Što su radne upute usklađene s ISO normama i kako ih napisati?

ISO norme oblikuju način na koji većina proizvođača dokumentira svoj rad. U ovom članku objašnjavamo što znači usklađenost s ISO normama, kako se ona vidi u vašoj dokumentaciji i što to znači za pisanje radnih uputa. Za početak, definirajmo ISO. Međunarodna organizacija za normizaciju, sa sjedištem u Ženevi u Švicarskoj, izrađuje i objavljuje međunarodne norme, uključujući norme za sustave upravljanja kvalitetom (QMS) iz skupine ISO 9000. ISO 9001, najpoznatija među njima, utvrđuje zahtjeve za QMS koji dosljedno isporučuje proizvode koji ispunjavaju zahtjeve kupaca i propisa.

Što je usklađenost s ISO normama?

Tvrtka je usklađena s ISO normom ako ispunjava zahtjeve norme koju primjenjuje. ISO norme su dobrovoljne; nijedan zakon ne obvezuje tvrtku da ih uvede.

Certifikacija je formalna potvrda te sukladnosti. Ne izdaje je sam ISO, nego neovisna certifikacijska tijela nakon audita, a kupcima i poslovnim partnerima daje sigurnost. Unutar skupine ISO 9000, ISO 9001 je norma prema kojoj se možete certificirati.

Certifikacijski audit zahtijeva vrijeme i novac, pa se neke tvrtke, osobito manje, odlučuju uskladiti s normom ISO 9001 bez certifikacije. U reguliranim sektorima i sektorima koje oblikuju lanci opskrbe to rijetko dolazi u obzir. Kupci od dobavljača u automobilskoj industriji očekuju certifikat prema IATF 16949, a od proizvođača medicinskih proizvoda certifikat prema ISO 13485. Za takve pogone certifikacija je uvjet da uopće smiju isporučivati.

Kako napisati radne upute usklađene s ISO normama

ISO norme postavljaju zahtjeve za vaš QMS, ali ne određuju format vaših dokumenata. Kad pišete radne upute usklađene s ISO normama, usredotočite se na četiri točke:

1. Razumijte zahtjeve ISO normi

Pažljivo pročitajte normu i upoznajte se sa zahtjevima za QMS koji se odnose na vas. Vaš QMS može uključivati politike, priručnike, ciljeve, postupke i dijagrame tijeka. Prije pisanja provjerite razumijete li razliku između procesa, postupka i radne upute.

2. Dokumentaciju oblikujte dosljedno

ISO ne daje predloške. Odredite osobu, obično voditelja kvalitete, koja će biti odgovorna za strukturu dokumentacije: predloške, numeriranje, tijekove odobravanja i mjesto na kojem se dokumenti čuvaju.

3. Mislite na korisnike i pišite za njih

Vaši korisnici su vaši kolege. Mnogi od njih ne čitaju rado, pa dokumentaciju učinite što vizualnijom i razumljivijom. Koristite jednostavan jezik i izraze koje svi znaju. Ne trpajte previše u jedan dokument, ali nemojte ni izrađivati mnogo dokumenata na istu temu. To stvara birokraciju i otežava pronalaženje.

4. Primijenite dobru praksu tehničkog pisanja

Ako imate iskustva u pisanju tehničke dokumentacije, znate što funkcionira. Ako nemate, evo nekoliko preporuka za radne upute usklađene s ISO normama:

• duljina: manje je više; najbolje funkcioniraju kratke rečenice s po jednom glavnom mišlju
• struktura: koristite jasnu, logičnu strukturu; numerirane korake umjesto odlomaka, bez složenih rečenica
• tablice i slike: uključite fotografije, dijagrame, tablice i druge vizualne elemente gdje god pomažu
• revizije: vodite povijest revizija u kojoj je navedeno što se promijenilo i zašto, kako biste imali jasan pregled svih izmjena

Što auditori provjeravaju

Auditor rijetko ocjenjuje formulacije pojedinačne upute. Provjerava jesu li vaše upute pod kontrolom i rade li ljudi prema trenutačnoj verziji. Očekujte pitanja o sljedećem:

• Upravljanje dokumentima. Točka 7.5.3 norme ISO 9001 zahtijeva da dokumentirane informacije budu dostupne i prikladne za upotrebu ondje i onda kad su potrebne te da se izmjenama upravlja. U praksi: uputa na radnom mjestu trenutačna je verzija, a zastarjele verzije nisu u upotrebi.
• Odobrenja. Tko je pregledao i objavio uputu i kada. Neodobreni nacrt na liniji smatra se nalazom.
• Povijest revizija. Što se promijenilo između verzija i zašto, sljedivo do zahtjeva za izmjenu, reklamacije ili poboljšanja koje ju je pokrenulo.
• Dokazi o obuci. Dokaz da su ljudi koji obavljaju posao obučeni za trenutačnu verziju, a ne za onu od prije dvije revizije. Točka 7.2 norme ISO 9001 traži da čuvate dokaze o kompetentnosti.

Za pogone u automobilskoj industriji IATF 16949 donosi dodatne specifične zahtjeve za upute operaterima na radnom mjestu. Pogledajte radne upute na radnom mjestu prema IATF 16949.

Gdje se uklapa REWO

REWO drži radne upute pod kontrolom: odobravanje u dva koraka i povijest verzija u modulu Guides te REWO Analytics kao evidencija o tome tko je i kada pregledao i potvrdio koju verziju, s revizijskim tragom i izvozom u CSV.

Dobre radne upute usklađene s ISO normama počinju jasnim razumijevanjem norme. Više o pisanju radnih uputa općenito pročitajte u cjelovitom vodiču za radne upute u proizvodnji.

Pročitajte i: Radne upute na radnom mjestu prema IATF 16949 · REWO Analytics · REWO za kvalitetu i usklađenost