preden shranite ali prepišete obstoječi dokument, ga morajo odobriti.
- Nenazadnje organizirajte navodila za delo tako, da jih boste lahko shranili in delili z vsemi, ki jih bodo morda potrebovali. Vendar pazite, da shranite zadnjo različico datoteke, da ne bo prišlo do nesporazuma. Shranjevanje je tudi lazna faza pisanja dobrih navodil za delo. Več o tem, kako napisati dobra navodila za delo v našem drugem prispevku.
ORGANIZACIJA BREZ POVEZAVE
Vendar pa je vedno je dobro hraniti kopije dokumentov brez povezave. Iskreno povedano, nikoli niste zares ne veste, kdaj se bo vaš računalnik zrušil in odnesel vse vaše shranjene dokumentacijo. Tukaj je nekaj nasvetov o tem, kako učinkovito organizirati brez povezave, sistem delovnih navodil, ki ga je enostavno upravljati. In kar je najboljše, ti nasveti so uporabni tudi za shranjevanje domače dokumentacije!
- Odločite se, kako želite razdeliti navodila za delo, in izberite metodo, ki vam najbolj ustreza. Delite jih lahko po:
- oddelek,
- abecedni vrstni red dela (od A do Ž),
- vrste (npr. stroji, računalniki, tiskalniki...),
- ali drugo.
- Urejene mape z datotekami razvrstite v skupine in jih označite z opombami, da boste lahko hitro našli, kaj vsebuje posamezna datoteka.
- Shranjujte na varnem in priročnem mestu ter prostor označite z oznako »Delovna navodila«. Natisnjena navodila za delo naj hrani oseba, ki je odgovorna za vodenje dokumentacije, naj se hranijo v arhivu ali razdelijo po podjetju. Z distribucijo mislimo, da vsak oddelek dobi le posebna navodila, ki se nanašajo na njegovo delo.
Ne glede na to, ali gre za spletno ali urejena navodila za delo omogočajo hitrejšo distribucijo in obdelavo informacij tistemu, ki jih potrebuje. Zato je bolje vložiti nekaj čas na začetku, uredite navodila za delo ter prihranite čas in denar s kasnejšim iskanjem.