Mi a nem dokumentált tudás a gyártásban, és hogyan lehet rögzíteni?

Minden üzem részben olyan tudásra épül, amelyet sehol nem írtak le. A beállító tudja, hogy a régi prés alatt fél milliméteres alátét kell a készülék alá, különben az első darab nem lesz jó. Az operátor egy perccel az elakadás előtt meghallja, hogy megváltozott az adagoló hangja. Az éjszakás műszaknak megvan a maga trükkje arra az érzékelőre, amely beragad, ha hideg van a csarnokban. Ezek egyike sincs benne a munkautasításban. Mégis ezek tartják működésben a gyártósort.

Ez a nem dokumentált tudás: amit a tapasztalt emberek a munkáról tudnak, de a dokumentáció nem rögzít. Értékes, sérülékeny, és általában az emberrel együtt távozik az üzemből.

Ez a cikk bemutatja, mi a nem dokumentált tudás, miért jelent kockázatot, hogyan derítheti ki, kinél van, hogyan rögzítheti, és hogyan előzheti meg, hogy a rögzítés után elavuljon.

Mi a nem dokumentált tudás

A nem dokumentált tudás olyan gyakorlati szaktudás, amely néhány ember fejében van, és legfeljebb szóban adódik tovább. A gyártásban jellemzően néhány típusba sorolható:

• Beállítási trükkök. Milyen sorrendben kell meghúzni a szorítókat, hogy a készülék ne húzzon el; melyik eltolás működik az egyik gépen, de az ikertestvérén nem; melyik beszállító tekercse igényel lassabb előtolást.
• Korai figyelmeztető jelek. Az a hang, szag, rezgés vagy szín, amelyből egy tapasztalt ember tudja, hogy valami hamarosan elromlik.
• Kerülőmegoldások. Amit az emberek azért csinálnak, mert a hivatalos módszer nem egészen működik: egy érzékelőt meg kell kocogtatni, egy alkatrészt kézzel elő kell hajlítani, egy programot kétszer kell újraindítani.
• Mérlegelést igénylő döntések. Mikor kell leállítani a sort, mikor fogadható el egy határeset alkatrész, kit kell hívni melyik problémával.
• Előzmények. Miért végzik egy lépést éppen úgy, mit próbáltak már korábban, és miért nem vált be.

Ennek egy részét be kell építeni a standardizált munkába. Egy másik része egy olyan probléma tünete, amelyet nem leírni, hanem megszüntetni kell. A rögzítés során derül ki, melyik melyik.

Miért jelent kockázatot

A nem dokumentált tudással addig nincs gond, amíg a birtokosai jelen vannak. A baj akkor kezdődik, amikor nincsenek ott.

• Nyugdíjba vonulás. Nyugdíjba megy a beállító, aki harminc évet töltött ugyanazokon a gépeken. Az utódja próbálkozással és hibákon keresztül tanul, és a kibocsátás és a minőség hónapokig visszaesik.
• Fluktuáció. A kölcsönzött munkavállalók és a rövid ideig ott dolgozók magukkal viszik, amit megtanultak. Ha a szaktudás csak betanulással, a másik ember mellett állva adódott tovább, minden új belépő egy halványabb másolatból indul.
• Távollét. Egy kulcsember szabadságra megy vagy megbetegszik, és egy munkaállomás lelassul vagy leáll, mert senki más nem ismeri a trükköt.
• Gyártósor-áthelyezés. Ha egy gyártósor másik üzembe vagy országba költözik, a dokumentumok vele mennek. A nem dokumentált tudás viszont az emberekkel együtt hátramarad. Sok áthelyezés itt akad el. Bővebben: gyártósorok áthelyezése. A Coloplast ugyanazokat a REWO-munkautasításokat használta egy Costa Ricába történő gyártósor-áthelyezés támogatására.
• Rejtett problémák. Egy kerülőmegoldás, amelyet csak egy műszak ismer, valódi berendezés- vagy tervezési hibát takarhat el. A műszaki terület nem tudja kijavítani azt, amiről nem is tud.

Hogyan derítse ki, kinél van

Formális tudásauditra ritkán van szükség. Néhány gyakorlati kérdés általában gyorsan elvezet a megfelelő emberekhez:

• Kit hívnak? Kérdezze meg a műszakvezetőket és az operátorokat: „Ha ez a gép leáll, és senki nem tudja újraindítani, kit hívnak?” Újra és újra ugyanaz a néhány név kerül elő.
• Mi lassul le, ha valaki hiányzik? Nézze meg, mely munkaállomásokon esik vissza a kibocsátás vagy a minőség, amikor egy adott ember szabadságon van.
• Hol szerepel egyetlen név a kompetenciamátrixban? Az a munkaállomás, ahol csak egy ember tudja kezelni a problémákat, egyetlen hibapont. A kompetenciamátrix ezeket láthatóvá teszi.
• Mi a különbség a műszakok között? Ha ugyanazon a soron az egyik műszaknál kevesebb a leállás vagy a selejt, valószínűleg csinálnak valamit, amit a többiek nem.
• Mi hiányzik a munkautasításból? Kérje meg a tapasztalt operátorokat, hogy menjenek végig a jelenlegi munkautasításon, és mondják el, mi hiányzik belőle. Általában azonnal tudják.

