Pri urejanju informacij sta najpogostejši rešitvi upravljanje dokumentov in upravljanje znanja. Veliko lastnikov podjetij meni, da sta upravljanje dokumentov in upravljanje znanja isto. V tem članku bomo razčlenili razlike med njima in pojasnili, kdaj morate uvesti sistem za upravljanje znanja in kdaj morate ostati pri sistemu za upravljanje dokumentov.
Kaj je upravljanje dokumentov?
Beseda upravljanje dokumentov (DM) opisuje postopek zajemanja, shranjevanja in priklica elektronskih različic dokumentov, ki so bili prej v papirni obliki, v obliki datotek PDF, datotek za urejanje besedil in digitalnih slik. Za upravljanje njihovih digitalni dokumenti in koristi od dodatne varnosti, nadzora dostopa, centraliziranega shranjevanja ter poenostavljenih možnosti iskanja in priklica, številna podjetja uporabljajo sisteme za upravljanje dokumentov.
Sistem za upravljanje dokumentov (DMS) je uporaba računalniškega sistema in programske opreme za shranjevanje, upravljanje in sledenje elektronskim dokumentom in elektronskim slikam informacij v papirni obliki, pridobljenih z uporabo optičnega bralnika dokumentov. DMS so danes zelo različni po velikosti in obsegu, od majhnih samostojnih sistemov do velikih konfiguracij, ki zajemajo celotno podjetje in so namenjene globalnemu občinstvu. Številni sistemi DMS zagotavljajo sredstva za elektronsko vključitev standardnih praks arhiviranja fizičnih dokumentov.
Kaj je upravljanje znanja?
Klasična, jedrnata in še vedno natančna opredelitev upravljanje znanja pravi, da je upravljanje znanja (KM) proces zajemanja, razširjanja in učinkovite uporabe znanja.
Če gremo nekoliko globlje, se KM lahko nanaša na vse procese, povezane z ustvarjanjem, deljenjem, uporabo in upravljanjem vašega podjetja ali znanje organizacije. Upoštevajte, da je upravljanje znanja povezano z upravljanjem informacij, vendar se od njega razlikuje: Medtem ko upravljanje informacij preprosto zagotavlja prave informacije pravim ljudem ob pravem času, pa upravljanje znanja presega to in zagotavlja vpogled, strokovno znanje, izkušnje in smernice v zvezi s temi informacijami. KM je mentorstvo v pisni obliki.
Z drugimi besedami, upravljanje znanja zajema multidisciplinarni pristop k organizaciji, dostopu in uporabi skupnih intelektualnih sredstev za izboljšanje učinkovitosti, povečanje konkurenčnosti in doseganje drugih ciljev podjetja. Kot tak je KM sestavni del splošne poslovne strategije.