Woran erkennen Sie, dass Ihre Arbeitsanweisungen ein Upgrade brauchen?

Viele Fehler in der Fertigung haben ihre Ursache eher im System, in dem Menschen arbeiten, als bei den Menschen selbst: Anweisungen, die unklar, veraltet oder schwer zu finden sind. Mit klaren Arbeitsanweisungen können Unternehmen ihre Systeme verbessern und Fehler sowie Unfälle verringern. Die Verbesserung der Systeme beginnt mit einem Blick auf die Arbeitsanweisungen und Standardarbeitsanweisungen (SOPs) eines Unternehmens.

Anzeichen, dass Ihre Arbeitsanweisungen eine Aktualisierung brauchen

Ihre Arbeitsanweisungen zu aktualisieren ist mühsam

Dokumentation sollte ein geschätzter Teil der kontinuierlichen Verbesserung sein. Viele Mitarbeitende vermeiden es jedoch bewusst, Abläufe zu dokumentieren, weil ihr System zur Erstellung von Arbeitsanweisungen zu mühsam oder zu schwer zu bedienen ist. Dokumentierte Standards schaffen eine Ausgangsbasis für den KVP. Werden Mitarbeitende davon abgehalten, Dinge aufzuschreiben, leidet folglich auch die kontinuierliche Verbesserung. Sobald Sie einen Prozess dokumentieren und standardisieren, beginnt er naturgemäß sofort zu veralten. Werker finden ganz von selbst bessere Wege, Aufgaben zu erledigen, neue Methoden werden eingeführt, Teile und Werkzeuge ändern sich und so weiter. Ist der Prozess zur Aktualisierung von Abläufen bürokratisch und umständlich, veralten Dokumente schnell und verlieren ihre Wirkung.

Ihre Arbeitsanweisungen sind ständig veraltet

Wenn Dokumente die Realität der Arbeit nicht abbilden, greifen Mitarbeitende auf überliefertes Wissen und Vermutungen zurück statt auf die freigegebenen Standards. Die Folge sind fehlende Standardisierung und eine schwächere Qualitätskontrolle. Wenn sich Ihre Dokumente ständig veraltet anfühlen, ist das ein deutliches Zeichen dafür, dass Ihr System für Arbeitsanweisungen einen schnelleren Weg braucht, Dokumentation zu überarbeiten und zu verbessern.

Ihre Arbeitsanweisungen sind schwer zugänglich

Das richtige Dokument zu finden, mag einfach erscheinen. Aber wenn es Ihnen geht wie den meisten Unternehmen, hat sich bei Ihnen über die Jahre eine riesige Menge an Dateien angesammelt. Dicke Ordner mit dichtem und wahrscheinlich veraltetem Material. Selbst wenn die Dokumente digitalisiert sind: Werden Arbeitsanweisungen in mehreren Systemen erstellt, verwaltet und abgelegt, kann es genauso schwierig sein, die richtigen Dokumente zu finden, wie bei ihren Gegenstücken auf Papier. Wenn Sie Mühe haben, die für Ihre Aufgabe relevanten Arbeitsanweisungen zu finden, ist es vielleicht Zeit für ein System, das Dokumentenmanagement und Zugänglichkeit schlanker löst.

Ihre Arbeitsanweisungen werden nicht genutzt

Das wohl häufigste Anzeichen dafür, dass Ihre Arbeitsanweisungen nicht wirken: Niemand nutzt sie. Oft machen sich technische Redakteure, Ingenieure oder Schulungsfachleute die Mühe, standardisierte Abläufe zu erstellen und zu dokumentieren, doch die Dokumente verstauben, weil sie nicht klar genug, ungenau, veraltet oder schwer zugänglich und schwer aktuell zu halten sind.

Sie können nicht nachweisen, wer welche Version gesehen hat

Ein Auditor oder Kunde fragt, nach welcher Version einer Anweisung ein Werker in einer bestimmten Schicht gearbeitet hat und ob er die letzte Änderung gelesen hatte. Wenn Sie für die Antwort unterschriebene Listen, Schulungsordner und E-Mail-Verläufe durchsuchen müssen oder es gar keine Antwort gibt, erfüllt Ihr System seine Aufgabe nicht. Bei Standards wie der IATF 16949 gehört es zur Anforderung, zeigen zu können, dass die aktuelle Anweisung am Arbeitsplatz verfügbar war und die Mitarbeitenden darauf geschult wurden. Ein gutes System führt diesen Nachweis ganz nebenbei im normalen Arbeitsalltag: jede Version, jede Freigabe, jede Bestätigung, mit Datum und Namen.

Fazit

Arbeitsanweisungen sind in vielen Unternehmen aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Sie geben Struktur, dienen als Wissensvermittler und unterstützen die Optimierung von Geschäftsprozessen durch Standardisierung. Mit dem Umstieg auf digitale Arbeitsanweisungen haben Sie ein starkes Werkzeug, um das Wissen Ihrer Mitarbeitenden sichtbar zu machen. Digital lassen sie sich zudem viel leichter aktuell halten, und mit REWO Analytics haben Sie einen Nachweis darüber, wer welche Version wann angesehen und bestätigt hat.

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