Kaj je nezapisano znanje v proizvodnji in kako ga zajeti?

Vsak obrat deloma teče na znanju, ki ni nikjer zapisano. Nastavljalec, ki ve, da stara stiskalnica potrebuje pol milimetra debelo podložko pod pritrdilno napravo, preden prvi kos pride ven pravilen. Operater, ki minuto pred zatikanjem sliši, da je podajalnik spremenil zvok. Rešitev nočne izmene za senzor, ki se zatika, kadar je v hali hladno. Nič od tega ni v delovnem navodilu. Vse to pa ohranja linijo v teku.

To je nezapisano znanje: tisto, kar izkušeni ljudje vedo o svojem delu, dokumentacija pa tega ne zajame. Je dragoceno, je krhko in običajno odide iz podjetja skupaj s človekom.

V tem članku so opisani: kaj je nezapisano znanje, zakaj pomeni tveganje, kako ugotovite, kdo ga ima, kako ga zajamete in kako preprečite, da bi po zajemu zastarelo.

Kaj je nezapisano znanje

Nezapisano znanje je praktično znanje, ki ga ima le majhna skupina ljudi in ki se prenaša ustno, če se sploh. V proizvodnji ga običajno lahko razdelimo na nekaj vrst:

• Triki pri nastavitvah. Vrstni red privijanja vpenjal, da se pritrdilna naprava ne zvije, zamik, ki deluje na enem stroju, na enakem drugem pa ne, kolut pločevine enega dobavitelja, ki zahteva počasnejše podajanje.
• Zgodnji opozorilni znaki. Zvok, vonj, vibracije ali barva, ki izkušenemu človeku povedo, da bo nekaj kmalu šlo narobe.
• Obvozi. Stvari, ki jih ljudje počnejo, ker uradni postopek ne deluje povsem: senzor, po katerem je treba potrkati, kos, ki ga je treba predhodno ročno upogniti, program, ki ga je treba dvakrat znova zagnati.
• Odločitve na podlagi izkušenj. Kdaj ustaviti linijo, kdaj je mejni kos še sprejemljiv, koga poklicati zaradi katere težave.
• Zgodovina. Zakaj se korak izvaja na določen način, kaj so že poskusili in zakaj ni delovalo.

Nekaj tega bi moralo postati standardizirano delo. Nekaj pa je znak težave, ki jo je treba odpraviti, ne zapisati. Zajem znanja je način, da ugotovite, kaj je kaj.

Zakaj pomeni tveganje

Nezapisano znanje ni težava, dokler so ljudje, ki ga imajo, prisotni. Težava je, kaj se zgodi, ko jih ni.

• Upokojitve. Nastavljalec s tridesetimi leti dela na istih strojih se upokoji. Njegov naslednik se uči s poskušanjem in napakami, proizvodnja in kakovost pa več mesecev upadata.
• Fluktuacija. Agencijski delavci in zaposleni s kratkim stažem odnesejo naučeno s seboj. Če se je znanje prenašalo le z opazovanjem drugih pri delu, vsak novi sodelavec začne s slabšo kopijo.
• Odsotnost. Ključna oseba gre na dopust ali zboli in delovno mesto se upočasni ali ustavi, ker nihče drug ne pozna trika.
• Selitve linij. Ko se linija preseli v drug obrat ali državo, gredo dokumenti z njo. Nezapisano znanje pa ostane pri ljudeh. Prav tu se zatakne pri številnih selitvah. Več o tem v članku o selitvi proizvodnih linij. Coloplast je z istimi navodili REWO podprl selitev proizvodne linije v Kostariko.
• Skrite težave. Obvoz, ki ga pozna le ena izmena, lahko skriva dejansko napako na opremi ali v konstrukciji. Inženirji ne morejo odpraviti nečesa, za kar ne vedo, da obstaja.

Kako ugotovite, kdo ga ima

Formalne presoje znanja redko potrebujete. Nekaj praktičnih vprašanj vas običajno hitro pripelje do pravih ljudi:

• Koga pokličejo? Vprašajte vodje izmen in operaterje: „Ko se ta stroj ustavi in ga nihče ne more znova zagnati, koga pokličete?“ Vedno znova se pojavljajo ista imena.
• Kaj se upočasni, ko je nekdo odsoten? Poglejte, na katerih delovnih mestih padeta učinek ali kakovost, ko je določena oseba na dopustu.
• Kje je v matriki usposobljenosti le eno ime? Delovno mesto, kjer težave zna reševati le en človek, je edina točka odpovedi. Matrika usposobljenosti to naredi vidno.
• V čem se izmene razlikujejo? Če ima ena izmena na isti liniji manj zastojev ali manj izmeta, verjetno počne nekaj, česar druge ne.
• Česa ni v navodilu? Prosite izkušene operaterje, naj gredo skozi veljavno navodilo in povedo, kaj manjka. Običajno to vedo takoj.

