Standardarbeitsanweisung (SWI) und SOP: Was ist der Unterschied?

Wer durch eine beliebige Fertigung geht, sieht sorgfältig erstellte Dokumente, die den Mitarbeitenden bei ihrer Arbeit helfen. SOPs und Standardarbeitsanweisungen sind entscheidend für den Erfolg in der Produktion. Sie werden besser durch Dokumentenprüfungen, Audits, einen disziplinierten Problemlösungsprozess und vor allem durch die Rückmeldungen der Menschen, die die Tätigkeiten ausführen. Die aktuelle Dokumentation sollte der Ausgangspunkt jeder Verbesserung sein. Verbessern Sie immer zuerst die bestehende Dokumentation, bevor Sie ein neues Dokument erstellen. Menge ist nicht gleich kontinuierliche Verbesserung. Viele halten Verfahrensanweisungen und Arbeitsanweisungen für austauschbare Begriffe, doch das sind sie nicht.

Was sind Standardarbeitsanweisungen?

Standardarbeitsanweisungen (Standardised Work Instructions, SWI) sollen Ihre Fertigungsprozesse gleichbleibend, termingerecht und wiederholbar machen. Sie hängen oft in der Nähe des Arbeitsplatzes des Werkers. Teamleiter und Führungskräfte sollten dann nachhalten, ob die Werker die Anweisung nutzen und ihr folgen können – oft der schwierigste Teil des ganzen Prozesses.

Es kostet Zeit und Mühe, SWI zu erstellen. Sie sollten die besten bekannten Schritte zur Ausführung eines Prozesses festhalten. Standardarbeitsanweisungen sind ein logisches Ergebnis anderer Initiativen zur Prozessverbesserung und auch in späteren Verbesserungsprojekten nützlich. Ohne SWI müssen sich Werker und ihre Vorgesetzten auf das kollektive Gedächtnis verlassen, um einen Prozess weiterhin auf die beste Art auszuführen. SWI ersetzen nicht die Ersteinweisung, aber sie festigen das Gelernte. Ein erfahrener Werker muss die Anweisung vielleicht nicht jeden Tag ansehen. Ausgehängte Anweisungen helfen auch dem Vorgesetzten, der so schnell Abweichungen zwischen dem Vorgehen des Werkers und dem Standard erkennt.

Es ist wichtig, die SWI für jede Tätigkeit regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren. Ein Unternehmen, das nach dem Kaizen-Ansatz kontinuierlich verbessert, findet immer wieder bessere Wege, Tätigkeiten auszuführen, und durch die Aktualisierung der SWI werden diese Verbesserungen dauerhaft verankert. In der Praxis beginnen Anweisungen in dem Moment zu veralten, in dem sie erstellt werden. Deshalb brauchen sie kontinuierliche Verbesserung.

Was sind SOPs?

Standard Operating Procedures (SOP), im deutschen Qualitätsmanagement meist Verfahrensanweisungen genannt, sind schriftliche Schritt-für-Schritt-Beschreibungen, wie eine wiederkehrende Tätigkeit auszuführen ist. Eine SOP beschreibt die Tätigkeiten, die nötig sind, um einen Prozess im Einklang mit Branchenvorschriften, gesetzlichen Anforderungen oder schlicht Ihren eigenen Standards für die Unternehmensführung abzuschließen. Die Mitarbeitenden sollten sie jedes Mal gleich befolgen, damit das Unternehmen einheitlich arbeitet. SOPs tragen zu Sicherheit und Effizienz in Produktion, Betrieb, Schulung, Vertrieb, Finanzen und anderen Abteilungen bei.

Eine SOP sollte nie schwer lesbar oder vage formuliert sein. Sie sollte kurz und leicht verständlich sein und Handlungsschritte enthalten, die einfach zu befolgen sind. Eine gute SOP beschreibt die Schritte klar und weist die Mitarbeitenden auf alle Sicherheitsrisiken hin.

SOPs sind ein fester Bestandteil der Qualitätssicherung und der Risikominderung. Von der Luftfahrtfertigung bis zur Arzneimittelherstellung sind gute SOPs mehr als Bürokratie. Sie legen fest, wer was wann und wo tut. Sind SOPs schlecht geschrieben oder umgesetzt, können die Folgen gravierend sein. Standard Operating Procedures sollten die Grundlage für die Schulung neuer Mitarbeitender sein und regelmäßig überprüft werden, damit sie zur tatsächlichen Arbeitsweise des Unternehmens passen.

Unterschied zwischen SWI und SOP

SOPs sind übergeordnete Dokumente, die den Mitarbeitenden sagen, welche Maßnahmen sie in verschiedenen Situationen ergreifen sollen. Arbeitsanweisungen beschreiben diese Maßnahmen im Detail. Arbeitsanweisungen sind nicht unbedingt lang. Sie sollten so klar und knapp wie möglich sein und sich auf eine einzelne Tätigkeit innerhalb einer SOP beschränken.

Viele Unternehmen gliedern ihre Dokumentation in Ebenen:

• SOPs bilden die obere Ebene. Sie beschreiben, welche Maßnahmen in verschiedenen Situationen zu ergreifen sind.
• Standardarbeitsanweisungen bilden die unterste Ebene. Sie beschreiben die auszuführende Arbeit mit dem höchsten Detaillierungsgrad. Wie der Name sagt, sind sie Anweisungen für eine bestimmte Arbeit. Manche umfassen weniger als eine Seite – nur eine kurze Liste von Schritten.

Diese Hierarchie ist eine verbreitete Konvention, keine Pflicht. ISO 9001 verlangt, dass Sie die dokumentierte Information aufrechterhalten, die Ihre Prozesse für eine planmäßige Durchführung brauchen, und dass Sie diese lenken. Die Norm schreibt nicht vor, wie viele Ebenen Sie haben oder wie Sie sie nennen.

	Standard Operating Procedure (SOP)	Standardarbeitsanweisung (SWI)
Zweck	Definiert einen Prozess: was geschieht, wer verantwortlich ist, unter welchen Bedingungen	Zeigt genau, wie eine Tätigkeit ausgeführt wird
Umfang	Ein ganzer Prozess, oft über Rollen oder Abteilungen hinweg	Eine Tätigkeit an einem Arbeitsplatz oder einer Maschine
Zielgruppe	Vorgesetzte, Ingenieure, Qualität, Auditoren, alle am Prozess Beteiligten	Der Werker, der die Tätigkeit ausführt
Detaillierungsgrad	Mittel: Schritte, Verantwortlichkeiten, Verweise auf andere Dokumente	Hoch: jede Handlung, jedes Werkzeug, jede Einstellung, jede Prüfung und jeder Sicherheitshinweis
Wer schreibt sie	Prozessverantwortlicher oder Qualität, freigegeben durch die Leitung	Prozess- oder Fertigungsingenieur zusammen mit erfahrenen Werkern
Beispiel	Verfahren für Wareneingang und Wareneingangsprüfung	Wie der Bohrungsdurchmesser an Teil 4711 gemessen und dokumentiert wird

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