Če izrazov, kot so “SOP”, “navodila za delo” in “delovni pripomočki”, ne uporabljate redno, bi vam lahko odpustili, če bi mislili, da so vsi enaki. V resnici pa obstaja več različnih vrst usmerjevalnega gradiva in smernic, ki urejajo način dela v podjetjih, poslovnih segmentih in pri posameznih zaposlenih, pri čemer vsaka od njih na različne načine zagotavlja vrednost za podjetje. V nadaljevanju si bomo ogledali, v čem se razlikujejo “pripomočki za delo” in “navodila za delo”.
Kaj so delovna navodila?
Če SOP posredujejo informacije o tem, “kaj” in “kdo” dela, navodila za delo sporočajo, “kako”. Ta navodila po korakih so običajno specifična za oddelek ali delovno mesto in pojasnjujejo, kako izvesti SOP za izvedbo določenih nalog. Delovna navodila na primer pojasnjujejo, kako opraviti vzdrževalni pregled stroja ali kako urediti datoteke na strežniku. Navodila za delo običajno do neke mere obstajajo v podjetju, vendar bi večina podjetij lahko imela temeljitejša in bolje napisana navodila za delo, ki so lažje sledenje.
Primer je: Delovna navodila za vzdrževanje vsebujejo navodila po korakih, ki pojasnjujejo tedenske, mesečne in letne preglede in vzdrževanje opreme. Delovna navodila so usklajena s SOP za preventivno vzdrževanje.
Kaj so pripomočki za delo?
Pomoč pri delu je posebno gradivo, ki je namenjeno učinkovitejši izvedbi naloge. Dobro napisani pripomočki za delo prihranijo čas, povečajo natančnost in izboljšajo učinkovitost dela. Čeprav bi lahko navodila za delo v nekaterih primerih uvrstili med pripomočke za delo, pa pripomočki za delo zajemajo več kot le navodila. Primeri vključujejo kontrolne sezname, označene fotografije delov opreme, imenike podjetij, letake in drugo dodatno gradivo, ki pomaga pri uspešni izvedbi naloge. Glede na širino gradiva, ki predstavlja pripomoček za delo, ima večina podjetij te pripomočke na voljo, v nekaterih primerih pa mora imeti podjetje za zapletene naloge na voljo bolj tehnične pripomočke za delo.
Želite zaposlenim pomagati, da naloge opravijo bolje in učinkoviteje? Pomoči za delo so odlična orodja za delo, ki zaposlenim posredujejo prave informacije ob pravem času. Če so dobro napisani, prihranijo čas, povečajo natančnost in izboljšajo uspešnost dela.
eprimer je: Diagram dela opreme služi kot delovni pripomoček, ki dopolnjuje navodila za delo, ki pojasnjujejo, kako izvesti SOP za preventivno vzdrževanje, ki je usklajen s politiko podjetja.
Zaključek
Najpomembnejša stvar, ki jo morate vedeti o teh različnih usmerjevalnih sredstvih, je, da jih vaše podjetje potrebuje, vendar jih morda nima. SOP pogosto ostanejo nenapisani ali pa se slabo izvajajo, ker nihče nima časa, da bi jih vzpostavil ali posodobil. Navodila za delo se pogosto pripravijo, ko se od nekoga zahteva, da “dokumentira, kaj počnete”, vendar so rezultati nedosledni ali nepopolni. Vsi se zavedajo, da podjetje potrebuje smernice, vendar nihče ne ve, kako jih učinkovito oblikovati. Na srečo vam pri tem lahko pomaga podjetje REWO. REWO vam pomaga izdelati vizualna navodila za delo 12-krat hitreje kot tradicionalne metode dokumentiranja. Načrtovanje predstavitvenega dogodka če želite videti, kako deluje.