Care sunt semnele că instrucțiunile de lucru au nevoie de o modernizare?

Multe greșeli din hala de producție provin mai degrabă din sistemul în care lucrează oamenii decât din oamenii înșiși: instrucțiuni neclare, depășite sau greu de găsit. Scriind instrucțiuni de lucru clare, companiile își pot îmbunătăți sistemele și pot reduce erorile și accidentele. Îmbunătățirea sistemelor începe cu analiza instrucțiunilor de lucru și a procedurilor operaționale standard (SOP) ale companiei.

Semne că instrucțiunile de lucru au nevoie de o actualizare

Actualizarea instrucțiunilor de lucru este dificilă

Documentarea ar trebui să fie un aspect apreciat al îmbunătățirii continue. Cu toate acestea, mulți angajați evită în mod activ documentarea procedurilor, pentru că sistemul lor de creare a instrucțiunilor de lucru este prea anevoios sau dificil de folosit. Documentarea standardelor creează o bază pentru îmbunătățirea continuă, așa că, atunci când angajații sunt descurajați să scrie lucrurile, îmbunătățirea continuă are de suferit. Când documentați și standardizați un proces, prin natura lui, acesta începe imediat să se învechească. Operatorii găsesc în mod firesc metode mai bune de a efectua operațiunile, se introduc metode noi, piesele și sculele se schimbă etc. Dacă procesul de actualizare a procedurilor este birocratic și greoi, documentele devin repede depășite și ineficiente.

Instrucțiunile de lucru sunt mereu depășite

Când documentele nu reflectă realitatea muncii, angajații recurg la cunoștințe moștenite și la presupuneri, în locul standardelor aprobate. Rezultatul este lipsa standardizării și un control al calității mai slab. Dacă documentele vă par mereu depășite, acesta este un indiciu serios că sistemul de instrucțiuni de lucru are nevoie de o metodă mai rapidă de revizuire și îmbunătățire a documentației.

Instrucțiunile de lucru sunt greu de accesat

Găsirea documentului corect poate părea o sarcină simplă, dar, dacă sunteți ca majoritatea companiilor, organizația dumneavoastră a acumulat de-a lungul anilor mii și mii de fișiere. Bibliorafturi mari cu materiale dense și, probabil, depășite. Chiar dacă documentele sunt digitalizate, când folosiți mai multe sisteme pentru a crea, gestiona și stoca instrucțiunile de lucru, găsirea documentelor corecte poate fi la fel de dificilă ca în cazul celor pe hârtie. Dacă vă este greu să găsiți instrucțiunile de lucru relevante pentru activitatea dumneavoastră, poate că este momentul să treceți la un sistem care abordează mai simplu gestionarea și accesibilitatea documentelor.

Instrucțiunile de lucru nu sunt folosite

Probabil cel mai frecvent indiciu că instrucțiunile de lucru sunt ineficiente – nimeni nu le folosește. De multe ori, redactorii tehnici, inginerii sau specialiștii în instruire depun efort pentru a crea și documenta proceduri standardizate, dar documentele ajung să adune praf pentru că nu sunt suficient de clare, sunt inexacte, depășite sau greu de accesat și de actualizat.

Nu puteți dovedi cine a văzut fiecare versiune

Un auditor sau un client întreabă după ce versiune a unei instrucțiuni a lucrat un operator într-o anumită tură și dacă citise ultima modificare. Dacă răspunsul presupune să căutați prin fișe semnate, bibliorafturi de instruire și fire de e-mail sau dacă nu există niciun răspuns, sistemul dumneavoastră nu își face treaba. Pentru standarde precum IATF 16949, capacitatea de a arăta că instrucțiunea curentă era disponibilă la postul de lucru și că oamenii au fost instruiți pe ea face parte din cerință. Un sistem bun păstrează această evidență ca efect secundar al muncii obișnuite: fiecare versiune, fiecare aprobare, fiecare confirmare, cu dată și nume.

Concluzie

Instrucțiunile de lucru au devenit o parte indispensabilă a activității de zi cu zi în multe companii. Oferă structură, servesc drept mediatori ai cunoștințelor și sprijină optimizarea proceselor de business prin standardizare. Trecând la instrucțiuni de lucru digitale, aveți un instrument puternic pentru a face vizibile cunoștințele angajaților. Digitalizarea le face și mult mai ușor de actualizat, iar cu REWO Analytics aveți o evidență a celor care au văzut și au confirmat fiecare versiune și a momentului în care au făcut-o.

Citiți în continuare: REWO Analytics · Instrucțiunile de lucru IATF 16949 la postul de lucru · Echipe de calitate și conformitate