Ezután rangsoroljon. Azzal a tudással kezdje, amely egyetlen embernél van, hatással van a biztonságra, a minőségre vagy a rendelkezésre állásra, és hamarosan elveszhet.

Hogyan rögzítse

Ha a szakértőket arra kérik, hogy írják le, amit tudnak, az ritkán működik. Elfoglaltak, és tudásuk nagy részét gondolkodás nélkül, rutinból alkalmazzák. Éppen azokat a részleteket hagyják ki, amelyek a legtöbbet számítanak. Sokkal jobban működik, ha munka közben figyelik és felveszik őket.

1. Válasszon ki egy feladatot. Ne „mindent, amit a vezető beállító tud”, hanem egy beállítást, egy átállást, egy elakadás elhárítását.
2. Vegye fel videóra, ahogy a szakértő elvégzi a munkát. Elég egy telefon. A valódi feladatot rögzítse a valódi munkaállomáson. Kérje meg a szakértőt, hogy közben mondja el, mit csinál és miért, különösen azokon a pontokon, ahol ellenőriz, hallgatózik vagy állít valamin. A lépésenkénti rövid klipeket később könnyebb felhasználni, mint egyetlen hosszú felvételt. A gyártótéri videófelvételről szóló útmutatónk a képkivágást, a hangot és a világítást is tárgyalja.
3. Tegye fel a „mi van, ha” kérdéseket. A felvétel után kérdezze meg: „Mit csinál, ha nem ül fel rendesen? Ha az anyag a másik beszállítótól jön? Ha azt a hangot hallja?” Gyakran ezek a válaszok a legértékesebbek.
4. Bontsa lépésekre. A felvételből készítsen lépésről lépésre haladó munkautasítást: lépésenként egy klip vagy fotó, egy rövid szövegsor, a fontos értékek kiírva, és minden nem magától értetődő lépésnél az indoklás.
5. Próbáltassa ki egy második emberrel. Adja oda a tervezetet valakinek, aki még nem végezte a feladatot, és figyelje, ahogy segítség nélkül követi. Ahol elbizonytalanodik vagy hibázik, ott a munkautasításból hiányzik valami. Ez a próba több hiányosságot tár fel, mint bármelyik átnézési értekezlet.
6. Nézze át. Az eredményt nézze át a szakértővel és a folyamatmérnökséggel vagy a minőségüggyel. Döntsék el, mely trükkökből lesz standard módszer, mely kerülőmegoldásokat kell javítandó problémaként a műszaki területnek átadni, és mely lépésekhez kell biztonsági vagy minőségi ellenőrzés.

Mindezt akkor végezze el, amikor a szakértő még ott van, és válaszolni tud a kérdésekre. Valakinek az utolsó két hetében sokkal nehezebb rögzíteni a tudását, mint egy éven át folyamatosan.

Hogyan tartsa naprakészen

A rögzített tudás ugyanúgy elavul, mint bármely más dokumentum. A gépeket átalakítják, az anyagok változnak, és a tavaly bevált trükkre lehet, hogy már nincs szükség. Hogy hasznos maradjon:

• Minden munkautasításnak legyen felelőse. Ez általában az adott terület folyamatmérnöke vagy műszakvezetője. A felelős frissíti a munkautasítást, ha valami változik.
• Az operátorok jelezhessék a problémákat. Akik naponta használják a munkautasítást, ők veszik észre elsőként, ha hibás. Adjon nekik gyors módot arra, hogy ezt a munkaállomáson jelezzék, és gondoskodjon róla, hogy valaki foglalkozzon vele.
• Ütemezett felülvizsgálat. A nagy kockázatú munkautasításokat meghatározott időközönként ellenőrizze, és mindig folyamatváltozás, minőségi esemény vagy új gép után.
• Vonja be továbbra is a szakértőt. Amíg még a cégnél van, kérje meg az eredeti szakértőt, hogy ellenőrizze a frissítéseket. Távozása után ezt a szerepet az általa betanított emberek veszik át.
• Tudja, ki mit látott. Ha egy lépés megváltozik, tudnia kell, mely operátorok látták már az új verziót, és ki dolgozik még a régi emlékei alapján.

Hol kap szerepet a REWO

A REWO Guides modul a szakértőkről készült felvételeket lépésről lépésre haladó munkautasításokká alakítja videóból, képekből és szövegből, kétlépcsős jóváhagyással és verzióelőzményekkel. Az operátorok a munkaállomásról jelezhetik, ha egy munkautasításban probléma van, az Analytics modul pedig megmutatja, ki melyik verziót nézte meg vagy erősítette meg. A gyárigazgató számára ez azt jelenti, hogy a gyártósor kevésbé függ néhány embertől. Lásd: REWO gyárigazgatóknak.

Olvassa el ezt is: Gyártósorok áthelyezése · Kompetenciamátrix a gyártásban · REWO gyárigazgatóknak