Instruirea încrucișată (cross-training) în producție: ce este și de ce contează

Instruirea încrucișată (cross-training) în operațiunile unei companii, cunoscută și ca polivalență, înseamnă instruirea angajaților astfel încât să poată răspunde flexibil la schimbările din programul de producție. Scopul instruirii încrucișate este, simplu spus, dezvoltarea competențelor tuturor celor din companie. Astfel, fiecare înțelege mai bine ce presupune, concret, funcționarea afacerii. Ideea este ca angajații să poată oferi sprijin din interiorul companiei, în loc să externalizați activități sau să supraîncărcați un singur grup de angajați în perioadele aglomerate.

Instruirea încrucișată a fost strâns legată de producția celulară. Un partener apropiat al instruirii încrucișate este rotația pe posturi. Cu alte cuvinte, pentru ca un angajat polivalent să-și păstreze nivelul competențelor, este necesar ca acesta să se rotească periodic între posturile care cer acele competențe. Rotația trebuie să fie și suficient de frecventă încât competențele să nu se degradeze.

Beneficiile instruirii încrucișate în producție

Deși majoritatea dintre noi apreciem un anumit grad de predictibilitate în muncă, vremea în care cineva făcea o singură sarcină simplă de la nouă la cinci aproape că a trecut. Desigur, la nivel de organizație, o forță de muncă instruită încrucișat deschide și ea noi posibilități. Iată câteva beneficii-cheie pe care le obțin producătorii după ce adoptă instruirea încrucișată a angajaților.

Flexibilitate în planificare

Când comenzile vin adesea cu termene strânse, o forță de muncă instruită încrucișat vă oferă mai multe opțiuni de planificare. Iar cu un program care nu suprasolicită unul sau mai mulți angajați, contribuiți și la prevenirea epuizării. Rezultatul este o forță de muncă mai sănătoasă, mai mulțumită și cu un absenteism mai redus.

Îmbunătățirea proceselor

Cu angajați izolați, care lucrează separat unii de alții, este adesea aproape imposibil să vedeți unde se pot îmbunătăți procesele. Cu o forță de muncă instruită încrucișat, încurajată să împărtășească idei despre cum se poate elimina risipa și crește eficiența, îmbunătățirile de proces sunt mult mai ușor de identificat și de realizat.

Implicarea angajaților

Când angajații văd că își dezvoltă competențele și că, prin mai multe responsabilități, contribuie la succesul companiei, se simt parte dintr-un întreg. Iar când implicarea angajaților crește, crește și rata de retenție, ceea ce ajută mult organizația să rămână competitivă pe piața muncii.

Servicii mai bune

Când linia de producție se oprește pentru că singura persoană care poate executa o sarcină lucrează la alt proiect, serviciile au de suferit. În schimb, când aveți mai mulți angajați calificați, capabili să facă multe sarcini, sunteți mult mai bine pregătiți să le oferiți clienților servicii mai bune.

Planificarea succesiunii

Pe măsură ce oamenii din companie învață unii de la alții, aflați și mult mai bine care angajați sunt cei mai pregătiți să treacă în roluri cu mai multă responsabilitate. Asta înseamnă că, prin instruirea încrucișată, obțineți și o imagine esențială pentru planificarea strategică a succesiunii.

Are instruirea încrucișată și dezavantaje?

Unii angajați pot vedea instruirea încrucișată ca pe o responsabilitate în plus, fără salariu în plus. Este important ca, valorificând punctele forte ale fiecărui angajat, să le echilibrați volumul de muncă pe cât posibil.

Desigur, vreți să obțineți cel mai înalt nivel de productivitate de la angajați, protejând în același timp rezultatele financiare, dar riscul de epuizare este mare atunci când adăugați prea mult, prea repede. Angajații trebuie să știe că le prețuiți abilitățile, nu că îi considerați animale de povară.

Un alt risc posibil este să construiți o companie plină de generaliști. Aceștia sunt angajați care știu câte puțin despre multe lucruri, dar nu foarte mult despre unul anume. Deși acest lucru poate fi foarte util pentru a acoperi golurile când un angajat este bolnav (mai ales într-o companie mică), riscați să păreți o companie cu cunoștințe largi, dar superficiale, în domeniul dumneavoastră.

Tipuri de instruire care susțin instruirea încrucișată

Instruirea încrucișată se face rar într-o singură sesiune. De obicei combină trei tipuri de instruire.

Instruirea introductivă

Instruirea introductivă, sau integrarea noilor angajați, le prezintă unitatea de producție noilor angajați, contractorilor și vizitatorilor, astfel încât aceștia să poată lucra în siguranță și conform procedurilor companiei. Ea acoperă regulile de siguranță, programul de lucru, produsele fabricate, principalele metode de producție și cerințele de calitate. Este fundația pe care se construiește ulterior instruirea specifică postului.

Instruirea la locul de muncă

Instruirea la locul de muncă (on-the-job training, OJT) predă competențele necesare pentru un anumit post chiar acolo unde se face munca, folosind uneltele, mașinile și documentele reale. Nu există nicio diferență între mediul de instruire și locul de muncă, așa că ceea ce se învață se aplică direct. Poate avea loc la postul de lucru real, în timpul activității normale, sau la un post separat de instruire. Cea mai mare parte a instruirii încrucișate este instruire la locul de muncă: un operator învață al doilea sau al treilea post de la cineva care îl face deja bine, sprijinit de instrucțiuni clare la care poate reveni.

Instruirea periodică

Instruirea periodică se adresează oamenilor care sunt deja calificați. Ea le actualizează competențele când se modifică un standard sau un proces și verifică dacă nu s-au pierdut competențele folosite rar. Pentru angajații instruiți încrucișat acest lucru contează cel mai mult, pentru că o competență folosită o dată pe lună se estompează mai repede decât una folosită zilnic.

Începeți instruirea încrucișată punând în ordine documentarea cunoștințelor

Instruirea încrucișată trebuie să fie consecventă, planificată și organizată. Definiți ce face ca rolul să fie îndeplinit cu succes. Ce trebuie realizat și ce cunoștințe și competențe sunt necesare? Fiți concreți. Angajatul instruit încrucișat trebuie să știe exact ce presupune noua activitate și ce se așteaptă de la el. O matrice a competențelor ajută aici: arată cine este calificat pentru fiecare post, unde depindeți de o singură persoană și pe cine ar trebui să instruiți în continuare. Instrucțiunile video scurte fac mai ușor să arătați exact cum se face munca și ce se așteaptă de la cel care le urmărește.

De aici, stabiliți dacă procesul sau pașii sunt corecți; de obicei, persoana care ocupă rolul poate valida procesul. Dacă nu sunt, faceți ajustări. Ca orice proces nou, lucrurile funcționează mai bine după câteva iterații.

Scopul este să construiți și să rafinați un plan prin care să instruiți încrucișat angajații, în mod consecvent, pentru un rol critic sau pentru anumite competențe. Procesul este asemănător cu cel de la integrarea unui angajat nou.

Unde se încadrează REWO

REWO Courses combină ghiduri video și evaluări în trasee de învățare cu criterii de promovare și certificate și arată când trebuie reînnoite certificatele. Rezultatele pot alimenta matricea competențelor, astfel încât să vedeți cine este calificat pentru fiecare post.

Citiți în continuare: Matricea competențelor în producție · REWO Courses · Integrarea lucrătorilor temporari și străini