Instrucțiuni de lucru vs. materiale de sprijin (și linii directoare)

Dacă nu folosiți în mod regulat termeni precum „SOP-uri”, „instrucțiuni de lucru” și „materiale de sprijin” (job aids), este de înțeles să credeți că înseamnă același lucru. În realitate, există mai multe tipuri de materiale de îndrumare care reglementează modul de lucru al companiilor, departamentelor și angajaților individuali, iar fiecare aduce valoare în alt fel. Mai jos vedem prin ce diferă materialele de sprijin de instrucțiunile de lucru și unde se încadrează liniile directoare.

Ce sunt instrucțiunile de lucru?

Dacă procedurile operaționale standard (SOP) stabilesc „ce” și „cine” într-o activitate, instrucțiunile de lucru vă spun „cum”. Aceste instrucțiuni pas cu pas sunt de obicei specifice unui departament sau unui post și explică modul de executare a unei anumite sarcini din cadrul unui SOP. De exemplu, o instrucțiune de lucru explică cum se face o verificare de mentenanță la un utilaj. Sunt specifice, secvențiale și, ideal, cât mai vizuale. Cele mai multe companii au instrucțiuni de lucru într-o anumită măsură, dar multe ar avea nevoie de unele mai detaliate și mai ușor de urmat.

Un exemplu: o instrucțiune de lucru pentru mentenanță oferă indicații pas cu pas pentru verificările săptămânale, lunare și anuale ale unui echipament. Instrucțiunea de lucru este aliniată cu un SOP de mentenanță preventivă.

Ce sunt materialele de sprijin?

Un material de sprijin este un material concret, menit să ajute pe cineva să execute o sarcină mai eficient. Materialele de sprijin bine redactate economisesc timp, cresc precizia și îmbunătățesc performanța. O instrucțiune de lucru poate fi considerată, în unele situații, un material de sprijin, dar materialele de sprijin acoperă mai mult decât indicațiile: liste de verificare, fotografii cu etichete ale componentelor unui echipament, tabele de referință, diagrame și orice alt material ajutător care ajută pe cineva să ducă la capăt o sarcină. Cele mai multe companii au deja materiale de sprijin, dar sarcinile tehnice complexe au adesea nevoie de unele mai bune.

Materialele de sprijin oferă exact informația potrivită la momentul potrivit. Nu înlocuiesc instrucțiunea de lucru; o sprijină în momentul în care se execută munca.

Un exemplu: o diagramă cu etichete a unui utilaj este un material de sprijin. Ea completează instrucțiunea de lucru care explică modul de aplicare a SOP-ului de mentenanță preventivă.

Ce sunt liniile directoare?

Liniile directoare sunt recomandări generale care descriu bunele practici și stabilesc un cadru pentru modul în care trebuie abordată munca. Ele contribuie la acțiuni mai previzibile și mai consecvente, dar nu sunt descrieri pas cu pas.

• O linie directoare nu este obligatorie; este o bună practică recomandată.
• Oferă o direcție, nu pași exacți, și lasă loc pentru judecata proprie.
• Se poate schimba mai des decât politicile și standardele și ar trebui revizuită mai frecvent.

Mulți oameni scriu instrucțiuni de lucru și le numesc linii directoare sau invers. Testul este simplu: dacă documentul îi spune cuiva exact ce pași să urmeze și în ce ordine, este o instrucțiune de lucru. Dacă descrie principii și lasă metoda la latitudinea persoanei, este o linie directoare.

Concluzie

Compania dumneavoastră are nevoie de toate acestea, dar s-ar putea să nu le aibă. SOP-urile rămân adesea nescrise sau neactualizate, pentru că nimeni nu are timp să le întrețină. Instrucțiunile de lucru sunt adesea redactate când cineva primește sarcina să „documenteze ce face”, iar rezultatele sunt neunitare sau incomplete. Când știți ce tip de document scrieți, le este mai ușor angajaților să știe la ce să se aștepte și unde să caute.

Unde se încadrează REWO

REWO Guides transformă video, imagini și text în instrucțiuni de lucru pas cu pas, cu flux de aprobare și istoric al versiunilor, iar REWO Forms acoperă listele de verificare. Programați un demo dacă vreți să vedeți cum funcționează.

Citiți în continuare: Instrucțiuni de lucru standardizate și SOP-uri · Ghidul complet al instrucțiunilor de lucru · Ce sunt listele de verificare pentru calitate?