Pomen navodil za delo se kaže v usmerjanje zaposlenih na področjih kakovosti, kot so usposabljanje, reference, reševanje problemov in nenehno izboljševanje.. Vendar navodila za delo niso le še ena »stvar, ki jo vaše podjetje potrebuje«. Vsebino je treba skrbno oblikovati in pri tem upoštevati posebne smernice za pisanje navodil za delo.
Pisanje jasnih in jedrnatih navodil za delo je ključnega pomena v hitrem delovnem okolju, kjer je čas denar. Njihov namen je pomagati podjetjem doseči višjo raven delovne učinkovitosti, saj prihranijo čas, porabljen za izvedbo naloge. Dobro napisana navodila za delo zagotavljajo, da zaposleni, ki izvajajo naloge, zlahka sledijo korakom. Tako je delo opravljeno hitreje, tveganje napak je zmanjšano na najmanjšo možno mero, izpadi in zamude pa so manjši.
Kako prepoznati ali opredeliti dobra navodila za delo
Da bi dobro napisano navodilo za delo ločili od povprečnega, si moramo ogledati njegove značilnosti.
Jasno in razumljivo
Vsebina je lahko berljiva in vsak zaposleni ima jasen pregled nad nalogo. Besedilo je napisano v aktivnem glasu in brez zapletenih stavkov, žargona, kratic ali nepojasnjenih tehničnih izrazov.
Dostopno na
Spraševanje po dokumentih v podjetju lahko hitro postane dolgotrajna nočna mora. Dobra delovna navodila morajo biti enostavno dostopna vsem, ki jih potrebujejo, shranjena na spletu ali razporejena po različnih oddelkih.
Verodostojno
Ne sme mu manjkati verodostojnosti. Pri prepoznavanju ali pisanju dobrih navodil za delo je ključnega pomena posvetovanje s strokovnjaki za nalogo. Recimo, da je Jim zadnjih nekaj let delal kot operater na proizvodnem stroju. Ve več kot Sally, sveže zaposlena pomočnica, in vam lahko poda informacije iz prve roke.
Dosledno
Ključna je doslednost. Dobra navodila za delo upoštevajo enoten slog pisanja in predstavitve informacij, kar olajša branje in razumevanje.
Vizualni
Dobra navodila za delo so po potrebi podprta z vizualnimi elementi. Elementi, kot so fotografije in videoposnetki, imajo dodano vrednost. Vendar morajo biti prilagojeni in razumljivi ciljni skupini, v našem primeru delavcem.
Pišejo ljudje, ki vedo.
Če niste seznanjeni s postopkom, niste prava oseba za to delo. za pisanje dobrih navodil za delo. To ni vedno delo za eno osebo. navodil zahteva timsko delo, pri katerem nekateri vedo več kot drugi, zlasti če če je postopek zapleten.
Koraki do dobrega delovnega navodila
Če želite povečati delovno in časovno učinkovitost, vam ponujamo nekaj napotkov, kako napisati dobra navodila za delo.
Napišite jasen uvod
Dober uvod mora zaposlene seznaniti s projektom in določiti osebe, ki so odgovorne za izvedbo naloge. Ne pozabite omeniti pričakovanega rezultata naloge in oblikovati jasnega naslova naloge.
Opišite, kako opraviti delo.
Pri opisovanju načina opravljanja dela uporabite kombinacijo besedila in vizualnih elementov, kot so slike, tabele ali diagrami poteka. Ne pozabite razdeliti vsakega koraka na manjše dele. Prepričajte se, da ste dodali vse pomembne informacije o delu, vključno z zahtevanim gradivom ali koristnimi referencami.
Posvetujte se s strokovnjaki
Nobeno dobro navodilo za delo ne bi smelo miniti brez posvetovanja s strokovnjaki na tem področju. Skupaj preglejte navodila in se prepričajte, da so natančna in posodobljena.
Format za lažje branje
Ko zapišete korake, je čas, da navodila pripravite tako, da bodo uporabniku prijazna. Izberite obliko in se je držite. Korake lahko na primer razdelite na oštevilčene sezname. Dodajte slike, ki bodo bolje pojasnile postopek. Pomembne dele poudarite z besedilom v krepkem ali poševnem tisku.
Poenostavite in uredite
Pravilo je, da je besedilo čim bolj jasno in dosledno. Še enkrat ga preberite in se prepričajte, da je smiselno. Če se pojavljajo nejasnosti, poenostavite ali na novo napišite korake. Upoštevajte, da morajo biti stavki, ki jih uporabljate, kratki in preprosti (do 15 besed), brez zapletenih besed ali kratic, ki bi lahko delavce zmedle. Morda boste želeli dodati tudi reference za nadaljnje učenje.
Prosite sodelavca, da jo preizkusi.
Če želite preveriti natančnost svojega dela, ga preizkusite s sodelavcem. Prosite ga, naj nalogo opravi brez vaše pomoči in se pri tem zanaša le na dana navodila. Opazujte in pozneje zabeležite morebitne nesporazume. Sestavite seznam, kaj je treba dodati/spremeniti.
Shranite in delite
Ko dokončate dokument, ga ne pozabite deliti z ekipo. Ustvarite spletno kopijo, da ga ne izgubite. Shranite v mapo ali dokument sistemu, do katerega imajo enostaven dostop vsi, ki ga bodo morda potrebovali.
Povzetek
Morda se bo na samem začetku zdelo težko, a ko se boste tega lotili, se bo postopek, kako napisati dober navodila za delo je enostavno. Upoštevajte smernice in ne pozabite, da mora biti vselej čim bolj preprosto. Kmalu boste opazili razlike v učinkovitosti.