Što je nedokumentirano znanje u proizvodnji i kako ga zabilježiti?

Svaki pogon dijelom radi na znanju koje nigdje nije zapisano. Podešivač koji zna da staroj preši treba podložna pločica od pola milimetra ispod naprave prije nego što prvi dio izađe kako treba. Operater koji minutu prije zaglavljivanja čuje promjenu u zvuku dodavača. Zaobilazno rješenje noćne smjene za senzor koji zapinje kad je u hali hladno. Ništa od toga nije u radnoj uputi. Sve to održava liniju u radu.

To je nedokumentirano znanje (engl. tribal knowledge): ono što iskusni ljudi znaju o obavljanju posla, a dokumentacija to ne bilježi. Vrijedno je, krhko je i obično napušta tvornicu zajedno s osobom.

Ovaj članak objašnjava što je nedokumentirano znanje, zašto predstavlja rizik, kako pronaći tko ga posjeduje, kako ga zabilježiti i kako spriječiti da zastari nakon što je zabilježeno.

Što je nedokumentirano znanje

Nedokumentirano znanje praktično je stručno znanje koje posjeduje mala skupina ljudi i prenosi ga usmeno, ako ga uopće prenosi. U proizvodnji se obično svrstava u nekoliko vrsta:

• Trikovi pri podešavanju. Redoslijed zatezanja stezaljki da se naprava ne povuče, pomak koji radi na jednom stroju, ali ne i na njegovu blizancu, kolut lima jednog dobavljača koji traži sporije dodavanje.
• Rani znakovi upozorenja. Zvuk, miris, vibracija ili boja koji iskusnoj osobi govore da će nešto uskoro poći po zlu.
• Zaobilazna rješenja. Ono što ljudi rade jer službena metoda ne funkcionira baš kako treba: senzor koji treba lupnuti, dio koji treba ručno predsaviti, program koji treba dvaput ponovno pokrenuti.
• Procjene. Kada zaustaviti liniju, kada je granični dio prihvatljiv, koga nazvati zbog kojeg problema.
• Povijest. Zašto se neki korak izvodi baš tako, što se prije pokušalo i zašto nije uspjelo.

Dio toga trebao bi postati standardizirani rad. Dio je simptom problema koji treba riješiti, a ne zapisati. Bilježenjem tog znanja saznajete što je što.

Zašto predstavlja rizik

Nedokumentirano znanje nije problem dok su ljudi koji ga posjeduju tu. Problem je ono što se događa kad ih nema.

• Umirovljenja. Podešivač s trideset godina staža na istim strojevima odlazi u mirovinu. Njegov zamjenik uči metodom pokušaja i pogreške, a učinak i kvaliteta mjesecima su slabiji.
• Fluktuacija. Agencijski radnici i zaposlenici s kratkim stažem odnose sa sobom ono što su naučili. Ako se znanje prenosilo samo praćenjem iskusnijih kolega, svaki novi radnik počinje od slabije kopije.
• Odsutnost. Ključna osoba ode na godišnji odmor ili se razboli, a radno mjesto uspori ili stane jer nitko drugi ne zna trik.
• Premještanje linija. Kad se linija seli u drugi pogon ili drugu zemlju, dokumenti idu s njom. Nedokumentirano znanje ostaje s ljudima. Upravo tu mnoga premještanja zapinju. Više o tome pročitajte u članku premještanje proizvodnih linija. Coloplast je iste REWO upute koristio kao podršku premještanju proizvodne linije u Kostariku.
• Skriveni problemi. Zaobilazno rješenje za koje zna samo jedna smjena može skrivati stvarni kvar opreme ili konstrukcijsku pogrešku. Inženjeri ne mogu riješiti ono za što ne znaju da postoji.

Kako pronaći tko ga posjeduje

Formalna inventura znanja rijetko je potrebna. Nekoliko praktičnih pitanja obično brzo upućuje na prave ljude:

• Koga zovu? Pitajte voditelje smjena i operatere: „Kad ovaj stroj stane i nitko ga ne može pokrenuti, koga zovete?“ Uvijek se iznova pojavljuje istih nekoliko imena.
• Što se uspori kad netko nije tu? Pogledajte na kojim radnim mjestima padaju učinak ili kvaliteta kad je određena osoba na godišnjem odmoru.
• Gdje vaša matrica vještina pokazuje samo jedno ime? Radno mjesto na kojem samo jedna osoba zna riješiti probleme jedinstvena je točka kvara. Matrica vještina čini takva mjesta vidljivima.
• Što se razlikuje između smjena? Ako jedna smjena na istoj liniji ima manje zastoja ili manje škarta, vjerojatno radi nešto što druge ne rade.
• Čega nema u uputi? Zamolite iskusne operatere da prođu kroz trenutačnu uputu i kažu vam što nedostaje. Obično to znaju odmah.

