IATF 16949 na radnom mjestu: što auditori provjeravaju u vašim radnim uputama

Većina dobavljača u automobilskoj industriji ima postupak upravljanja dokumentima koji bi prošao svaki pregled za stolom. Revizije su numerirane, odobrenja potpisana, glavni popis ažuran. A onda auditor izađe iz sobe za sastanke, ode do radnog mjesta u drugoj smjeni i zamoli operatera da mu pokaže uputu za posao koji upravo obavlja.

Upravo odatle često potječu nalazi prema IATF 16949 u vezi s radnim uputama: iz jaza između postupka i radnog mjesta.

Što norma zahtijeva na radnom mjestu

Na radnom mjestu susreću se tri dijela norme IATF 16949 (uz ISO 9001).

Standardizirani rad (8.5.1.2). Dokumenti standardiziranog rada – upute za operatere i vizualni standardi – moraju biti priopćeni ljudima koji obavljaju posao i oni ih moraju razumjeti, moraju biti čitljivi, na jeziku ili jezicima koje ti ljudi razumiju i dostupni u predviđenom radnom prostoru. Moraju sadržavati i pravila za sigurnost operatera.

Obuka na radnom mjestu (7.2.2). Svatko tko preuzima nove ili izmijenjene odgovornosti koje utječu na sukladnost sa zahtjevima kvalitete prolazi obuku na radnom mjestu, a to izričito uključuje i ugovorno i agencijsko osoblje. Dubina obuke trebala bi odgovarati obrazovanju osobe i složenosti zadatka, a ljude čiji rad može utjecati na kvalitetu treba upoznati s posljedicama nesukladnosti sa zahtjevima kupca.

Upravljanje dokumentiranim informacijama (ISO 9001 7.5.3). Dokumenti moraju biti dostupni i prikladni za upotrebu gdje i kada su potrebni, a izmjene moraju biti kontrolirane – što u praksi znači da operater mora raditi prema trenutačnoj reviziji, a ne prema onoj koja je ispisana prošlog proljeća.

Ništa od toga nije novo. Teško je zato što se svaki od tih zahtjeva odnosi na ono što se događa na radnom mjestu, u svakoj smjeni, za svaku osobu – uključujući i agencijskog radnika koji je počeo u ponedjeljak.

(Sažeci točaka norme parafrazirani su. Točne formulacije provjerite u svojem primjerku norme i u specifičnim zahtjevima kupca.)

Pitanja koja ćete čuti u proizvodnji

Auditori se razlikuju, ali pitanja uz radno mjesto slijede obrazac. Svako provjerava drugi zahtjev.

1. „Pokažite mi uputu za ono što sada radite.“ Je li dostupna u radnom prostoru i može li je operater pronaći bez pomoći?
2. „Je li ovo trenutačna revizija? Kako to znate?“ Odgovara li primjerak na radnom mjestu objavljenoj verziji? Postoji li ikakva mogućnost da se još koristi stara stranica iz registratora?
3. „Možete li ovo pročitati?“ Je li uputa na jeziku koji operater razumije – i ako je prevedena, je li prijevod ažuriran kad se promijenio izvornik?
4. „Tko vas je obučio za ovo i kada?“ Postoji li zapis koji tu osobu povezuje s tim zadatkom, i to prije nego što ga je počela obavljati?
5. „Što se događa ako je ova karakteristika izvan specifikacije?“ Zna li operater kakve su posljedice za kupca – a ne samo korak?
6. „Ova se uputa promijenila prošli mjesec. Tko je vidio izmjenu?“ Možete li pokazati koji su operateri obaviješteni o novoj reviziji, a koji još nisu?

Pitanja 4 i 6 su ona koja bole. Potpisana matrica obuke iz tjedna uvođenja ne odgovara na pitanje tko je vidio prošlomjesečnu izmjenu, a list s potpisima na radnom mjestu ne dokazuje da je osoba koja je potpisala razumjela što se promijenilo.