Nato določite prednostne naloge. Začnite z znanjem, ki ga ima en sam človek, vpliva na varnost, kakovost ali razpoložljivost opreme in obstaja nevarnost, da kmalu odide.

Kako ga zajamete

Če strokovnjake prosite, naj zapišejo, kar vedo, to redko deluje. Imajo veliko dela, poleg tega veliko stvari počnejo, ne da bi o njih razmišljali. Izpustili bodo prav tiste podrobnosti, ki so najpomembnejše. Veliko bolje deluje, če jih pri delu opazujete in posnamete.

1. Izberite eno opravilo. Ne „vsega, kar ve starejši nastavljalec“, ampak eno nastavitev, eno menjavo orodja, eno odpravljanje zatikanja.
2. Posnemite strokovnjaka pri delu. Uporabite telefon. Posnemite dejansko opravilo na dejanskem delovnem mestu. Prosite ga, naj sproti pove, kaj počne in zakaj, posebej na točkah, kjer kaj preveri, prisluhne ali prilagodi. Kratke posnetke za vsak korak boste pozneje lažje uporabili kot en dolg posnetek. Naš vodnik za snemanje videa v proizvodnji zajema kadriranje, zvok in osvetlitev.
3. Postavite vprašanja „kaj če“. Po snemanju vprašajte: „Kaj naredite, če se kos ne usede? Če je material od drugega dobavitelja? Če slišite tisti zvok?“ Ti odgovori so pogosto najdragocenejši del.
4. Razdelite ga na korake. Posnetek pretvorite v navodilo po korakih: en posnetek ali fotografija na korak, kratka vrstica besedila, izpisane ključne vrednosti in razlog za vsak korak, ki ni samoumeven.
5. Naj mu sledi nekdo drug. Osnutek dajte nekomu, ki opravila še ni izvajal, in ga opazujte, kako mu sledi brez pomoči. Kjer koli se obotavlja ali naredi napako, navodilu nekaj manjka. Ta preizkus odkrije več vrzeli kot kateri koli pregledni sestanek.
6. Preglejte ga. Rezultat preglejte s strokovnjakom ter s procesnimi inženirji ali službo kakovosti. Odločite, kateri triki postanejo standardni postopek, katere obvoze je treba predati inženirjem kot težave za odpravo in pri katerih korakih je potreben pregled varnosti ali kakovosti.

To naredite, dokler je strokovnjak še tu in lahko odgovarja na vprašanja. Zajeti znanje v zadnjih dveh tednih pred odhodom je veliko težje kot postopoma skozi vse leto.

Kako ga ohranjate živega

Zajeto znanje zastari kot vsak drug dokument. Stroje predelajo, materiali se spremenijo in trik, ki je deloval lani, morda ni več potreben. Da ostane uporabno:

• Vsakemu navodilu določite lastnika. Običajno je to procesni inženir ali vodja izmene za to območje. Lastnik je oseba, ki navodilo posodobi, ko se kaj spremeni.
• Operaterjem omogočite, da opozorijo na težave. Ljudje, ki navodilo uporabljajo vsak dan, prvi opazijo, kdaj je napačno. Omogočite jim, da to hitro sporočijo neposredno z delovnega mesta, in poskrbite, da se nekdo na to odzove.
• Pregledujte po urniku. Navodila z visokim tveganjem preverjajte v določenih presledkih, vedno pa po spremembi procesa, incidentu kakovosti ali uvedbi novega stroja.
• Strokovnjaka vključite v delo. Prvotnega strokovnjaka prosite, naj preverja posodobitve, dokler je še pri vas. Ko odide, to vlogo prevzamejo ljudje, ki jih je usposobil.
• Vedite, kdo je videl kaj. Ko se korak spremeni, morate vedeti, kateri operaterji so videli novo različico in kdo še vedno dela po spominu na staro.

Vloga platforme REWO

REWO Guides posnetke strokovnjakov spremeni v navodila po korakih iz videa, slik in besedila, z odobritvijo v dveh korakih in zgodovino različic. Operaterji lahko na težavo v navodilu opozorijo neposredno z delovnega mesta, modul Analytics pa pokaže, kdo si je ogledal ali potrdil katero različico. Za vodjo obrata to pomeni, da je linija manj odvisna od nekaj posameznikov. Oglejte si REWO za vodje obratov.

Preberite tudi: Selitev proizvodnih linij · Matrika usposobljenosti v proizvodnji · REWO za vodje obratov