Zatim odredite prioritete. Počnite sa znanjem koje posjeduje samo jedna osoba, koje utječe na sigurnost, kvalitetu ili raspoloživost opreme i koje bi uskoro moglo otići.

Kako ga zabilježiti

Tražiti od stručnjaka da zapišu što znaju rijetko uspijeva. Zauzeti su, a velik dio onoga što znaju rade bez razmišljanja. Izostavit će upravo one detalje koji su najvažniji. Mnogo bolje funkcionira da ih promatrate i snimate dok rade.

1. Odaberite jedan zadatak. Ne „sve što zna stariji podešivač“, nego jedno podešavanje, jednu izmjenu alata, jedno otklanjanje zaglavljivanja.
2. Snimite stručnjaka dok radi. Upotrijebite mobitel. Snimite stvarni zadatak na stvarnom radnom mjestu. Zamolite ga da usput govori što radi i zašto, osobito u trenucima kad provjerava, osluškuje ili podešava. Kratki isječci po koraku kasnije su upotrebljiviji od jedne duge snimke. Naš vodič za snimanje videozapisa u proizvodnji obrađuje kadriranje, zvuk i rasvjetu.
3. Postavite pitanja „što ako“. Nakon snimanja pitajte: „Što radite ako ne sjedne? Ako je materijal od drugog dobavljača? Ako čujete taj zvuk?“ Ti su odgovori često najvrjedniji dio.
4. Razložite je u korake. Pretvorite snimku u uputu korak po korak: jedan isječak ili fotografija po koraku, kratak redak teksta, ispisane ključne vrijednosti i razlog za svaki korak koji nije očit.
5. Neka je slijedi druga osoba. Dajte nacrt nekome tko taj zadatak još nije radio i promatrajte kako ga slijedi bez pomoći. Gdje god zastane ili pogriješi, uputi nešto nedostaje. Ovaj test otkriva više nedostataka od bilo kojeg sastanka za pregled.
6. Pregledajte je. Prođite kroz rezultat sa stručnjakom te s procesnim inženjerima ili kvalitetom. Odlučite koji trikovi postaju standardna metoda, koja zaobilazna rješenja treba proslijediti inženjerima kao probleme za rješavanje i kojim koracima treba provjera sigurnosti ili kvalitete.

Učinite to dok je stručnjak još tu da odgovori na pitanja. Bilježiti nečije znanje u njegova posljednja dva tjedna mnogo je teže nego to raditi postupno tijekom godine dana.

Kako ga održati živim

Zabilježeno znanje zastarijeva kao i svaki drugi dokument. Strojevi se preinačuju, materijali se mijenjaju, a trik koji je prošle godine funkcionirao možda više nije potreban. Da bi ostalo korisno:

• Svakoj uputi dodijelite vlasnika. Obično je to procesni inženjer ili voditelj smjene za to područje. Vlasnik je osoba koja je ažurira kad se nešto promijeni.
• Omogućite operaterima da prijave probleme. Ljudi koji uputu koriste svaki dan prvi primijete kad nije točna. Dajte im brz način da to prijave na radnom mjestu i pobrinite se da netko reagira.
• Pregledavajte prema rasporedu. Upute visokog rizika provjeravajte u određenim razmacima, a uvijek nakon promjene procesa, incidenta kvalitete ili uvođenja novog stroja.
• Uključite stručnjaka. Zamolite izvornog stručnjaka da provjerava izmjene dok je još s vama. Kad ode, tu ulogu preuzimaju ljudi koje je obučio.
• Znajte tko je što vidio. Kad se neki korak promijeni, morate znati koji su operateri vidjeli novu verziju, a tko još radi po sjećanju na staru.

Gdje se uklapa REWO

REWO Guides snimke stručnjaka pretvara u upute korak po korak od videozapisa, slika i teksta, uz odobravanje u dva koraka i povijest verzija. Operateri mogu prijaviti problem u uputi izravno s radnog mjesta, a modul Analytics pokazuje tko je pregledao ili potvrdio koju verziju. Za direktora pogona to znači da linija manje ovisi o nekolicini ljudi. Pogledajte REWO za direktore pogona.

Pročitajte i: Premještanje proizvodnih linija · Matrica vještina u proizvodnji · REWO za direktore pogona