IATF 16949 na delovnem mestu: kaj presojevalci preverijo pri delovnih navodilih

Večina dobaviteljev avtomobilske industrije ima postopek obvladovanja dokumentov, ki bi zdržal vsak pregled dokumentacije. Revizije so oštevilčene, odobritve podpisane, glavni seznam je posodobljen. Nato presojevalec zapusti sejno sobo, v drugi izmeni odide do delovnega mesta in operaterja prosi, naj mu pokaže navodilo za delo, ki ga ravno opravlja.

Prav od tod pogosto izvirajo ugotovitve presoj po IATF 16949 glede delovnih navodil: iz vrzeli med postopkom in delovnim mestom.

Kaj standard zahteva na delovnem mestu

Na delovnem mestu se srečajo trije deli standarda IATF 16949 (ki nadgrajuje ISO 9001).

Standardizirano delo (8.5.1.2). Dokumente standardiziranega dela – navodila za operaterje in vizualne standarde – je treba posredovati ljudem, ki delo opravljajo, in ti jih morajo razumeti. Biti morajo čitljivi, v jeziku ali jezikih, ki jih ti ljudje razumejo, ter dostopni na določenem delovnem območju. Vključevati morajo tudi pravila za varnost operaterjev.

Usposabljanje na delovnem mestu (7.2.2). Vsak, ki prevzame nove ali spremenjene odgovornosti, ki vplivajo na skladnost z zahtevami za kakovost, mora biti usposobljen na delovnem mestu, kar izrecno vključuje tudi pogodbeno in agencijsko osebje. Obseg usposabljanja naj ustreza izobrazbi osebe in zahtevnosti naloge, ljudi, katerih delo lahko vpliva na kakovost, pa je treba seznaniti s posledicami neskladnosti z zahtevami kupca.

Obvladovanje dokumentiranih informacij (ISO 9001, 7.5.3). Dokumenti morajo biti na voljo in primerni za uporabo tam in takrat, ko so potrebni, spremembe pa morajo biti obvladovane. V praksi to pomeni, da mora operater delati po veljavni reviziji, ne po tisti, ki je bila natisnjena lansko pomlad.

Nič od tega ni novo. Težko je zato, ker vsaka od teh zahtev govori o tem, kaj se dogaja na delovnem mestu, v vsaki izmeni in pri vsaki osebi – tudi pri agencijskem delavcu, ki je začel v ponedeljek.

(Povzetki točk standarda so parafrazirani. Natančno besedilo preverite v svojem izvodu standarda in v specifičnih zahtevah svojih kupcev.)

Vprašanja, ki jih boste slišali v proizvodnji

Presojevalci se razlikujejo, vprašanja na delovnem mestu pa sledijo vzorcu. Vsako preverja drugo zahtevo.

1. „Pokažite mi navodilo za delo, ki ga opravljate zdaj.“ Je dostopno na delovnem območju in ga operater najde brez pomoči?
2. „Je to veljavna revizija? Kako to veste?“ Se izvod na delovnem mestu ujema s sproščeno različico? Ali obstaja kakršna koli možnost, da je še v uporabi stara stran iz registratorja?
3. „Ali to lahko preberete?“ Je navodilo v jeziku, ki ga operater razume – in če je bilo prevedeno, ali je bil prevod posodobljen, ko se je spremenil izvirnik?
4. „Kdo vas je usposobil za to in kdaj?“ Ali obstaja zapis, ki to osebo povezuje s to nalogo, preden jo je začela opravljati?
5. „Kaj se zgodi, če je ta karakteristika zunaj specifikacije?“ Ali operater pozna posledice za kupca – ne le korak?
6. „To navodilo se je prejšnji mesec spremenilo. Kdo je videl spremembo?“ Ali lahko pokažete, kateri operaterji so bili seznanjeni z novo revizijo in kateri še ne?

Vprašanji 4 in 6 sta tisti, ki bolita. Podpisana matrika usposobljenosti iz tedna uvajanja ne odgovori na vprašanje „kdo je videl spremembo iz prejšnjega meseca“, podpisni list na delovnem mestu pa ne dokazuje, da je oseba, ki se je podpisala, razumela, kaj se je spremenilo.

