Če se sprehodite po kateri koli proizvodni delavnici, boste opazili skrbno pripravljene dokumente, ki delavcem pomagajo pri doseganju vsakodnevnih ciljev. Standardni operativni postopki in standardna navodila za delo so ključ do uspeha v proizvodnji. Izboljšati jih je mogoče s pregledi dokumentov, revizijami, discipliniranim postopkom reševanja težav in, kar je najpomembneje, s prispevkom strokovnjakov, ki opravljajo naloge. Trenutna dokumentacija mora biti izhodišče za vse izboljšave. Vedno izboljšajte obstoječo dokumentacijo, preden ustvarite nov dokument. Obseg ni enak stalnim izboljšavam. Veliko ljudi misli, da so operativni postopki in navodila za delo zamenljivi pojmi, vendar je resnica drugačna.
Kaj so standardna delovna navodila?
Standardizirana navodila za delo (SWI) so navodila, namenjena zagotavljanju doslednosti, pravočasnosti in ponovljivosti proizvodnih procesov. Standardna delovna navodila so pogosto natisnjena in objavljena v bližini delovnega mesta operaterja. Ideja je, da vodje skupin in menedžerji spremljajo, ali operaterji uporabljajo in znajo uporabljati navodila - kar je nekaj najtežjega v celotnem procesu.
Za izdelavo SWI sta potrebna čas in trud. Navesti morajo optimalne korake za izvedbo procesa. Standardna navodila za delo so logična posledica drugih pobud za izboljšanje procesov. V pomoč so tudi pri kasnejših projektih za izboljšanje procesov. Brez SWI se morajo izvajalci in njihovi nadrejeni zanašati na kolektivni spomin, da bi še naprej optimalno izvajali proces. SWI ne nadomeščajo začetno usposabljanje, vendar pa utrjujejo naučeno znanje. Operater je lahko užaljen, ker vsak dan svojega (ali svojega) delovnega življenja vidi navodila. Ta navodila so resnično v korist nadzorniku, ki lahko hitro opazi neskladja med dejanji operaterja in objavljenimi navodili.
Pomembno je, da redno pregledujete in posodabljate SWI za vsako nalogo. Organizacija, ki uporablja pristop kaizen za nenehno izboljševanje, bo ustvarila boljše načine izvajanja nalog. Eden od vidikov izvajanja teh izboljšav je posodabljanje SWI. V resničnem življenju se navodila postarajo v istem trenutku, ko so bila ustvarjena, zato jih je treba nenehno izboljševati.
Kaj so standardni operativni postopki?
Standardni operativni postopki (SOP) so pisna navodila po korakih, ki opisujejo, kako opraviti rutinsko dejavnost. SOP je postopek, specifičen za določeno dejavnost, ki opisuje dejavnosti, potrebne za dokončanje nalog v skladu z industrijskimi predpisi, pokrajinskimi zakoni ali celo z lastnimi standardi za vodenje podjetja. Vsak dokument, ki je “kako”, spada v kategorijo postopkov. Zaposleni jih morajo vsakič izpolniti na popolnoma enak način, da lahko podjetje ostane dosledno. Standardni operativni postopki pomagajo ohranjati varnost in učinkovitost oddelkov, kot so proizvodnja, poslovanje, prodaja in storitve za stranke, usposabljanje zaposlenih, pravni, finančni, ...
Stalni operativni postopek ne sme biti težko berljiv ali nejasno oblikovan. Biti mora kratek, lahko razumljiv in vsebovati korake, ki jih je enostavno upoštevati. Dober standardni operativni postopek mora jasno opisati korake in obvestiti zaposlenega o morebitnih varnostnih pomislekih.
SOP so sestavni del nadzora kakovosti in zmanjševanja tveganja. Od letalske in vesoljske proizvodnje do farmacevtske proizvodnje in storitev za stranke so dobri SOP več kot le birokratska birokracija. Ti pisni dokumenti predstavljajo standardizirane recepte za to, kdo, kaj, kdaj in kje mora izvajati postopke. Če so SOP slabo napisani ali se slabo izvajajo, so posledice lahko hude. Stalni operativni postopki morajo biti podlaga za usposabljanje vseh novi zaposleni. Prav tako jih je treba vsako leto posodobiti, da bi zagotovili njihovo ustreznost glede na trenutne potrebe organizacije.
Razlika med SWI in SOP
Medtem ko so SOP dokumenti na najvišji ravni, ki zaposlenim določajo, kako naj ravnajo v različnih okoliščinah, delovna navodila ta ravnanja podrobno opisujejo. Ni nujno, da so ta navodila dolga ali besedna. Biti morajo čim bolj jasna in jedrnata. Delovna navodila je treba zožiti na posamezno nalogo znotraj SOP. To je tudi tisto, kar ISO 9001 od podjetij zahteva, da opredelijo:
- Standardni operativni postopki so zgornja plast. V njih je opisano, katera dejanja je treba izvesti v različnih okoliščinah.
- Standardna navodila za delo so najnižja raven. V njih je opisano delo, ki ga je treba opraviti. Zagotavljajo najnižjo možno raven podrobnosti. Kot pove že ime, so navodila za izvedbo določenega dela. Nekatera so krajša od ene strani. Samo seznam točk.
