Imate postopek, ki ga morajo opraviti delavci, ali izdelek, ki ga morajo ljudje uporabljati, zato ste dobili nalogo, da jim ga olajšate. Običajni pristop je precej preprost: zagotovite jasna navodila in ljudem sporočite, kaj naj bi počeli. Toda samo zato, ker ste sposobni zapisati korake, še ne pomeni, da jim bralci zlahka sledijo in jih razumejo. Če želite, da bodo vaša navodila za delo uspešna, si oglejte te nasvete, kako najbolje sestaviti niz preprostih, jedrnatih in prepričljivih navodil, ki bodo vašim strankam pomagala brez težav opraviti delo.
Pišite za osebo, ki bo prvič prebrala vaša navodila, da bodo zanjo prepričljiva.
Ko pišete navodila, jih bo brala oseba, ki še nikoli ni uporabljala vašega izdelka ali storitve in bo potrebovala jasna navodila za uporabo.
Uporabljajte kratke stavke in besede, da bodo vaša navodila za delo razumljiva.
Najpogostejša napaka pri pisanju navodil je uporaba dolgih in zapletenih stavkov, ki so na koncu zmedeni in težko razumljivi. Star pregovor pravi: “Ne uporabljaj dolgih besed za preproste stvari.” In to je res.
Včasih želimo nekaj povedati takoj, ne da bi to temeljito opisali: Recimo, da želite zapisati vse korake, ki jih mora narediti novi tekač, da se pripravi na tekmo. Z uporabo kratkih in preprostih stavkov bralcu damo takojšen in uporaben nasvet, ki ga lahko hitro uporabi pri svojem teku.
Na primer: “Tri mesece vsak dan preteci dve milji, da boš zgradil vzdržljivost in moč.”
To se morda sliši preprosto, vendar je zelo težko razumeti, saj ima veliko gibljivih delov. Ne vidite enega samega koraka takoj: Kako veste, da je treba “krepiti vzdržljivost in moč”? Veliko je podrobnosti.
Uporabite slike, grafikone in tabele, ne da bi bralca obremenjevali z dodatnimi stvarmi, ki mu jih še ni treba vedeti.
Pomembno je, da uporabite slike, grafikone in diagrame, ki bralcu pomagajo razumeti dogajanje v zgodbi. Bralca ne želite preobremeniti s preveč informacijami, vendar tudi ne želite izpustiti pomembnih podrobnosti, ki bodo vašo zgodbo naredile smiselno.
Pri tem vam lahko pomaga že dobro sestavljeno kazalo vsebine ali naslovi poglavij.
Premislite, kaj je treba vključiti in česa ne, da bodo vaša navodila za delo prepričljiva.
Če menite, da bo to ljudi bolj zmedlo, kot pa jim pomagalo takoj začeti, saj še ne vedo, o čem govorite in kako to deluje, nekaterih korakov v navodilih ne navajajte.
Pri navodilih je najbolje, da ljudem posredujete pravo količino informacij, da lahko dokončajo delo. Ljudem ne želite dati preveč informacij, saj bi jih to lahko zmedlo.