Veliko ljudi zamenjuje smernice in navodila za delo. Pravzaprav večina ljudi napiše navodila za delo in jih imenuje smernice ali obratno. Poznavanje razlike med smernicami in delovnimi navodili vam lahko pomaga veliko bolje razumeti postopek dokumentiranja in tako razviti odlično dokumentacijo o postopkih. Boljša dokumentacija pomeni boljšo organizacijo.
Kaj so smernice?
Smernice so splošne izjave, priporočila ali upravna navodila, namenjena doseganju ciljev politike z zagotavljanjem okvira za izvajanje postopkov. Smernico je mogoče obravnavati kot izjavo, na podlagi katere se določi način ukrepanja. Cilj smernice je racionalizirati določene postopke v skladu z določeno rutino ali dobro prakso. Smernice lahko izda in uporablja vsaka organizacija, da bi bilo delovanje njenih zaposlenih ali oddelkov bolj predvidljivo in predvidoma bolj kakovostno. Smernica je podobna pravilo.
- Smernice se lahko pogosto spreminjajo glede na okolje, zato jih je treba pregledovati pogosteje kot standarde in politike.
- Smernica ni obvezna, temveč je predlog najboljše prakse. Zato sta izraza “smernice” in “najboljša praksa” zamenljiva.
- Gre za nespecifično pravilo ali načelo, ki usmerja delovanje ali vedenje.
- Gre za načrt ali razlago, ki človeka vodi pri postavljanju standardov ali določanju načina ukrepanja.
Kaj so delovna navodila?
Navodila za delo opisati, kako opraviti določeno delo. So specifični. Dobro je, če so čim bolj vizualno.. Postopek ali delovno navodilo mora natančno opisati korake, ki jih mora posameznik izvesti, da opravi katero koli dejavnost, opisano v postopku.
- Vizualni pripomočki, različne oblike pripomočkov za delo.
- Zaporedni ali kronološki seznam dejanj.
- Zagotavlja posebna navodila za sestavljanje.
- Lahko od proizvajalca ali izvajalca z dopolnitvami, specifičnimi za lokacijo/podjetje.
Upam, da te opredelitve osvetljujejo razlike med smernicami in delovnimi navodili. Oboje vam bo prihranilo veliko časa in zagotovilo večjo jasnost dokumentacija za vodenje poslovanja v vaši organizaciji. Prav tako bodo pomenili, da bodo vsi zaposleni imeli jasna pričakovanja o tem, kaj bodo našli v posameznih vrstah dokumentacije in kje naj poiščejo informacije, ki jih potrebujejo.