Čo sú pracovné inštrukcie v súlade s ISO a ako ich napísať?

Normy ISO určujú, ako väčšina výrobcov dokumentuje svoju prácu. V tomto článku vysvetľujeme, čo znamená súlad s ISO, ako sa prejavuje vo vašej dokumentácii a čo to znamená pre písanie pracovných inštrukcií. Na začiatok si definujme ISO. Medzinárodná organizácia pre normalizáciu so sídlom v Ženeve vo Švajčiarsku vyvíja a vydáva medzinárodné normy vrátane noriem pre systémy manažérstva kvality (QMS) z radu ISO 9000. ISO 9001, najznámejšia z nich, stanovuje požiadavky na QMS, ktorý konzistentne poskytuje produkty spĺňajúce požiadavky zákazníkov a predpisov.

Čo je súlad s ISO?

Firma je v súlade s ISO, ak spĺňa požiadavky normy, podľa ktorej postupuje. Normy ISO sú dobrovoľné; žiadny zákon firmu nenúti, aby ich prijala.

Certifikácia je formálne potvrdenie tejto zhody. Nevydáva ju samotná organizácia ISO, ale nezávislé certifikačné orgány po audite a poskytuje istotu zákazníkom a obchodným partnerom. Z radu ISO 9000 je ISO 9001 tou normou, podľa ktorej sa môžete dať certifikovať.

Certifikačný audit stojí čas a peniaze a niektoré firmy, najmä menšie, sa rozhodnú zosúladiť s ISO 9001 bez certifikácie. V regulovaných odvetviach a odvetviach riadených dodávateľským reťazcom to však málokedy prichádza do úvahy. Od dodávateľov pre automobilový priemysel zákazníci očakávajú certifikáciu podľa IATF 16949 a od výrobcov zdravotníckych pomôcok podľa ISO 13485. Pre tieto závody je certifikácia podmienkou toho, aby vôbec mohli dodávať.

Ako písať pracovné inštrukcie v súlade s ISO

Normy ISO stanovujú požiadavky na váš QMS, ale nedefinujú formát vašich dokumentov. Pri písaní pracovných inštrukcií v súlade s ISO sa sústreďte na štyri body:

1. Pochopte požiadavky ISO

Normu si pozorne prečítajte a oboznámte sa s požiadavkami na QMS, ktoré sa na vás vzťahujú. Váš QMS môže zahŕňať politiky, príručky, ciele, postupy a vývojové diagramy. Pred písaním sa uistite, že rozumiete rozdielu medzi procesom, postupom a pracovnou inštrukciou.

2. Dokumentáciu formátujte jednotne

ISO neposkytuje šablóny. Určte osobu, zvyčajne manažéra kvality, ktorá bude zodpovedať za štruktúru dokumentácie: šablóny, číslovanie, schvaľovacie postupy a miesto uloženia dokumentov.

3. Myslite na používateľov a píšte pre nich

Vašimi používateľmi sú vaši kolegovia. Mnohí z nich nečítajú radi, preto urobte dokumentáciu čo najvizuálnejšiu a najzrozumiteľnejšiu. Používajte jednoduchý jazyk a pojmy, ktoré pozná každý. Nenatláčajte do jedného dokumentu príliš veľa, ale ani nevytvárajte veľa dokumentov na rovnakú tému. To vytvára byrokraciu a sťažuje hľadanie.

4. Uplatňujte osvedčené postupy technického písania

Ak máte skúsenosti s písaním technickej dokumentácie, viete, čo funguje. Ak nie, tu je niekoľko odporúčaní pre pracovné inštrukcie v súlade s ISO:

• dĺžka: menej je viac; najlepšie fungujú krátke vety, každá s jednou hlavnou myšlienkou
• štruktúra: používajte jasnú, logickú štruktúru; číslované kroky namiesto odsekov, žiadne zložité súvetia
• tabuľky a obrázky: všade, kde to pomôže, pridajte fotografie, schémy, tabuľky a iné vizuálne prvky
• revízie: veďte históriu revízií, ktorá uvádza, čo sa zmenilo a prečo, aby ste mali jasný prehľad o všetkých zmenách

Na čo sa pozerajú audítori

Audítor len zriedka posudzuje formulácie jednotlivej inštrukcie. Kontroluje, či sú vaše inštrukcie riadené a či ľudia pracujú podľa aktuálnej verzie. Očakávajte otázky týkajúce sa:

• Riadenia dokumentov. Článok 7.5.3 normy ISO 9001 vyžaduje, aby zdokumentované informácie boli dostupné a vhodné na použitie tam a vtedy, kde a kedy sú potrebné, a aby sa zmeny riadili. V praxi: inštrukcia na pracovisku je aktuálna verzia a neplatné verzie sa nepoužívajú.
• Schválení. Kto inštrukciu preskúmal a uvoľnil a kedy. Neschválený návrh na linke je zistením auditu.
• Histórie revízií. Čo sa medzi verziami zmenilo a prečo, s dohľadateľnosťou k žiadosti o zmenu, reklamácii alebo zlepšeniu, ktoré zmenu vyvolali.
• Dôkazov o zaškolení. Dôkaz, že ľudia, ktorí prácu vykonávajú, boli zaškolení na aktuálnu verziu, nie na verziu spred dvoch revízií. Článok 7.2 normy ISO 9001 od vás vyžaduje uchovávať dôkazy o kompetentnosti.

Pre automobilové závody pridáva IATF 16949 špecifické očakávania pre pokyny pre operátorov na pracovisku. Pozrite si článok pracovné inštrukcie podľa IATF 16949 priamo na pracovisku.

Kde pomáha REWO

REWO zabezpečuje riadenie pracovných inštrukcií: dvojstupňové schvaľovanie a história verzií v module Guides a REWO Analytics ako záznam o tom, kto si pozrel a potvrdil ktorú verziu a kedy, s auditnou stopou a exportom do CSV.

Dobré pracovné inštrukcie v súlade s ISO začínajú jasným pochopením normy. Viac o písaní pracovných inštrukcií vo všeobecnosti nájdete v článku kompletný sprievodca pracovnými inštrukciami vo výrobe.

Čítajte ďalej: Pracovné inštrukcie podľa IATF 16949 priamo na pracovisku · REWO Analytics · REWO pre kvalitu a zhodu