Ce sunt instrucțiunile de lucru conforme cu ISO și cum le scrieți?

Standardele ISO determină modul în care cei mai mulți producători își documentează munca. În acest articol explicăm ce înseamnă conformitatea cu ISO, cum se reflectă ea în documentație și ce implică pentru scrierea instrucțiunilor de lucru. Pentru început, să definim ISO. Cu sediul la Geneva, în Elveția, Organizația Internațională de Standardizare elaborează și publică standarde internaționale, inclusiv standardele pentru sistemele de management al calității (QMS) din familia ISO 9000. ISO 9001, cel mai cunoscut dintre ele, stabilește cerințele pentru un QMS care livrează în mod constant produse ce îndeplinesc cerințele clienților și cerințele legale și de reglementare.

Ce este conformitatea cu ISO?

O companie este conformă cu ISO dacă îndeplinește cerințele standardului pe care îl aplică. Standardele ISO sunt voluntare; nicio lege nu obligă o companie să le adopte.

Certificarea este confirmarea formală a acestei conformități. Nu este emisă de ISO, ci de organisme de certificare independente, în urma unui audit, și oferă încredere clienților și partenerilor de afaceri. În familia ISO 9000, ISO 9001 este standardul după care vă puteți certifica.

Auditul de certificare costă timp și bani, iar unele companii, mai ales cele mai mici, aleg să se alinieze la ISO 9001 fără să se certifice. În sectoarele reglementate și în cele dictate de lanțul de aprovizionare, aceasta este rareori o opțiune. Furnizorilor auto li se cere de către clienți să fie certificați IATF 16949, iar producătorilor de dispozitive medicale să fie certificați ISO 13485. Pentru aceste fabrici, certificarea este o condiție pentru a avea dreptul să livreze.

Cum scrieți instrucțiuni de lucru conforme cu ISO

Standardele ISO stabilesc cerințe pentru QMS, dar nu definesc formatul documentelor. Când scrieți instrucțiuni de lucru conforme cu ISO, concentrați-vă pe patru aspecte:

1. Înțelegeți cerințele ISO

Citiți cu atenție standardul și familiarizați-vă cu cerințele QMS care vi se aplică. QMS-ul dumneavoastră poate include politici, manuale, obiective, proceduri și diagrame de flux. Înainte de a scrie, asigurați-vă că înțelegeți diferența dintre un proces, o procedură și o instrucțiune de lucru.

2. Formatați documentația în mod unitar

ISO nu oferă șabloane. Desemnați o persoană, de regulă managerul calitate, care să fie responsabilă de structura documentației: șabloane, numerotare, fluxuri de aprobare și locul în care se păstrează documentele.

3. Gândiți-vă la utilizatori și scrieți pentru ei

Utilizatorii sunt colegii dumneavoastră. Mulți dintre ei nu sunt cititori pasionați, așa că faceți documentația cât mai vizuală și mai ușor de înțeles. Folosiți un limbaj simplu și termeni pe care îi cunoaște toată lumea. Nu înghesuiți prea multe într-un singur document, dar nici nu creați multe documente pe același subiect. Asta creează birocrație și face informațiile mai greu de găsit.

4. Aplicați bunele practici de redactare tehnică

Dacă aveți experiență în redactarea documentației tehnice, știți ce funcționează. Dacă nu, iată câteva recomandări pentru instrucțiunile de lucru conforme cu ISO:

lungimea: mai puțin înseamnă mai mult; frazele scurte, cu o singură idee principală fiecare, funcționează cel mai bine
structura: folosiți o structură clară și logică; pași numerotați în loc de paragrafe, fără fraze complicate
tabele și figuri: includeți fotografii, diagrame, tabele și alte elemente vizuale oriunde ajută
reviziile: păstrați un istoric al reviziilor care arată ce s-a schimbat și de ce, ca să aveți o imagine clară asupra tuturor modificărilor

Ce urmăresc auditorii

Un auditor judecă rareori formularea unei singure instrucțiuni. Verifică dacă instrucțiunile sunt controlate și dacă oamenii lucrează după versiunea actuală. Așteptați-vă la întrebări despre:

Controlul documentelor. Clauza 7.5.3 din ISO 9001 cere ca informațiile documentate să fie disponibile și adecvate pentru utilizare acolo și atunci când este nevoie de ele, iar modificările să fie controlate. În practică: instrucțiunea de la postul de lucru este versiunea actuală, iar versiunile depășite nu mai sunt folosite.
Aprobările. Cine a verificat și a publicat instrucțiunea și când. O schiță neaprobată pe linie este o constatare de audit.
Istoricul reviziilor. Ce s-a schimbat de la o versiune la alta și de ce, trasabil până la cererea de modificare, reclamația sau îmbunătățirea care a declanșat schimbarea.
Dovezile de instruire. Dovada că oamenii care execută munca au fost instruiți pe versiunea actuală, nu pe una de acum două revizii. Clauza 7.2 din ISO 9001 vă cere să păstrați dovezi ale competenței.

Pentru fabricile din industria auto, IATF 16949 adaugă așteptări specifice privind instrucțiunile pentru operatori la postul de lucru. Citiți instrucțiunile de lucru IATF 16949 la postul de lucru.

Unde se încadrează REWO

REWO ține instrucțiunile de lucru sub control: flux de aprobare în doi pași și istoric al versiunilor în Guides, iar REWO Analytics ca evidență a celor care au văzut și au confirmat fiecare versiune și a momentului în care au făcut-o, cu pistă de audit și export CSV.

Instrucțiunile de lucru bune, conforme cu ISO, încep cu o înțelegere clară a standardului. Pentru mai multe despre scrierea instrucțiunilor de lucru în general, citiți ghidul complet al instrucțiunilor de lucru în producție.

Citiți în continuare: Instrucțiunile de lucru IATF 16949 la postul de lucru · REWO Analytics · REWO pentru calitate și conformitate