Co jsou pracovní instrukce v souladu s ISO a jak je psát?

Normy ISO ovlivňují, jak většina výrobců dokumentuje svou práci. V tomto článku vysvětlíme, co znamená shoda s ISO, jak se projevuje ve vaší dokumentaci a co to znamená pro psaní pracovních instrukcí. Na začátek si vymezme, co je ISO. Mezinárodní organizace pro normalizaci se sídlem ve švýcarské Ženevě vytváří a vydává mezinárodní normy, včetně norem pro systémy managementu kvality (QMS) z řady ISO 9000. ISO 9001, nejznámější z nich, stanoví požadavky na systém managementu kvality, který konzistentně zajišťuje produkty splňující požadavky zákazníků a předpisů.

Co je shoda s ISO?

Firma je ve shodě s ISO, pokud splňuje požadavky normy, kterou uplatňuje. Normy ISO jsou dobrovolné; žádný zákon firmu nenutí, aby je zavedla.

Certifikace je formální potvrzení této shody. Nevydává ji samotná organizace ISO, ale nezávislé certifikační orgány na základě auditu, a dává jistotu zákazníkům i obchodním partnerům. V rámci řady ISO 9000 je ISO 9001 tou normou, podle které se lze certifikovat.

Certifikační audit stojí čas i peníze a některé firmy, zejména menší, se rozhodnou řídit normou ISO 9001 bez certifikace. V regulovaných odvětvích a v odvětvích, kde pravidla určuje dodavatelský řetězec, to ale přichází v úvahu jen zřídka. Od dodavatelů pro automobilový průmysl zákazníci očekávají certifikaci podle IATF 16949 a od výrobců zdravotnických prostředků certifikaci podle ISO 13485. Pro tyto závody je certifikace podmínkou toho, aby vůbec mohly dodávat.

Jak psát pracovní instrukce v souladu s ISO

Normy ISO stanovují požadavky na váš systém managementu kvality, ale neurčují formát vašich dokumentů. Při psaní pracovních instrukcí v souladu s ISO se zaměřte na čtyři body:

1. Pochopte požadavky ISO

Normu si pozorně přečtěte a seznamte se s požadavky na systém managementu kvality, které se na vás vztahují. Váš systém managementu kvality může zahrnovat politiky, příručky, cíle, postupy a vývojové diagramy. Než začnete psát, ujistěte se, že chápete rozdíl mezi procesem, postupem a pracovní instrukcí.

2. Dokumentaci formátujte jednotně

ISO neposkytuje šablony. Určete osobu, obvykle manažera kvality, která bude odpovídat za strukturu dokumentace: šablony, číslování, schvalovací cesty a místo, kde jsou dokumenty uložené.

3. Myslete na uživatele a pište pro ně

Vašimi uživateli jsou vaši spolupracovníci. Mnozí z nich nejsou vášnivými čtenáři, takže dokumentaci udělejte co nejvizuálnější a nejsrozumitelnější. Používejte jednoduchý jazyk a pojmy, které zná každý. Nenacpávejte do jednoho dokumentu příliš mnoho, ale nevytvářejte ani mnoho dokumentů na stejné téma. To vytváří byrokracii a ztěžuje hledání.

4. Uplatňujte osvědčené postupy technického psaní

Pokud máte zkušenosti s psaním technické dokumentace, víte, co funguje. Pokud ne, tady je několik doporučení pro pracovní instrukce v souladu s ISO:

• délka: méně je více; nejlépe fungují krátké věty, každá s jednou hlavní myšlenkou
• struktura: používejte jasnou, logickou strukturu; číslované kroky místo odstavců, žádná složitá souvětí
• tabulky a obrázky: všude, kde to pomůže, přidejte fotografie, schémata, tabulky a další vizuální prvky
• revize: veďte historii revizí, která uvádí, co se změnilo a proč, abyste měli jasný přehled o všech změnách

Na co se auditoři dívají

Auditor jen zřídka posuzuje formulace jednotlivé instrukce. Kontroluje, zda jsou vaše instrukce řízené a zda lidé pracují podle aktuální verze. Počítejte s otázkami na:

• Řízení dokumentů. Článek 7.5.3 normy ISO 9001 požaduje, aby dokumentované informace byly dostupné a vhodné k použití tam a tehdy, kde a kdy jsou potřeba, a aby byly změny řízené. V praxi: instrukce na pracovišti je aktuální verze a zastaralé verze se nepoužívají.
• Schvalování. Kdo instrukci přezkoumal a uvolnil a kdy. Neschválený koncept na lince je nález.
• Historie revizí. Co se mezi verzemi změnilo a proč, dohledatelné k požadavku na změnu, reklamaci nebo zlepšení, které změnu vyvolalo.
• Doklady o zaškolení. Doklad, že lidé, kteří práci vykonávají, byli zaškoleni na aktuální verzi, a ne na verzi o dvě revize starší. Článek 7.2 normy ISO 9001 požaduje uchovávat doklady o kompetenci.

V automobilových závodech přidává IATF 16949 specifické požadavky na instrukce pro operátory na pracovišti. Více v článku pracovní instrukce na pracovišti podle IATF 16949.

Kde se uplatní REWO

Platforma REWO udržuje pracovní instrukce řízené: dvoustupňové schvalování a historie verzí v modulu Guides a modul REWO Analytics jako evidence toho, kdo si kterou verzi prohlédl a potvrdil a kdy, s auditní stopou a exportem do CSV.

Dobré pracovní instrukce v souladu s ISO začínají jasným pochopením normy. Více o psaní pracovních instrukcí obecně najdete v kompletním průvodci pracovními instrukcemi ve výrobě.

Přečtěte si také: Pracovní instrukce na pracovišti podle IATF 16949 · REWO Analytics · REWO pro kvalitu a shodu