La polyvalence dans l’industrie : de quoi s’agit-il et pourquoi est-ce important ?

La polyvalence, que l’on appelle aussi multicompétence ou cross-training, consiste à former les collaborateurs pour pouvoir réagir avec souplesse aux variations du planning de production. Elle vise simplement à développer les compétences de chacun dans l’entreprise. Ainsi, tout le monde comprend mieux ce qu’il faut exactement pour faire tourner l’activité. L’idée est de donner aux collaborateurs les moyens d’apporter un renfort en interne plutôt que de sous-traiter ou de surcharger un seul groupe de salariés dans les périodes de forte activité.

La polyvalence est étroitement liée à la production en cellules. Son proche partenaire est la rotation des postes. Autrement dit, pour qu’un collaborateur polyvalent conserve son niveau, il doit tourner régulièrement sur les postes qui font appel à ces compétences. Et ces rotations doivent être assez fréquentes pour que les compétences ne se perdent pas.

Les avantages de la polyvalence en production

Même si la plupart d’entre nous apprécient une certaine prévisibilité dans leur travail, l’époque où l’on effectuait une seule tâche simple de 9 h à 17 h est presque révolue. Au niveau de l’organisation, disposer d’équipes polyvalentes ouvre aussi des portes. Voici les principaux avantages que les industriels retirent de la polyvalence de leurs collaborateurs.

Souplesse de planification

Les commandes arrivant souvent avec des délais serrés, des équipes polyvalentes vous donnent plus de choix pour établir le planning. Et avec un planning qui ne surcharge pas un ou plusieurs collaborateurs, vous contribuez aussi à prévenir l’épuisement professionnel. Résultat : des équipes en meilleure santé, plus satisfaites, et moins d’absentéisme.

Amélioration des processus

Quand les collaborateurs travaillent en silos, chacun de leur côté, il est souvent presque impossible d’imaginer des améliorations de processus. Avec des équipes polyvalentes encouragées à partager leurs idées pour éliminer les gaspillages et gagner en efficacité, les améliorations sont bien plus faciles à identifier et à mettre en œuvre.

Engagement des collaborateurs

Quand les collaborateurs voient leurs compétences progresser et qu’ils contribuent au succès de l’entreprise à travers plusieurs responsabilités, ils se sentent partie prenante d’un ensemble. Et quand l’engagement augmente, la fidélisation des salariés augmente aussi, ce qui aide beaucoup votre organisation à rester compétitive sur le marché du travail.

Un meilleur service

Quand votre ligne de production s’arrête parce que la seule personne capable d’effectuer une tâche est occupée sur un autre projet, votre service en pâtit. À l’inverse, avec plusieurs collaborateurs qualifiés capables d’assurer de nombreuses tâches, vous êtes bien mieux armé pour offrir un meilleur service à vos clients.

Gestion de la relève

À mesure que les membres de votre entreprise apprennent les uns des autres, vous savez aussi beaucoup mieux quels collaborateurs sont les plus prêts à évoluer vers des postes à plus grandes responsabilités. Autrement dit, grâce à la polyvalence, vous acquérez aussi une visibilité essentielle pour planifier la relève de façon stratégique.

La polyvalence a-t-elle des inconvénients ?

Certains collaborateurs peuvent voir la polyvalence comme une responsabilité supplémentaire sans rémunération supplémentaire. Il est important, tout en vous appuyant sur les points forts de chacun, d’équilibrer leur charge de travail autant que possible.

Bien sûr, vous voulez obtenir le meilleur niveau de productivité de vos collaborateurs tout en préservant vos résultats, mais le risque d’épuisement est élevé si vous en ajoutez trop, trop vite. Vos collaborateurs doivent sentir que vous valorisez leurs capacités, et non que vous les considérez comme des bêtes de somme.

Un autre risque est de bâtir une entreprise remplie de généralistes : des collaborateurs qui savent un peu de tout, mais pas grand-chose en profondeur. C’est très utile pour boucher les trous quand un salarié est malade (surtout dans une petite entreprise), mais vous risquez de donner l’image d’une expertise très large et très superficielle dans votre domaine.

Les types de formation au service de la polyvalence

La polyvalence s’acquiert rarement en une seule session. Elle combine généralement trois types de formation.

Formation d’accueil

La formation d’accueil, ou d’intégration, présente le site aux nouveaux salariés, aux sous-traitants et aux visiteurs pour qu’ils puissent y travailler en sécurité et dans le respect des procédures de l’entreprise. Elle couvre les règles de sécurité, les horaires de travail, les produits fabriqués, les principales méthodes de production et les attentes en matière de qualité. C’est le socle sur lequel s’appuient ensuite les formations propres à chaque poste.

Formation au poste

La formation au poste (on-the-job training, OJT) enseigne les compétences d’un travail précis là où il s’effectue, avec les vrais outils, les vraies machines et les vrais documents. Il n’y a aucun écart entre l’environnement de formation et le lieu de travail, donc ce qui est appris se transpose directement. Elle peut avoir lieu au poste de travail réel pendant le travail normal, ou sur un poste école dédié. L’essentiel de la polyvalence passe par la formation au poste : un opérateur apprend un deuxième ou un troisième poste auprès de quelqu’un qui le maîtrise déjà, avec l’appui d’instructions claires qu’il peut reconsulter.

Formation de remise à niveau

La formation de remise à niveau s’adresse aux personnes déjà qualifiées. Elle actualise leurs compétences quand un standard ou un processus change, et vérifie que les compétences qu’elles utilisent rarement ne se sont pas perdues. C’est particulièrement important pour les collaborateurs polyvalents, car une compétence utilisée une fois par mois s’efface plus vite qu’une compétence utilisée tous les jours.

Lancer la polyvalence en mettant de l’ordre dans la documentation de votre savoir-faire

La polyvalence doit être cohérente, planifiée et organisée. Définissez ce qui fait la réussite dans le rôle. Qu’est-ce qui doit être accompli, et quelles connaissances et compétences seront nécessaires ? Soyez précis. Le collaborateur formé doit savoir exactement en quoi consiste le nouveau travail et ce que l’on attend de lui. Une matrice de compétences est utile ici : elle montre qui est qualifié sur quel poste, où vous dépendez d’une seule personne et qui former ensuite. De courtes instructions en vidéo permettent de montrer plus facilement comment le travail se fait exactement et ce que l’on attend de la personne qui les regarde.

Vérifiez ensuite si votre processus ou vos étapes sont exacts ; en général, la personne qui occupe le poste peut valider le processus. Sinon, ajustez. Comme tout nouveau processus, les choses fonctionnent mieux après quelques itérations.

L’objectif est de construire et d’affiner un plan pour former régulièrement des collaborateurs polyvalents sur un rôle critique ou des compétences précises. La démarche ressemble à celle de l’intégration d’un nouveau salarié.

La place de REWO

REWO Courses combine des guides vidéo et des évaluations en parcours de formation avec critères de réussite et certificats, et indique quand les certificats arrivent à échéance. Les résultats peuvent alimenter votre matrice de compétences pour que vous sachiez qui est qualifié sur quel poste.

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