Instrucțiuni de lucru standardizate și proceduri operaționale standard (SOP): care este diferența?

Faceți o plimbare prin orice hală de producție și veți observa documente atent elaborate care îi ajută pe lucrători să-și facă treaba. Procedurile operaționale standard și instrucțiunile de lucru standardizate sunt esențiale pentru succesul în producție. Ele se îmbunătățesc prin revizuiri ale documentelor, audituri, un proces disciplinat de rezolvare a problemelor și, mai ales, prin contribuția oamenilor care execută sarcinile. Documentația actuală ar trebui să fie punctul de plecare pentru orice îmbunătățire. Îmbunătățiți întotdeauna documentația existentă înainte de a crea un document nou. Volumul nu înseamnă îmbunătățire continuă. Mulți cred că procedurile operaționale și instrucțiunile de lucru sunt termeni interschimbabili, dar nu sunt.

Ce sunt instrucțiunile de lucru standardizate?

Instrucțiunile de lucru standardizate (SWI) sunt instrucțiuni concepute pentru ca procesele de producție să fie consecvente, executate la timp și repetabile. Adesea sunt afișate lângă postul de lucru al operatorului. Șefii de echipă și managerii ar trebui apoi să urmărească dacă operatorii folosesc instrucțiunea și dacă o pot urma – adesea cea mai grea parte a întregului proces.

Elaborarea SWI cere timp și efort. Ele ar trebui să descrie cei mai buni pași cunoscuți pentru executarea unui proces. Instrucțiunile de lucru standardizate sunt rezultatul logic al altor inițiative de îmbunătățire a proceselor și sunt utile și în proiectele de îmbunătățire ulterioare. Fără SWI, operatorii și șefii lor trebuie să se bazeze pe memoria colectivă pentru a executa în continuare un proces în cel mai bun mod. SWI nu înlocuiesc instruirea inițială, dar consolidează ce s-a învățat. Un operator experimentat poate să nu aibă nevoie să consulte instrucțiunea în fiecare zi. Instrucțiunile afișate îl ajută și pe șeful de echipă, care poate vedea rapid diferențele dintre acțiunile operatorului și standard.

Este important ca SWI pentru fiecare sarcină să fie revizuite și actualizate periodic. O organizație care aplică abordarea Kaizen a îmbunătățirii continue va găsi mereu modalități mai bune de a executa sarcinile, iar actualizarea SWI este modul prin care aceste îmbunătățiri se mențin. În practică, instrucțiunile încep să îmbătrânească din momentul în care sunt create, așa că au nevoie de îmbunătățire continuă.

Ce sunt procedurile operaționale standard?

Procedurile operaționale standard (SOP) sunt descrieri scrise, pas cu pas, ale modului în care se execută o activitate de rutină. În sistemele de management al calității din fabricile românești se numesc adesea „PO” (procedură operațională). Un SOP descrie activitățile necesare pentru finalizarea unui proces în conformitate cu reglementările din industrie, cu cerințele legale sau pur și simplu cu propriile standarde de funcționare ale companiei. Angajații ar trebui să le urmeze de fiecare dată în același fel, astfel încât activitatea companiei să rămână consecventă. SOP-urile ajută la menținerea siguranței și a eficienței în producție, operațiuni, instruire, vânzări, finanțe și alte departamente.

O procedură operațională standard nu ar trebui să fie niciodată greu de citit sau formulată vag. Ar trebui să fie scurtă, ușor de înțeles și să conțină pași de acțiune simplu de urmat. Un SOP bun descrie clar pașii și îl informează pe angajat despre orice risc de siguranță.

SOP-urile sunt o parte integrantă a controlului calității și a reducerii riscurilor. De la producția aerospațială la cea farmaceutică, SOP-urile bune sunt mai mult decât birocrație. Ele definesc cine ce face, când și unde. Dacă SOP-urile sunt prost scrise sau prost implementate, consecințele pot fi grave. Procedurile operaționale standard ar trebui să stea la baza instruirii noilor angajați și ar trebui revizuite periodic, ca să rămână relevante pentru modul în care organizația lucrează efectiv.

Diferența dintre SWI și SOP

SOP-urile sunt documente de nivel superior care le spun angajaților ce acțiuni să întreprindă într-o serie de situații; instrucțiunile de lucru descriu aceste acțiuni în detaliu. Instrucțiunile de lucru nu sunt neapărat lungi. Ar trebui să fie cât mai clare și concise și limitate la o singură sarcină din cadrul unui SOP.

Multe companii își organizează documentația pe niveluri:

• Procedurile operaționale standard sunt nivelul superior. Ele descriu ce acțiuni se întreprind într-o serie de situații.
• Instrucțiunile de lucru standardizate sunt nivelul cel mai de jos. Ele descriu munca de executat la cel mai fin nivel de detaliu. Așa cum arată și numele, sunt instrucțiuni pentru o anumită lucrare. Unele au mai puțin de o pagină – doar o listă scurtă de pași.

Această ierarhie este o convenție răspândită, nu o cerință. ISO 9001 vă cere să mențineți informațiile documentate de care procesele au nevoie pentru a se desfășura conform planificării și să le controlați. Standardul nu prescrie câte niveluri trebuie să aveți și nici cum să le numiți.

	Procedură operațională standard (SOP)	Instrucțiune de lucru standardizată (SWI)
Scop	Definește un proces: ce se întâmplă, cine este responsabil, în ce condiții	Arată exact cum se execută o sarcină
Domeniu	Un proces întreg, adesea între mai multe roluri sau departamente	O sarcină la un post de lucru sau la un utilaj
Public	Șefi de echipă, ingineri, calitate, auditori, toți cei implicați în proces	Operatorul care execută sarcina
Nivel de detaliu	Mediu: pași, responsabilități, trimiteri la alte documente	Ridicat: fiecare acțiune, sculă, parametru, verificare și punct de siguranță
Cine o scrie	Responsabilul de proces sau departamentul de calitate, cu aprobarea conducerii	Inginerul de proces sau de fabricație, împreună cu operatori experimentați
Exemplu	Procedura de recepție și inspecție a materialelor intrate	Cum se măsoară și se înregistrează diametrul alezajului la piesa 4711

Unde se încadrează REWO

REWO Guides este construit pentru nivelul cel mai de jos: instrucțiuni de lucru vizuale, pas cu pas, create din video, imagini și text, cu flux de aprobare și istoric al versiunilor, deschise la postul de lucru prin cod QR sau din sistemul MES.

Citiți în continuare: Instrucțiunile de lucru standard și producția lean · Instrucțiuni de lucru vs. materiale de sprijin · REWO Guides