Kje odpovejo papir in skupni pogoni

Načini odpovedi so znani vsakomur, ki se je pripravljal na nadzorno presojo:

• Neusklajene revizije. Sprememba je sproščena v dokumentnem sistemu, v registratorju na delovnem mestu 14 pa je še prejšnja stran. Nihče tega ne opazi, dokler je nekdo ne potegne iz registratorja pred presojevalcem.
• Prevodi zaostajajo. Nemški ali slovenski izvirnik je posodobljen, ukrajinska ali nepalska različica, ki jo uporablja pol nočne izmene, pa ne.
• Zapisi o usposabljanju so drugje. Kadrovska služba hrani potrditev uvajanja, vodja linije preglednico, povezava med to revizijo in to osebo pa obstaja le v nekogaršnjem spominu.
• Agencijski delavci padejo skozi vrzel. So na liniji in zanje velja točka 7.2.2, vendar se pogosto ne pojavijo v istih zapisih kot zaposleni.
• Varnostna pravila so v ločenem dokumentu. Točka 8.5.1.2 pričakuje, da so v dokumentih standardiziranega dela. V nekaterih obratih visijo na plakatu pri vhodu v halo.

Kakšna so dobra dokazila

Za odgovore na vprašanja v proizvodnji ne potrebujete več papirologije. Potrebujete eno povezano evidenco:

• Eno sproščeno različico na navodilo z zgodovino odobritev in sprememb, pri čemer na delovnem mestu ni dosegljivo nič drugega.
• Dostop neposredno na delovnem mestu, da operaterju nikoli ni treba iskati: koda QR na delovnem mestu ali navodilo, ki se odpre iz sistema MES skupaj z delovnim nalogom.
• Prevode, pregledane in ponovno sproščene ob vsaki spremembi izvirnika, da nobena jezikovna različica ne zaostaja.
• Zapis za vsako osebo in revizijo: kdo je odprl navodilo, kdo ga je potrdil in kdaj. Zaposleni in agencijski delavci v isti evidenci.
• Kratko preverjanje razumevanja za kritične ali spremenjene korake – nekaj vprašanj v operaterjevem jeziku – namesto zgolj podpisa.
• Ponovno preverjanje usposobljenosti, ko je treba certifikat obnoviti, in novo preverjanje razumevanja, ko se spremeni kritični korak.

Ko to vzpostavite, postane vprašanje 6 le filter: revizija 7 tega navodila, sproščena na ta datum, so jo videli in potrdili ti ljudje, pri teh pa je še odprta.

Preverjanje pred presojo, ki ga lahko izvedete ta teden

Izberite tri delovna mesta, med njimi eno v nočni izmeni ali izmeni ob koncu tedna, in preverite:

1. Ali lahko operater odpre veljavno navodilo v manj kot minuti, ne da bi koga vprašal?
2. Ali se revizija na delovnem mestu ujema s sproščeno revizijo v vašem dokumentnem sistemu?
3. Ali je vsaka jezikovna različica na delovnem mestu na isti reviziji kot izvirnik?
4. Ali navodila vključujejo pravila za varnost operaterjev na tem delovnem mestu?
5. Ali lahko za zadnjo spremembo vsakega navodila naštejete, kdo je bil z njo seznanjen – in kdo ne?
6. Ali lahko pokažete zapise o usposabljanju za agencijskega delavca, ki trenutno dela na tej liniji?
7. Ali lahko operater pojasni, kaj bi napaka na njegovem delovnem mestu pomenila za kupca?

Če je kateri koli odgovor „za to bi potrebovali en dan“, boste tam dobili ugotovitev.

Vloga platforme REWO

REWO zapre to vrzel. Navodila nastanejo kot vizualna navodila po korakih z dvostopenjsko odobritvijo in celotno zgodovino različic, prevedena so v jezike, ki jih berejo vaši operaterji, na delovno mesto pa jih dostavite s kodo QR ali znotraj sistema MES. Vsak ogled in vsaka potrditev se zabeležita za osebo in revizijo, kratka preverjanja znanja, pripravljena v modulu Forms, pa po spremembi preverijo razumevanje.

V podjetju VHIT so natisnjena navodila zamenjali z dokumentno plastjo znotraj sistema MES: odobrene posodobitve takoj dosežejo vse izmene, vsak pregled pa se zabeleži z operaterjevo identifikacijsko kartico. Hidria ima standardizirano delo v obliki videonavodil, ki se odpirajo na terminalih MES.

Za presojevalce je pomembna ena meja: REWO beleži, kako so bila navodila posredovana, preverjena in podpisana. Ali je bil navor pravilen, ostaja v vašem sistemu MES in procesnih kontrolah.

Preberite tudi: REWO za dobavitelje avtomobilske industrije · Za ekipe za kakovost in skladnost · Evidenca v modulu Analytics