Raziskave so pokazale, da se nesreče na delovnem mestu pogosteje zgodijo zaradi napak v sistemih kot pri ljudeh. S pisanjem jasnih navodil za delo lahko podjetja izboljšajo svoje sisteme in zmanjšajo število nesreč. Izboljšanje sistemov se začne s pregledom navodil za delo in standardiziranih operativnih postopkov podjetja (SOP).
Znaki, da vaša navodila za delo potrebujejo posodobitev
Posodabljanje navodil za delo je težavno
Dokumentacija mora biti pomemben vidik stalnega izboljševanja. Vendar se veliko zaposlenih aktivno izogiba dokumentiranju postopkov, ker je njihov sistem za ustvarjanje navodil za delo preveč dolgočasen ali težaven za delo. Dokumentiranje standardov ustvarja izhodišče za nenehno izboljševanje, zato bo, če zaposlene odvračamo od zapisovanja stvari, to negativno vplivalo na nenehno izboljševanje. Ko proces dokumentirate in standardizirate, po naravi stvari takoj začne postajati zastarel. Delavci seveda najdejo boljše načine izvajanja nalog, uvedejo se nove metode, deli in orodja se spremenijo itd. Če je postopek posodabljanja postopkov birokratski in okoren, bodo dokumenti hitro zastareli in neučinkoviti.
Vaša navodila za delo so nenehno zastarela.
Nedavna raziskava je pokazala, da 78% proizvajalcev uporablja zastarele ali neučinkovite dokumente, kar povzroča pomanjkanje standardizacije in nadzora kakovosti. Kadar dokumenti ne odražajo dejanskega stanja pri delu, se zaposleni namesto k odobrenim standardom zatečejo k podedovanemu znanju in najboljšim ugibanjem. Če se zdi, da so vaši dokumenti nenehno zastareli, je to precejšen pokazatelj, da vaš sistem navodil za delo potrebuje hitrejšo metodo za pregledovanje in izboljševanje dokumentacije.
Težko dostopna navodila za delo
Iskanje ustreznega dokumenta se morda zdi preprosta naloga, vendar če ste kot večina podjetij, se je v vaši organizaciji z leti nabralo na tisoče in tisoče datotek. Velike mape z gostim in verjetno zastarelim gradivom. Tudi če so dokumenti digitalizirani, je pri uporabi več sistemov za ustvarjanje, upravljanje in shranjevanje delovnih navodil iskanje pravilnih dokumentov lahko enako težavno kot pri njihovih papirnatih ustreznikih. Če težko najdete prava navodila za delo, ki so pomembna za vaše delo, potem je morda čas za nadgradnjo sistema, ki je bolj racionaliziran v pristopu k upravljanju dokumentov in dostopnosti.
Vaša navodila za delo se ne uporabljajo
Verjetno najpogostejši pokazatelj neučinkovitosti vaših navodil za delo je, da jih nihče ne uporablja. Tehnični pisci, inženirji ali strokovnjaki za usposabljanje si velikokrat prizadevajo za oblikovanje in dokumentiranje standardiziranih postopkov, vendar se na koncu na dokumentih nabere prah, ker niso dovolj jasni, so nenatančni, zastareli ali pa je do njih težko dostopati in jih posodabljati.
Zaključek
Delovna navodila so v številnih podjetjih postala nepogrešljiv del vsakdanjega življenja. Zagotavljajo strukturo, služijo kot posredniki znanja in s standardizacijo podpirajo optimizacijo poslovnih procesov. S prehodom na digitalna delovna navodila, imate na voljo močno orodje, ki omogoča, da je znanje vaših zaposlenih vidno. S prehodom na digitalno tehnologijo jih je tudi veliko lažje posodabljati.