Čo sú nezdokumentované znalosti vo výrobe a ako ich zachytiť?

Každý závod funguje čiastočne na znalostiach, ktoré nie sú nikde zapísané. Nastavovač vie, že pod prípravok na starom lise treba dať polmilimetrovú podložku, inak prvý diel nevyjde správne. Operátor začuje zmenu vo zvuku podávača minútu predtým, ako sa zasekne. Nočná zmena má svoj obchvat pre snímač, ktorý sa zasekáva, keď je v hale zima. Nič z toho nie je v pracovnej inštrukcii. A predsa vďaka tomu linka beží.

To sú nezdokumentované znalosti (tzv. „tribal knowledge“): to, čo skúsení ľudia vedia o vykonávaní práce a čo dokumentácia nezachytáva. Sú cenné, sú krehké a zvyčajne odídu z firmy spolu s človekom.

Tento článok vysvetľuje, čo nezdokumentované znalosti sú, prečo predstavujú riziko, ako zistiť, kto ich má, ako ich zachytiť a ako zabrániť tomu, aby po zachytení zastarali.

Čo sú nezdokumentované znalosti

Nezdokumentované znalosti sú praktické know-how, ktoré má malá skupina ľudí a odovzdáva ho ďalej ústne, ak vôbec. Vo výrobe zvyčajne patria do niekoľkých typov:

• Triky pri nastavovaní. Poradie, v akom treba doťahovať upínky, aby prípravok neťahalo, korekcia, ktorá funguje na jednom stroji, ale nie na jeho dvojčati, zvitok od jedného dodávateľa, ktorý potrebuje pomalší posuv.
• Včasné varovné signály. Zvuk, zápach, vibrácie alebo farba, podľa ktorých skúsený človek spozná, že sa niečo chystá pokaziť.
• Obchvaty. Veci, ktoré ľudia robia, pretože oficiálny postup celkom nefunguje: snímač, na ktorý treba poklepať, diel, ktorý treba vopred ručne ohnúť, program, ktorý treba dvakrát reštartovať.
• Rozhodnutia na základe úsudku. Kedy zastaviť linku, kedy je hraničný diel ešte prijateľný, komu volať pri ktorom probléme.
• História. Prečo sa krok robí práve takto, čo sa už skúšalo predtým a prečo to nefungovalo.

Časť z toho by sa mala stať štandardizovanou prácou. Časť je príznakom problému, ktorý treba odstrániť, nie zapísať. Práve zachytením zistíte, čo je čo.

Prečo predstavujú riziko

Nezdokumentované znalosti nie sú problém, kým sú ľudia, ktorí ich majú, na mieste. Problém nastane, keď tam nie sú.

• Odchody do dôchodku. Nastavovač s tridsiatimi rokmi na tých istých strojoch odíde do dôchodku. Jeho nástupca sa učí metódou pokus – omyl a výkon aj kvalita celé mesiace klesajú.
• Fluktuácia. Agentúrni pracovníci a zamestnanci s krátkym pôsobením si to, čo sa naučili, odnesú so sebou. Ak sa know-how odovzdávalo len zaúčaním za pochodu, každý nový pracovník začína so slabšou kópiou.
• Neprítomnosť. Kľúčový človek ide na dovolenku alebo ochorie a pracovisko sa spomalí alebo zastaví, pretože nikto iný ten trik nepozná.
• Presuny liniek. Keď sa linka presúva do iného závodu alebo krajiny, dokumenty idú s ňou. Nezdokumentované znalosti zostanú u ľudí. Práve tu mnohé presuny narážajú na problémy. Viac v článku o presune výrobných liniek. Spoločnosť Coloplast použila tie isté inštrukcie v REWO na podporu presunu výrobnej linky do Kostariky.
• Skryté problémy. Obchvat, o ktorom vie len jedna zmena, môže zakrývať skutočnú chybu zariadenia alebo konštrukcie. Technické oddelenie nemôže odstrániť niečo, o čom nevie.

Ako zistiť, kto ich má

Formálny audit znalostí potrebujete len zriedka. Niekoľko praktických otázok vás zvyčajne rýchlo dovedie k správnym ľuďom:

• Komu sa volá? Opýtajte sa vedúcich zmien a operátorov: „Keď sa tento stroj zastaví a nikto ho nevie rozbehnúť, komu zavoláte?“ Stále dookola padajú tie isté mená.
• Čo sa spomalí, keď niekto chýba? Všimnite si, na ktorých pracoviskách klesá výkon alebo kvalita, keď je konkrétny človek na dovolenke.
• Kde má vaša kvalifikačná matica len jedno meno? Pracovisko, kde problémy vie riešiť len jeden človek, je jediný bod zlyhania. Kvalifikačná matica to zviditeľní.
• Čím sa líšia zmeny? Ak má jedna zmena na tej istej linke menej prestojov alebo nepodarkov, pravdepodobne robí niečo, čo ostatné nerobia.
• Čo v inštrukcii chýba? Požiadajte skúsených operátorov, aby si prešli aktuálnu inštrukciu a povedali vám, čo v nej chýba. Zvyčajne to vedia okamžite.

