Navodila za delo so predpogoj za učinkovito in varno izdelavo visokokakovostnih izdelkov. Pomagajo znatno zmanjšati tveganja za nezgode, človeške napake in slabe prakse, saj delavcem - izkušenim ali novincem - zagotavljajo ‘en najboljši način’ za izvedbo naloge.
Najboljše prakse za doseganje popolnih navodil za delo
Pisanje jasnih in natančnih dokumentov
To sta dve besedi, ki si ju morate zapomniti, ko gre za izboljšanje učinkovitosti, časa in zmanjšanje možnosti napak. Operacije, ki se bodo izvajale, boste morali opisati z jasnimi in natančnimi vizualnimi prikazi, da bi odpravili vse morebitne interpretacije bralca, ki je tako resnično voden pri izpolnjevanju svojega poslanstva v okviru svojega delovnega mesta. To omogoča tudi dodatno pojasnitev možnih povezav med delovnimi mesti v vseh njihovih različnih vidikih: zadevna delovna mesta, pričakovani čas prehoda na posameznem delovnem mestu, vrstni red intervencij za posamezno delovno mesto, pogoji povezovanja, načini prenosa s postaje na postajo.
Ohranite preprostost
V svetu industrije sta preprostost in učinkovitost pogosto združeni. Skratka, pomeni, da je treba dokument razbremeniti vseh odvečnih informacij, vseh podatkov, ki ne le obremenjujejo podporo, ampak poleg tega lahko povzročijo težave uporabniku, saj ga spravijo v zmedo in/ali napako. Prav tako je potrebna minimalistična in nepregledna struktura v postopku ustvarjanja, ki vključuje le elemente navodil in sklicevanja, ki so potrebni za fazo izdelave/proizvodnje/izkoriščanja.
Prehod na digitalno tehnologijo
Za člane podjetja je ključnega pomena, da se zanesejo na podporo, ki je zanesljiva, praktična in jo je enostavno posodabljati. Pri tem je cilj zmanjšati ali celo odpraviti napake in motnje v delovanju, zlasti zaradi dokumentov, ki so ostali v starih različicah. O tem moramo biti jasni: Neizpodbitno je, da klasična papirna oblika ne more več izpolnjevati tovrstnih zahtev in da so že nekaj let v ospredju digitalni mediji, in to iz več razlogov: centralizacija informacij, vključno z lažjim dostopom do njih, zlasti za mobilne zaslone (tablice, pametni telefoni ...), in predvsem zaradi varnosti. Sprejetje brezpapirnega/dematerializiranega sistema za izdelavo delovnih navodil ustreza istim zahtevam in isti logiki digitalizacije delovnih okolij, ki je značilna za industrijo 4.0. Morda si boste želeli ogledati REWO in si oglejte, kako lahko to storite.
WI naj bo del stebrov sistema kakovosti podjetja
QMS (sistem vodenja kakovosti), kot ga opredeljuje standard ISO 9001, se osredotoča na razvoj in vzdrževanje učinkovite dokumentacije kakovosti. Na spletni strani navodila za delo so ena od bistvenih sestavin dokumentacije kakovosti, ki jo omenjeni standard simbolizira v obliki dokumentacijske piramide, na vrhu katere je priročnik kakovosti. Zato navodila za delo postanejo stebri sposobnosti organizacije, da doseže svoje kakovostne cilje.
Poglejte na to z vidika gledalcev
Ko pripravljate navodila za delo, se zdi očitno, da je treba pomisliti na osebo, ki se bo z njimi posvetovala. Le tako, da se postavite v čevlje uporabnika, pa tudi tako, da ga vključite v razvoj in upoštevate njegova opažanja, zbrana na terenu, lahko napišete dokument, ki bo čim bolj podoben resničnosti.
Katerim praksam se je treba izogibati pri navodilih za delo
Način pisanja, razširjanja in vzdrževanja navodil za delo je ključnega pomena za njihovo uporabnost. Pri oblikovanju navodil za delo se morate izogibati štirim prepovedim. Ne ustvarjajte navodil za delo, ki so:
- dolgotrajno in nejasno.
- težko dostopne na kraju ukrepanja.
- avtor je nestrokovnjak.
- težko posodobiti.