Gdje sustavi na papiru i dijeljenim diskovima zakazuju

Načini na koje to pođe po zlu poznati su svakome tko se pripremao za nadzorni audit:

• Neusklađene revizije. Izmjena je objavljena u sustavu dokumenata, ali u registratoru na radnom mjestu 14 i dalje je prethodna stranica. Nitko to ne primijeti dok je netko ne izvadi pred auditorom.
• Prijevodi kasne. Njemački ili slovenski izvornik je ažuriran, a ukrajinska ili nepalska verzija kojom se služi pola noćne smjene nije.
• Zapisi o obuci nalaze se negdje drugdje. Potvrdu o uvođenju čuva HR, voditelj linije vodi proračunsku tablicu, a veza između ove revizije i ove osobe postoji samo u nečijem sjećanju.
• Agencijski radnici ostaju ispod radara. Rade na liniji, obuhvaćeni su točkom 7.2.2, ali se često ne pojavljuju u istim zapisima kao zaposlenici.
• Sigurnosna pravila nalaze se u zasebnom dokumentu. Točka 8.5.1.2 očekuje ih u dokumentima standardiziranog rada. U nekim pogonima ona su na plakatu na ulazu u halu.

Kako izgledaju dobri dokazi

Da biste odgovorili na pitanja u proizvodnji, ne treba vam više papirologije. Treba vam jedan povezani zapis:

• Jedna objavljena verzija svake upute, s poviješću odobrenja i izmjena, i ništa drugo dostupno na radnom mjestu.
• Pristup na radnom mjestu, kad je potreban – QR kod na radnom mjestu ili uputa otvorena iz MES-a zajedno s radnim nalogom – tako da operater nikad ne mora tražiti.
• Prijevodi pregledani i ponovno objavljeni pri svakoj izmjeni izvornika, tako da nijedna jezična verzija ne zaostaje.
• Zapis po osobi i reviziji: tko je otvorio uputu, tko ju je potvrdio i kada. Zaposlenici i agencijski radnici u istom zapisu.
• Kratka provjera razumijevanja za kritične ili izmijenjene korake – nekoliko pitanja na jeziku operatera – umjesto samo potpisa.
• Recertifikacija kad je certifikat potrebno obnoviti i nova provjera razumijevanja kad se promijeni kritičan korak.

Kad to imate, pitanje 6 postaje filtar: revizija 7 ove upute, objavljena tog datuma, koju su vidjeli i potvrdili ovi ljudi, a ovi još nisu.

Provjera prije audita koju možete provesti ovaj tjedan

Odaberite tri radna mjesta, od kojih jedno u noćnoj ili vikend-smjeni, i provjerite:

1. Može li operater otvoriti trenutačnu uputu za manje od minute, a da nikoga ne pita?
2. Odgovara li revizija na radnom mjestu objavljenoj reviziji u vašem sustavu dokumenata?
3. Je li svaka jezična verzija na radnom mjestu na istoj reviziji kao izvornik?
4. Sadrže li upute pravila za sigurnost operatera na tom radnom mjestu?
5. Možete li za posljednju izmjenu svake upute navesti tko je obaviješten – a tko nije?
6. Možete li pokazati zapise o obuci za agencijskog radnika koji trenutačno radi na toj liniji?
7. Može li operater objasniti što bi greška na njegovu radnom mjestu značila za kupca?

Ako je ijedan odgovor „trebao bi nam dan da to pronađemo“, upravo ondje bit će nalaz.

Gdje se uklapa REWO

REWO zatvara taj jaz. Upute se izrađuju kao vizualni vodiči korak po korak s odobravanjem u dva koraka i potpunom poviješću verzija, prevode se na jezike koje vaši operateri čitaju i isporučuju na radno mjesto putem QR koda ili unutar vašeg MES-a. Svaki pregled i svaka potvrda bilježe se uz osobu i reviziju, a kratke provjere znanja izrađene u modulu Forms provjeravaju razumijevanje nakon izmjene.

U tvrtki VHIT ispisane upute zamijenio je sloj dokumenata unutar MES-a: odobrena ažuriranja odmah stižu do svake smjene, a svaki pregled bilježi se uz identifikacijsku karticu operatera. Hidria svoj standardizirani rad vodi putem videozapisa koji se otvaraju s MES terminala.

Za auditore je važna jedna granica: REWO bilježi kako su upute priopćene, provjerene i potvrđene potpisom. Je li zatezni moment bio ispravan, ostaje u vašem MES-u i u kontrolama procesa.

Pročitajte i: REWO za dobavljače u automobilskoj industriji · Za timove za kvalitetu i usklađenost · Evidencija u modulu Analytics