Potom stanovte priority. Začnite znalosťami, ktoré má jediný človek, ktoré ovplyvňujú bezpečnosť, kvalitu alebo prevádzkyschopnosť a ktorým hrozí, že čoskoro odídu.

Ako ich zachytiť

Požiadať odborníkov, aby spísali, čo vedia, málokedy funguje. Sú vyťažení a veľa z toho, čo vedia, robia bez premýšľania. Vynechajú práve tie detaily, na ktorých najviac záleží. Oveľa lepšie funguje sledovať ich a nahrávať pri práci.

1. Vyberte jednu úlohu. Nie „všetko, čo vie skúsený nastavovač“, ale jedno nastavenie, jednu prestavbu, jedno odstránenie zaseknutia.
2. Nahrajte odborníka pri práci. Stačí telefón. Natáčajte skutočnú úlohu na skutočnom pracovisku. Požiadajte ho, aby priebežne hovoril, čo robí a prečo, najmä v momentoch, keď niečo kontroluje, počúva alebo dolaďuje. Krátke klipy ku každému kroku sa neskôr používajú ľahšie ako jeden dlhý záznam. Naša príručka k natáčaniu videa vo výrobe sa venuje kompozícii záberu, zvuku a osvetleniu.
3. Pýtajte sa „čo ak“. Po nahrávaní sa opýtajte: „Čo robíte, ak to nedosadne? Ak je materiál od druhého dodávateľa? Ak začujete ten zvuk?“ Tieto odpovede bývajú často najcennejšou časťou.
4. Rozčleňte to do krokov. Zo záznamu urobte inštrukciu krok za krokom: jeden klip alebo fotka na krok, krátky riadok textu, vypísané kľúčové hodnoty a dôvod pri každom kroku, ktorý nie je zrejmý.
5. Nechajte podľa nej pracovať druhého človeka. Dajte návrh niekomu, kto túto úlohu ešte nerobil, a sledujte, ako podľa neho postupuje bez pomoci. Všade, kde zaváha alebo urobí chybu, v inštrukcii niečo chýba. Tento test odhalí viac medzier ako akákoľvek revízna porada.
6. Skontrolujte výsledok. Prejdite ho s odborníkom a s procesnými inžiniermi alebo kvalitou. Rozhodnite, ktoré triky sa stanú štandardným postupom, ktoré obchvaty treba odovzdať technickému oddeleniu ako problémy na odstránenie a ktoré kroky potrebujú kontrolu bezpečnosti alebo kvality.

Urobte to, kým je odborník ešte k dispozícii a môže odpovedať na otázky. Zachytiť znalosti počas posledných dvoch týždňov niekoho pôsobenia je oveľa ťažšie ako robiť to priebežne počas celého roka.

Ako ich udržať živé

Zachytené znalosti zastarávajú ako každý iný dokument. Stroje sa upravujú, materiály sa menia a trik, ktorý fungoval minulý rok, už nemusí byť potrebný. Aby zostali užitočné:

• Každej inštrukcii určte vlastníka. Zvyčajne je to procesný inžinier alebo vedúci zmeny pre danú oblasť. Vlastník je ten, kto inštrukciu aktualizuje, keď sa niečo zmení.
• Umožnite operátorom nahlasovať problémy. Ľudia, ktorí inštrukciu používajú každý deň, si ako prví všimnú, že je nesprávna. Dajte im rýchly spôsob, ako to oznámiť priamo na pracovisku, a zabezpečte, aby sa tým niekto zaoberal.
• Kontrolujte podľa plánu. Rizikové inštrukcie kontrolujte v stanovenom intervale a vždy po zmene procesu, kvalitatívnom incidente alebo príchode nového stroja.
• Zapájajte odborníka. Kým je pôvodný odborník stále vo firme, požiadajte ho, aby kontroloval aktualizácie. Po jeho odchode túto úlohu preberú ľudia, ktorých zaškolil.
• Majte prehľad, kto čo videl. Keď sa krok zmení, potrebujete vedieť, ktorí operátori už videli novú verziu a kto stále pracuje podľa toho, čo si pamätá zo starej.

Kde pomáha REWO

REWO Guides premení záznamy odborníkov na inštrukcie krok za krokom z videa, obrázkov a textu s dvojstupňovým schvaľovaním a históriou verzií. Operátori môžu priamo z pracoviska nahlásiť problém v inštrukcii a Analytics ukazuje, kto si ktorú verziu pozrel alebo potvrdil. Pre riaditeľa závodu to znamená, že linka menej závisí od niekoľkých ľudí. Pozrite si REWO pre riaditeľov závodov.

Čítajte ďalej: Presun výrobných liniek · Kvalifikačná matica vo výrobe · REWO pre riaditeľov závodov