Izdelki, prilagojeni posameznim strankam so v razcvetu, kar pomeni, da so serije vedno manjše. Posledično se močno povečujeta tudi raznolikost in kombinacija različnih nalog, ki jih je treba opraviti na delovnem mestu in s strani zaposlenega. Zaposleni mora obvladati skoraj neskončno število procesov. Da ne bi bil preobremenjen in da med izvajanjem procesa ne bi česa pozabil, mora imeti preprost in hiter dostop do delovnih navodil. Hkrati se podjetja zaradi pomanjkanja kvalificiranih delavcev soočajo z izzivom zelo hitrega usposabljanja nekvalificiranih delavcev. Na splošno so dobra navodila za delo pomembno orodje današnjih vitkih proizvajalcev.
Postopki in protokoli so ključna osrednja točka tako za vodstvo kot za delavce, da razumejo, kakšna so minimalna pričakovanja vodstva organizacije, ter da zagotovijo navodila in smernice za delovne naloge pri vsakodnevnem delu, nestandardnih nalogah in v izrednih razmerah. Cilj standardizacije je narediti več z manj sredstvi, manj časa in manj truda. Verjetno ste že določili svoje najboljše prakse - tiste, ki ohranjajo vrednost in hkrati odpravljajo izgube.
Zakaj so delovna navodila pomembna?
Navodila za delo so oblikovana za usmerjanje delavcev na štirih ključnih področjih kakovosti: usposabljanje, referenca, reševanje težav in nenehno izboljševanje. Uporabite te štiri razloge za pisanje uporabnih navodil za delo.
Usposabljanje novih delavcev
Usposabljanje je prvi korak za zagotavljanje usposobljenosti ljudi za opravljanje njihovih nalog. Pomembno je, da se v okviru dejavnosti načrtovanja kakovosti opredeli vrsta usposabljanja, ki ga bodo deležne posamezne funkcije. Prav tako je treba zagotoviti, da izvajalci usposabljanja izvajajo načrt, vključno z izboljšavami navodil.
Novi zaposleni morajo usposabljanje začeti pri strokovnjaku za procese, da lahko opazujejo, kako je treba proces izvajati. Tu se strokovnjak in udeleženec usposabljanja podrobno pogovorita o usposabljanju in opravita praktične dejavnosti. Izobraževalec uporablja navodila za delo, tako da novi zaposleni razumejo podlago za naloge, ki jih opravljajo. Proces je priložnost za dodaten pregled vsebine delovnih navodil. Strokovnjak lahko ponovno potrdi opredeljene korake, novi zaposleni pa lahko potrdi veljavnost procesa.
Referenčno merilo
Pri tej dejavnosti kakovosti se je treba osredotočiti na dostop do navodil in njihovo obliko. Dokumentacija mora biti izvedena tako, da se delavci ne bojijo, da bi jim bilo treba poiskati informacije, ki se nanašajo na njihova področja odgovornosti.
Ko so bili zaposleni usposobljeni in so dokazali, da so lahko učinkoviti izvajalci, morate zagotoviti, da so navodila za delo na voljo v primeru vprašanj. Navodila morajo biti predstavljena v lahko razumljivi obliki, tako da vam dostop do njih in pregled ne vzameta dragocenega časa.
Za vsako glavno nalogo posebej napišite, kako naj se navodilo izvede. Izogibajte se opredelitvi, zakaj se dejavnost izvaja. Strokovni organizaciji ne bi smelo biti treba ponovno potrjevati, zakaj so temeljne naloge potrebne. Če je treba opredeliti informacijo “zakaj”, naj bo ta ločena od navodil za delo in naj bodo dodatne informacije na voljo samo kot referenčni dokumenti za usposabljanje.
Reševanje problemov
Reševanje problemov je dejavnost kakovosti, ki se osredotoča na zagotavljanje, da so podporni procesi ustrezno opredeljeni za doseganje kakovosti izdelka. Na dokumentacijo se je treba pogosto sklicevati, da se zagotovi ohranjanje ustreznosti.
Ključna so navodila za delo dokumenti za sklicevanje ob ugotovljenih notranjih ali zunanjih neskladnostih. Pregled navodil za delo naj bo del postopka korektivnih ukrepov. Vprašajte, ali podporno navodilo pravilno opredeljuje postopek, nato pa preverite navodilo, da potrdite pravilno opredelitev.
Upravljavec/zaposleni ne more biti v celoti odgovoren, če so zapisi o usposabljanju napisani na podlagi neustrezno opredeljenega delovnega navodila. Če je naloga ustrezno opredeljena, bo morda treba ponovno preučiti način izvajanja usposabljanja.
Stalno izboljševanje
Navodila za delo ne smejo biti stoječi dokumenti, do katerih je mogoče dostopati le, ko jih revizorji zahtevajo. Pregledovanje navodil za delo, ko so ugotovljene priložnosti za izboljšave, dokazuje, da gre za “žive dokumente”.”
Navodila je mogoče izboljšati s pregledi dokumentov, revizijami, discipliniranim postopkom reševanja težav in, kar je najpomembneje, s prispevkom strokovnjakov, ki izvajajo naloge. Trenutna dokumentacija mora biti izhodišče za vse izboljšave. Vedno izboljšajte obstoječo dokumentacijo, preden ustvarite nov dokument. Obseg ni enak stalnim izboljšavam.
Ugotovitev, da vaša navodila za delo služijo štirim ključnim namenom, je dokaz, da vaša organizacija izvaja napredno načrtovanje kakovosti. Kaže, da organizacija meni, da je proces navodil za delo pomembnejši kot le predpisana zahteva iz najnovejšega standarda kakovosti. Prav tako dokazuje, da najvišje vodstvo razume, kako pomembno je zagotoviti, da se takšna dokumentacija ustrezno oblikuje, izvaja, uporablja in izboljšuje.
Brez ustreznih navodil za delo ne boste mogli tekmovati
Pomen visokokakovostnih delovnih navodil se nenehno povečuje. V času pomanjkanje kvalificiranih delavcev, majhnih serijah in raznoliki proizvodnji so natančna navodila za delo zlato 21. stoletja. Tukaj izveste, kako izdelati strokovno delovno navodilo in na kaj morate biti pozorni.